DMAIC, een eenvoudige uitleg voor toepasbaar gebruik

DMAIC is een veel gehoorde term binnen Lean en Lean Six Sigma. Deze vorm wordt gebruikt als projectmatige en gestructureerde methode binnen Six Sigma verbeter projecten en is een uitwerking of verbetering van de PDCA cirkel van Demming (Plan, do, check, act).

Bij 12Mprove passen we DMAIC (eigenlijk DMAGIC) toe binnen Kaizen. Kaizen is dè structurele verbetercirkel die we gebruiken voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. We gebruiken het om de 6 stappen van Kaizen te duiden.

De stappen van DMA(G)IC

Oorspronkelijk praten we over DMAIC 

• Define
• Measure
• Analize
• Improve
• Control

Binnen de trainingen met impact van 12Mprove gebruiken we de Kaizen als uitgangspunt voor het verbeteren van processen door problemen op te lossen. Kaizen is ‘verbeteren ten goede’ of ‘veranderen naar beter’.

De stappen van de Kaizen leggen we uit a.h.v. de DMAGIC (DMAIC met een extra stap).

1. Defineer het probleem

2. Meet de feiten

3. Analyseer de grondoorzaken

4. Genereer oplossingen

5. Implementeer de oplossingen

6. Controleer en borg                 

Stap 1: Definieer het probleem

In deze stap maak je het probleem scherper. Van ‘alle klanten klagen over de wachttijd’ tot ‘klanten die op maandagochtend bellen met een verzoek tot reparatie in de regio noord’

Substappen:

• Wat is het probleem?
• Specificeer het probleem?

Gebruik hiervoor de in Lean bekende 5W2H vragen. Vragen waarmee je het vaak algemeen gedefinieerde probleem filtert naar een specifieke definitie.

• Waarom moet het nu opgelost worden (bepaal de urgentie)

Denk aan Voice of customer, Voice of business en Voice of employee. Oftewel raakt het de klant?, Raakt het de bedrijfsresultaten? En/of raakt het de medewerkers?

• Wat is je probleemdoelstelling, en maak deze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdegebonden)                 

Stap 2: Meet de feiten

In deze stap wil je het probleem gaan objectiveren. En door de feiten goed te meten kun je later bepalen of de verbetering tot resultaat heeft geleid.

• Aanpak

Breng het proces in kaart door bijvoorbeeld het doen van een VSM (value stream map). Een veel gebruikte Lean instrument omhet proces zoals het daadwerkelijk wordt uitgevoerd in kaart wordt gebracht.

Hoe ga je meten?

• Welke data heb je nodig om het probleem in kaart te brengen?
• Welke data is er al?
• Wat wordt je meetplan?

Ga daadwerkelijk meten en verzamelen

Stap 3: Analyseer de grondoorzaken

In deze stap ga je op zoek naar de oorzaak van het probleem. Zodat je geen band plakt, maar het glas opruimt.

De grondoorzaken vinden kun je doen door de Visgraat (Ishikawa) en/of de 5x waarom vraag te stellen

Stap 4: Genereer oplossingen

In deze stap ga je oplossingen verzinnen. Dit kan door een brainstormsessie en gebruik te maken van de impact/gemak matrix om te zien met welke oplossing je het beste kunt starten.

In zo’n matrix schat je met je team in hoeverre een oplossing makkelijk uit te voeren is en welke impact dit heeft op het verbeteren van het probleem.

Stap 5: Implementeer de oplossingen;

In deze stap ga je de oplossing implementeren. Je maakt een implementatieplan en voert deze uit.

In zo’n plan bepaal je wie welke actie wanneer doet en wanneer het klaar zou moeten zijn.

Stap 6: Controleer en borg

In deze stap moet je de KPI’s duiden (vanuit stap 2, meet de feiten) en controleer je of deze ook daadwerkelijk behaald worden. Je controleert of de gekozen oplossing bijdraagt aan het verbeteren van het probleem.

Indien ja, dan zorg je voor borging door nieuwe standaarden te maken en vooral uit te dragen. Vanaf nu is dit de nieuwe werkwijze en indien het probleem wel verbeterd is maar nog niet helemaal is opgelost ga je verder met een volgende oplossing.               

Inzicht van René

“Iedere keer als ik mensen coach met hun verbeteropdracht zie ik dat Kaizen echt werkt. Het is altijd leuk om te zien dat men echt naar grondoorzaken zoekt en nadenkt over de borging. Voor de training was men vaak bezig met de band plakken zonder het glas op te ruimen.

Sinds ik zelf ooit met Kaizen in aanraking kwam kon ik, als praktisch gerichte aanpakker en wars van grote projectdocumentatie, een duidelijke structuur aanbrengen in mijn verbeteringen. En daardoor haalde ik betere duurzame resultaten. Maar onderschat het niet: na het oplossen van een probleem duikt een nieuw probleem op!"

Tot slot

Het gebruik van DMAIC of DMAIGIC is dus eigenlijk hetzelfde. De extra stap dient om de Kaizen stappen goed te duiden (het zijn er immers 6) en daarmee het proces overzichtelijk te houden. En beide zijn dus een uitwerking of verbetering van de PDCA-cirkel van Deming