Hoe kom je tot een duidelijke, beknopte en meetbare probleemstelling?

Het probleem (of de afwijking van de standaard) lijkt soms voor de hand te liggen. In werkelijkheid kan dit het moeilijkste en meest tijdrovende onderdeel van het Kaizen- of PDCA-proces zijn. Neem daarom vooraf voldoende tijd om een probleem te identificeren en te vertalen naar een duidelijke, beknopte en meetbare probleemstelling. In deze post lees je 8 stappen die je helpen om te komen tot zo’n duidelijke probleemstelling.  

Stap 1. Globale probleembeschrijving

Begin met een globale probleembeschrijving. Dit is een korte paragraaf die zoveel mogelijk details beschrijven van het probleem die jij en de leden van jouw Kaizen-groep kunnen delen. Maak je geen zorgen over grammaticale of ongewenste woorden. Deze eerste beschrijving is niet voor publicatie of een officieel onderdeel van de definitieve Kaizen. Het is gewoon een kans om ieders gedachten op papier te zetten.

Stap 2. Wat gebeurt er daadwerkelijk?

Bepaal met elkaar de “Wat moet er gebeuren versus wat er daadwerkelijk gebeurt”. Dit verkleint de Probleembeschrijving tot een enkele zin of een paar zinnen. Haal deze informatie rechtstreeks uit uw probleembeschrijving.

Stap 3. Wanneer, wat, waar?

Completeer het probleem vervolgens verder door toevoegingen van woorden als “Wanneer”, “Waar” en “Wat.” Haal deze informatie, als het kan, direct uit de Probleembeschrijving.

Stap 4. Eerste versie

Schrijf met behulp van de uiteenzetting ‘Wat moet er gebeuren versus wat er daadwerkelijk gebeurt‘, in combinatie met de antwoorden op de ‘wanneer’, ‘waar’ en ‘wat’, de eerste versie van de probleemstelling. Maak het zo kort en bondig mogelijk.

Stap 5. Subjectieve woorden verwijderen

Omcirkel eventuele ‘subjectieve-woorden’ – woorden die vaag zijn of verschillende betekenissen hebben voor verschillende mensen. Voorbeelden van ‘subjectieve-woorden’: veel, te duur, te oud, extreem zwaar, voldoende, verre van.

Stap 6. Meetbaar maken

Omcirkel alle zinnen die te maken hebben met bedragen of tijdsbestekken. Deze kunnen niet open zijn en moeten meetbaar zijn. Stel jezelf de vraag: zal iemand die deze probleemstelling leest over zes maanden de metingen begrijpen?

Stap 7. Afwijkingen van standaard

Toon de afwijking van de standaard. Door de standaard te noemen, maak je het probleem duidelijk.

Stap 8. Controleer

Controleer tot slot op enkele veelvoorkomende misstappen.

1. Zit het woord “omdat” in de Probleemstelling? Als dat zo is, dan heb je waarschijnlijk een oorzaak in je probleemstelling meegenomen. Verwijder “omdat” en de zin die volgt, en de probleemstelling zal beknopter zijn.
2. Zitten woorden als “noodzaak,” “moet”, “zou moeten”, of “niet doen / controleren / herzien” in de probleemstelling? Zo ja, dan heb je mogelijk een oorzaak of zelfs een tegenmaatregel in de probleemstelling meegenomen. Beoordeel die zinsneden zorgvuldig en stel jezelf de vraag: “Is dit de oorzaak van het probleem?” of “Lost dit het probleem op?” Als het antwoord ‘ja’ is op een van deze twee vragen, verwijder dan de zinsnede uit de probleemstelling.
3. Beslaat de probleemstelling meer dan 25 woorden? De meeste probleemstellingen zijn zo’n 18-25 woorden. Als de probleemstelling 25 woorden of meer beslaat, controleer je deze opnieuw om te zien of er woorden of zinsneden in staan die kunnen worden verwijderd. Houd het kort, bondig en to-the-point. Het is niet verkeerd om meer dan 25 woorden te hebben, maar het is een waarschuwingsteken.
4. Heb je het probleem geïdentificeerd dat er geen standaard is? Het feit dat er geen standaard is, is zelden het probleem op zich. Een gebrek aan een standaard en/of niet-naleving van een standaard is over het algemeen een oorzaak of zelfs een grondoorzaak. Stel jezelf dan de vraag: “Tot wat leidt het gebrek aan de standaard?” Het antwoord op die vraag is waarschijnlijk het probleem is.