Pareto analyse, de 80/20 regel

Het Pareto principe dat zijn naam ontleedt van de bedenker hiervan, de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, gaat uit van de 80/20 regel; 80% van de uitkomst kan verklaard worden door 20% van de oorzaken

Wat is de Pareto analyse?

Vilfredo stelde al in 1906 dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de Italiaanse bevolking. Ook in hedendaagse voorbeelden zie je dit principe terug:

  • 80% van de omzet wordt behaald met 20% van de artikelen
  • 80% van de klachten gaan over 20% van de dienstverlening
  • 80% van de patiënten bij een arts komen met 20% van alle aandoeningen
  • 80% van de gedane werkzaamheden worden gedaan in 20% van de tijd
  • 80% van de criticasters op social media worden gedaan door 20% van de bevolking

Maar dit gaat natuurlijk niet altijd op. Het hangt van veel factoren af of de verdeling echt 80/20 is. Er is dan ook geen wetmatigheid die het verklaart. In algemene zin kun je wel stellen dat het grootste aandeel van de uitkomst vaak wordt veroorzaakt door een klein aantal oorzaken.

Pareto grafiek

Dus je kunt je voorstellen dat als je de Pareto analyse gebruikt je bepaalde zaken kunt voorkomen afhankelijk van welke situatie van toepassing is.

Bijvoorbeeld:

  • Verkeerde keuzes maken in reclame en marketing
  • Beleid maken op uitzonderingen en incidenten
  • Verkeerde inschatting doen van prioriteiten
  • Verkeerd inkoopbeleid bepalen(voorraad)

Pareto binnen Lean

Binnen Lean is het een gewoonte om processen te verbeteren door verspillingen in een proces weg te nemen. Vaak als gevolg van zogeheten problemen zoals klachten van klanten, medewerkers ontevredenheid of te hoge kosten.

Om problemen op te lossen gebruiken wij de de Kaizen cirkel.

Vaak heeft een probleem meerdere oorzaken, of meerdere deelproblemen. Als je een proces in kaart brengt door middel van bijvoorbeeld een Value Stream Map, zal je zien dat er altijd meer redenen zijn voor het probleem. Om de juiste keuze te maken met welke je gaat starten kan een Pareto Analyse helpen.

Mogelijk zal je zien dat slechts enkele stappen in het proces een significant aandeel hebben in de doorlooptijd omdat daar een lange wachttijd ontstaat. Het is dus zinvol om daar als eerste mee te beginnen en direct veel impact mee te behalen.

Dus in de Kaizen stappen ‘Definiëren van het probleem’ en ‘meet de feiten’ komt de Pareto goed van pas. Ook in de stappen ‘Analyseer de grondoorzaken’ en ‘implementeer de oplossingen’ van de Kaizen kun je Pareto gebruiken om, als er meerdere grondoorzaken zijn of meerdere oplossingen zijn, te zien welke er de meeste impact hebben.

Tip van trainer René:

‘Mijn advies is om het Pareto principe altijd in gedachten te houden en waar het kan ook daadwerkelijk in kaart te brengen. Nog voordat je aan oplossingen gaat werken. Hiermee voorkom je dat je op de incidenten gaat richten en er dus weinig resultaat zal volgen.’

Hoe breng je een Pareto in kaart?

Het in kaart brengen van een Pareto begint met dataverzameling. Je wilt weten welke oorzaak het grootste aandeel heeft in de uitkomst.

Bedenk eerst goed wat je gaat meten. Gaat het bijvoorbeeld om producten vs. omzet, klachten vs. doorlooptijd, werkzaamheden vs. tijd.

En meestal kun je dat doen door:

  • Turven; ga maar naar de werkvloer en turf bijvoorbeeld het aantal telefoontjes
  • Klokken; hoelang duren de gesprekken?
  • Beschikbare data opzoeken en analyseren, in een organisatie is al erg veel data beschikbaar maar moet je het soms even zoeken. Maak gebruik van wat er al is.

En dan kun je in Excel een Pareto maken. In de meeste versies zit dit al automatisch

Zie de afbeelding;

Stap 1. zet je data in een tabel

Stap 2. selecteer Staafdiagram en dan Pareto

Stap 3. de grafiek verschijnt

Pareto analyse grafiek in excel
pareto grafiek

In deze grafiek zie je dus dat de bereikbaarheid en de levertijd samen al zo’n 80% van de klachten behelst.

Nu je dit weet, kun je met de bereikbaarheid een Kaizen starten zodat je de meeste impact behaalt.

Wil je meer weten over gestructureerd problemen oplossen?

In de Lean Green Belt training ga je meer leren over de Pareto Analyse en hoe je deze met behulp van Kaizen dit het beste kan toepassen!