Een Standard Operation Procedure (SOP) is nog geen garantie voor standaard werken!

Wist je dat er vaak een verschil is tussen de werkwijze die beschreven is en wat er daadwerkelijk gedaan wordt?

Alleen het schrijven of opstellen van een werkwijze is niet genoeg voor standaard werken!

Wat is een SOP?

Een Standard Operation Procedure (SOP) is een standaard werkwijze.

Vaak wordt deze term gebruikt voor de beschrijving van hoe een taak uitgevoerd dient te worden. Andere woorden die ook wel gebruikt worden zijn werkinstructie of handleiding.

Het is een hulpmiddel om er voor te zorgen dat er eenduidig gewerkt kan worden.

De voordelen

De voordelen van een SOP zijn:

  1. Constante kwaliteit
  2. Geen of minimale afwijkingen in het proces
  3. Continuïteit

Een constante kwaliteit zonder afwijkingen in het proces is enorm belangrijk voor het produceren van bijvoorbeeld medicijnen, of het uitvoeren van klinische testen.

Medicijnen produceren

Maar denk bijvoorbeeld ook aan de controle die piloten uitvoeren voordat ze gaan vliegen.

Piloten checklist

Dus daar waar de gezondheid of veiligheid van belang is, zul je altijd SOP’s aantreffen. Vaak ook nog voorzien van checklists.

Bij 12Mprove maken we ook gebruik van SOP’s. Hoe onze trainingsmodules zijn opgebouwd en wat we moeten doen tijdens de training is beschreven. We zeggen altijd “80% is standaard, de andere 20% is het sausje van de trainer.” En die regel is dan weer de standaard 😉

Het derde voordeel is de continuïteit. Dit wordt vaak niet genoemd bij een SOP, maar toch kan dat een belangrijk voordeel zijn. Het werk is immers makkelijk over te dragen. Onze trainer René legt het uit aan de hand van een voorbeeld:

“We beschrijven zelfs de inhoud van de trainerskits en hoe onze flips eruitzien. Dat lijkt misschien wat te veel, maar het kwam laatst goed van pas!

Een collega moest zich op zondagavond afmelden vanwege verkoudheidsverschijnselen en dus wachten op een Covid test. Hij zou maandagochtend een training moeten doen.

Het fijne is dat ik het kon overnemen omdat alles wat ik nodig heb in mijn kits zit en de inhoud duidelijk is. Zo kon ik starten waar mijn collega geëindigd was. Meer dan ‘Green Belt training dag 2’ hoefde ik niet te weten om het over te kunnen nemen”

trainerskit in auto 12mprove
Trainingsmaterialen in de auto van René. Overzichtelijk en geordend, zodat hij direct kan starten!

Valkuil: Alleen het hebben van een SOP is nog geen garantie voor standaard werken!

In eerdergenoemde voorbeelden waar kwaliteit en veiligheid belangrijk zijn zal iedereen de SOP, al dan niet voorzien van een checklist, wel goed uitvoeren. Afwijkingen leiden anders namelijk tot grote missers.

Maar in andere branches is de beschreven methode vaak niet de manier zoals het werk in de praktijk uitgevoerd wordt.

Zo’n handleiding wordt een keer gemaakt en verdwijnt dan wel eens in een la of diep weggestopt in de mappenstructuur op de server. Dit komt o.a. door:

  • Wijzigingen van wet- en regelgeving. Is de SOP daarop aangepast?
  • Betere manieren van werken. Medewerkers hebben vaak betere methoden ontwikkelt om hun werk makkelijker te maken.

Bij 12Mprove merken wij dit vaak als we organisaties coachen bij het maken van een Waardestroom analyse, waarbij een proces in kaart gebracht wordt.

Een SOP zal dus regelmatig tegen het licht gehouden moeten worden. Is er inmiddels een nieuwe ‘best practice’, is de regelgeving veranderd, of is de taak niet meer van toepassing?

Tip van René: “Weet je trouwens wat een goed moment is om de SOP te controleren? Als er een nieuwe medewerker is. Deze kijkt met een frisse blik naar het verbeter potentieel en ziet de afwijking tussen wat beschreven staat en wat er uitgelegd wordt”

En dan tot slot het allerbelangrijkste; zorg dat iedere medewerker de SOP kent en weet te vinden! Maak het visueel en hang het waar mogelijk op bij de werkplek.

Zelf een SOP opstellen? Optimaliseer dan ook het proces!

Voordat je een SOP opstelt is het aan te raden het proces eerst eens goed onder de loep te nemen en te verbeteren waar mogelijk. Een Waardestroom analyse, ook wel Value Stream Map genoemd, is hiervoor een handig hulpmiddel. Ook hierover heeft René een mooi artikel geschreven.