De voortgang en samenwerking bespreken binnen de wekelijke CommCell
Al vanaf de start van het traject werd gebruik gemaakt van voorbedrukte whiteboards als middel om de voortgang te bespreken. Ook bij het verder optimaliseren van de samenwerking spelen deze whiteboards een belangrijke rol, en wel binnen de wekelijkse CommCell.
CommCell (afgeleid van ‘communicatie cel’) is een tool waarin binnen een vaste ritmiek de verschillende onderdelen van een organisatie op een afgebakende en veilige plek binnen het bedrijf de voortgang en samenwerking bespreken met behulp van een CommCell bord. Het bord bestaat uit drie onderdelen: medewerkers, prestaties en continu verbeteren. Aan de hand van die drie pijlers wordt vervolgens de CommCell meeting gevoerd.
In de Comcell binnen Rotie wordt besproken hoe het met de afdelingen gaat, wat er geleerd is en wat er verbeterd kan worden ten aanzien van het realiseren vande organisatiedoelstellingen uit de Hoshin Matrix. Door dit gesprek te voeren aan de hand van KPI’s blijft het gesprek feitelijk.
Roel leert ons de grote meerwaarde voor Rotie: “Door het inrichten van de wekelijkse ComCell is een einde gekomen aan het werken op een eigen eilandje en is iedereen zich veel meer bewust van zijn impact op de hele keten. Door de standaard structuur en het open karakter van de ComCell worden deze ook door andere afdelingsvertegenwoordigers bezocht.”
Roel schetst dit aan de hand van de volgende anekdote: “De verwerkingscapaciteit is in de winter vele malen lager. Frituurvet stolt immers bij lagere temperaturen maar moet vloeibaar zijn wil Rotie het kunnen verwerken. Het is binnen Rotie algemeen bekend dat het verwerken van gestold vet langer duurt en meer kost. De afdeling inkoop hield hier echter geen rekening mee, zij moesten hun volumetarget halen.
Om te zien waar we konden verbeteren hebben we een analyse gemaakt, daaruit bleek dat er een duidelijk seizoenspatroon is. In de winter wordt er structureel minder verwerkt dan in de rest van het jaar.
Nu het effect werd uitgedrukt in cijfers en grafieken, realiseerde het inkoopteam hoe groot dit effect was en dat onnodige kosten veroorzaakt werden door het eigen inkoopproces. Het inkoopproces hebben we aangepast naar de seizoenspatronen die we ontdekten in de analyse en bespreken we wekelijks in de Keten ComCell.”
Het gesprek zoals gevoerd in de ComCell met de hele keten wordt ook op dagbasis gevoerd binnen de verschillende teams. Er is niet alleen aandacht voor samenwerking, ook wordt de voortgang op doelstellingen op het gebied van veiligheid, productienormen, budget en hoeveelheden besproken.
We zagen al het belang van het verspreiden van kennis om succesvol Lean te implementeren. Dat op zichzelf is onvoldoende voor een verandering. Het daadwerkelijk implementeren van de verschillende tools met als kloppend hart een structuur van dagstart, weekstart (of ComCell) maakt dat een organisatie grote stappen kan zetten. Doelen worden behaald, medewerkers zijn meer tevreden en bovenal de klanttevredenheid neemt alleen maar toe.