Agile motiveert medewerkers en trekt goede mensen aan

Agile motiveert medewerkers en trekt goede mensen aan

Agile werken wordt steeds populairder en organisaties kunnen deze werkwijze inzetten om talentvolle mensen te werven. Dit is hoe je dat doet.

Door Steven van den Brink

Uit onderzoek blijkt dat als er nagedacht moet worden over het werk en enige vorm van creativiteit gewenst is, er drie zaken belangrijk zijn om mensen te motiveren en te laten excelleren. Autonomie, een duidelijk doel en meesterschap (Daniel Pink, 2010, Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us).

Alhoewel dit al geruime tijd bekend is zien wij dit bij veel organisaties nog niet terug. Want hoe geef je dit nu succesvol vorm in de praktijk?

Agile als drijver voor succes

Het antwoord op deze vraag is agile. Bij een agile-werkwijze spelen autonomie, een duidelijk doel en meesterschap een prominente rol. Waarbij agile in eerste instantie binnen IT ontwikkeld is om de problemen aldaar het hoofd te bieden, zien wij bij 12Mprove dat de agile-werkwijze nu ook buiten IT aan een flinke opmars bezig is.

Niet zo vreemd als je ziet hoeveel successen op het gebied van een snellere time to market, hogere klanttevredenheid en lagere kosten, deze aanpak gebracht heeft. Agile werken wordt zelfs als randvoorwaarde gesteld door medewerkers om bij een IT-organisatie te gaan werken. Wat maakt deze werkwijze dan zo populair?

 

Autonome teams komen zelf met de juiste oplossing

Agile-teams krijgen doorgaans zeer veel autonomie. Er worden duidelijke kaders geschetst, waarbinnen het team veel vrijheid geniet in hoe zij het werk organiseren. Niet alleen in wie wat doet, maar vooral in hoe het werk gedaan wordt. Medewerkers weten immers zelf het beste hoe een probleem opgelost moet worden en wat daarvoor nodig is.

Vertaal doelen door naar de teams

Bij agile werken is het belangrijk dat het team heel duidelijk weet aan welk doel zij bijdragen. Dit kan een organisatiedoelstelling zijn, waarbij er een duidelijke relatie is tussen waar het team aan werkt en wat het overkoepelende organisatiedoel is.

Een andere veel voorkomende mogelijkheid is dat er een heel duidelijke visie voor een product of dienst is, waar het team aan werkt en bijdraagt. Medewerkers zien dat alles wat zij opleveren, het realiseren van de productvisie weer een stapje dichterbij brengt. Door dat in kleine stapjes te doen, en daar elke keer direct feedback van klanten op te krijgen, werkt dat extra motiverend.

 

De kans om ergens echt goed in te worden

Het ontwikkelen van meesterschap speelt een grote rol. Agile teams zijn multidisciplinair waarbij alle vaardigheden vertegenwoordigd zijn. Om zo zonder hulp van buitenaf de gewenste output te leveren. Dat betekent dat iedereen bepaalde vaardigheden meeneemt in het team. De som van die vaardigheden bepaalt het succes van het team. Iedere medewerker krijgt dus volop gelegenheid deze vaardigheden verder te ontwikkelen en uit te groeien tot een ware meester. En krijgt hier ook alle waardering voor. Naast het meesterschap in een bepaalde discipline, wordt er ook van medewerkers verlangt dat ze zich naast hun eigen specialiteit ook ontwikkelen in andere benodigde vaardigheden in het team. Zo ontstaan er voor professionals continu kansen om zich verder te ontwikkelen.

Zo ontstaan er voor professionals continu kansen om zich verder te ontwikkelen.

Drie randvoorwaarden voor succesvol agile werken

Wij zien in de praktijk dat autonomie, een duidelijk doel en meesterschap medewerkers veel voldoening geven. Er zijn echter wel een drietal randvoorwaarden die een organisatie in moet vullen voordat agile-teams ook daadwerkelijk succesvol kunnen zijn.

1. Management moet snappen wat agile is

Wij zien regelmatig organisaties die voor een agile-manier van werken kiezen zonder dat het management echt begrijpt wat dat inhoudt. En belangrijker nog, wat dat van hen vraagt. Door de traditionele managementstijl te blijven hanteren in een agile-context, kunnen de voordelen ten aanzien van efficiëntie en motivatie volledig teniet worden gedaan. En vaak zonder dat men het door heeft. Wij zien managers regelmatig nog allerlei verzoeken bij het team neerleggen in plaats van bij de product eigenaar. Hierdoor raakt het proces verstoord en kan het team niet optimaal leren, waardoor versnelling uitblijft. Wij adviseren management teams daarom ook altijd zelfkennis te nemen van de agile-werkwijze en het leiderschap dat daarbij hoort. Hierdoor kan het management als een versneller werken in een transitie in plaats van een vertragende factor.

2. Vertrouwen betaalt zich terug

Het neerzetten van de juiste kaders is cruciaal. Autonomie kan alleen bestaan als managers de teams ook het vertrouwen geven dat zij met een goede oplossing zullen komen. Kortom, een duidelijke scheiding tussen het ‘hoe’ en het ‘wat’. Het werkt zeer frustrerend voor de teams, wanneer er continu een goedbedoelende manager zich met de inhoud komt bemoeien en medewerkers komt vertellen hoe ze iets moeten doen. Geef de teams ruimte om te leren. Agile werken vraagt dus ook om discipline om je aan de werkwijze te houden. Als manager voeg je juist waarde toe door ervoor te zorgen dat het doel en de richting duidelijk zijn en dat hindernissen richting dat doel worden weggenomen.

3. Kies de juiste context

Agile werkt niet in iedere omgeving en kan niet klakkeloos organisatiebreed worden geïmplementeerd. Agile is geschikt voor complexer werk, waarbij vooraf niet exact bekend is wat er moet gebeuren en hoe dat gedaan moet worden. Denk hierbij aan innovatie, het doorontwikkelen van bestaande producten of diensten of projectorganisaties. Als je dat toepast in een operations-omgeving waar zeer gestandaardiseerd werk wordt gedaan, dan doe je niemand een plezier.

Succesvol agile werken

Agile werken levert een grote bijdrage aan de motivatie van medewerkers. Dit komt doordat medewerkers een grote mate van autonomie genieten, ze bijdragen aan een duidelijk doel en werken aan hun eigen meesterschap. Wil een organisatie succesvol agile gaan werken? Dan zijn er een drietal randvoorwaarden. Management moet begrijpen wat agile werken wel en niet is en dit met het juiste leiderschap ondersteunen. Een duidelijke scheiding tussen het ‘hoe’ en het ‘wat’ en agile alleen toepassen in de juiste context. Als een organisatie dit op de juiste manier weet vorm te geven, kan het een aantrekkelijkere werkgever worden en goede mensen aantrekken.

Wil je meer weten over de Agile werken en hoe te implementeren in je organisatie?

Neem een kijkje op onze pagina met Agile trainingen of neem contact met ons op via info@12mprove.nl of bel naar 085-3037105 voor meer informatie over onze trainingen.

Vraag meer informatie aan

Ik wil graag meer informatie

Laat hieronder uw gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
empty

U kunt ook direct contact met ons opnemen

Sharon Wassenbergh

12Mprove | 12Mprove - Officemanager

Wat is scrum en hoe kun je het succesvol toepassen?

Wat is Scrum en hoe kun je het succesvol toepassen?

Wat is Scrum precies? Welke verschillende rollen zijn er en met welke events moet je rekening houden? En de belangrijkste vraag: hoe kun jij ervoor zorgen dat Scrum succesvol wordt toegepast in jouw organisatie? Je leest het hier!

Een Scrum team bestaat altijd uit een Product Owner, het ontwikkelteam en een Scrum Master.

Een korte samenvatting van Scrum

Scrum is een framework om Agile te kunnen werken. Agile is een filosofie waarin wendbaarheid centraal staat: bedrijven moeten snel en effectief kunnen inspelen op veranderingen. Werken met het Scrum framework is één van de manieren om dit toe te passen in een organisatie. Met Scrum worden projecten opgedeeld in kleinere stukken: de sprints van één tot vier weken. In elke sprint wordt er een werkende oplossing geleverd, vervolgens wordt er geëvalueerd en wordt de volgende sprint gestart.

Het Scrum team

Een Scrum team is altijd zelf-organiserend en multidisciplinair. Dit betekent dat het team zelf kiest hoe zij het werk het beste kunnen uitvoeren, in plaats dat dit verteld wordt door bijvoorbeeld een manager. Daarnaast zijn er binnen het team verschillende vaardigheden aanwezig. Hierdoor kan het werk tijdens een sprint goed uitgevoerd worden, zonder dat het team afhankelijk is van anderen buiten het Scrum team.

De verschillende rollen in een Scrum team

Een Scrum team bestaat altijd uit een Product Owner, het ontwikkelteam en een Scrum Master. Deze rollen hebben vervolgens verschillende vaste taken.

De Product Owner

In het Scrum team vertegenwoordigt de Product Owner de belangen van de klant en interne stakeholders. De Product Owner houdt in de gaten wat voor product er door het team gerealiseerd wordt en zorgt ervoor dat dit product zo veel mogelijk waarde heeft. Daarnaast is de Product Owner verantwoordelijk voor het managen van de product backlog. Dit betekent dat de Product Owner bepaalt welke taken het belangrijkste zijn en het meeste waarde opleveren. Deze taken worden dan als eerste uitgevoerd.

Het ontwikkelteam

Het ontwikkelteam bestaat uit verschillende professionals die tijdens een sprint werken aan de doelen voor die sprint. Samen zorgt het team ervoor dat het product voldoet aan alle eisen van de klant.

Het ontwikkelteam bestaat uit 3 tot 9 personen die voor langere tijd bij elkaar blijven. Het is belangrijk dat het team klein genoeg is om wendbaar te blijven, maar tegelijkertijd moet het team groot genoeg zijn om genoeg waarde te leveren in een sprint.

De Scrum Master

De Scrum Master is verantwoordelijk voor het volledige Scrum proces. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het organiseren van alle events. De Scrum Master zorgt er ook voor dat iedereen in het ontwikkelteam ongestoord kan werken. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het team belemmeringen ervaart of dat niet iedereen binnen de organisatie Scrum begrijpt. Dan is het de taak van de Scrum Master om Scrum aan de organisatie uit te leggen en ervoor te zorgen dat het team zonder belemmeringen verder kan werken.

Managers in de organisatie

De managers in een organisatie zijn niet onderdeel van het Scrum team, maar hebben wel veel invloed op hoe succesvol Scrum is in een organisatie.

Als er gewerkt wordt met Scrum, heeft dit namelijk ook veel effect op de rol van de manager. Het is noodzakelijk dat de manager de traditionele rol loslaat. De manager is niet meer projectverantwoordelijk en bepaalt niet de prioriteiten. Het is juist essentieel dat de manager faciliterend werkt. Als manager is het de taak om het Scrum team te ondersteunen en belemmeringen weg te nemen als de Scrum Master daar zelf niet uitkomt. Daarnaast is het zingeven de taak van de manager: richting geven waar de organisatie naartoe wil en hoe het team daaraan bijdraagt.

Daarnaast is het belangrijk dat het Scrum team totaal toegewijd is aan het project. Het is niet mogelijk dat een medewerker in een Scrum team tegelijkertijd aan andere projecten moet werken, alle tijd en aandacht moet beschikbaar zijn voor het Scrum team. Alleen dan bereik je de leereffecten van Scrum en zul je de positieve gevolgen merken.

Werken met Scrum betekent dat de gehele organisatie moet begrijpen wat het is en ook wat dit betekent voor de managementstijl en het inzetten van medewerkers.

Agile Awareness Training

Hoor jij in jouw omgeving veel over Agile maar weet je eigenlijk niet precies wat Agile nu is? Tijdens de Agile Awareness Workshop ontdek je al in 1 dag de basisprincipes van Agile en krijg je een duidelijk beeld wat je hiermee in de praktijk kunt. Zorg dat je klaar bent voor veel teamopdrachten, oefeningen en discussies, want stilzitten is er niet bij.

Als manager is het belangrijk dat je goed begrijpt wat Agile inhoudt voordat je aan de slag gaat met het Scrum framework. In één dag alle basisprincipes van Agile leren en ontdekken welke kracht dit heeft voor jouw organisatie?

Welke events zijn er bij Scrum?

Binnen Scrum zijn er verschillende events om regelmaat te creëren. Deze events hebben het effect dat het gehele team en de stakeholders op de hoogte zijn en het volledige proces transparant is.

De sprint

De sprint is het meest bekende en kenmerkende onderdeel van Scrum. Een sprint duurt één tot maximaal vier weken waarin een bruikbaar product wordt opgeleverd. Van tevoren wordt er per sprint een doel geformuleerd. Tijdens de sprint mag dit doel niet worden aangepast.

Kan een sprint afgebroken worden?

Een sprint kan afgebroken worden voordat de geplande tijd voorbij is. Dit kan alleen gedaan worden door de Product Owner. Een sprint wordt alleen afgebroken als het doel niet meer relevant is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de organisatie van richting verandert of als de technologie is veranderd.

De sprintplanning

De eerste ceremonie van een Sprint is de sprintplanning. Met het volledige Scrum team wordt het doel bepaald van de sprint en wordt er vervolgens een plan gemaakt om het doel te bereiken.

De dagelijkse stand up (of ‘daily scrum’)

Elke dag wordt er een stand up gehouden. Tijdens deze stand up van maximaal 15 minuten bespreekt het ontwikkelteam de voortgang richting het behalen van het sprintdoel en wordt er een plan gemaakt voor de dag. Iedereen vertelt kort wat ze bereikt hebben, wat ze vandaag gaan bereiken en of ze obstakels verwachten of hulp nodig hebben van het team.

Deze dagelijkse events zorgen ervoor dat de communicatie binnen het team verbeterd wordt. De werkzaamheden van verschillende teamleden kunnen zo gemakkelijker op elkaar afgestemd worden. De stand up zorgt er ook voor dat andere meetings dan de Scrum events overbodig zijn, omdat iedereen dankzij de stand up al op de hoogte is van elkaars werk. Als laatste worden obstakels tijdig ontdekt, zodat die verholpen kunnen worden.

De sprint review

Aan het eind van elke sprint wordt het opgeleverde product gedemonstreerd. Hierbij worden de stakeholders uitgenodigd om samen te kijken wat er is opgeleverd en of het voldoet aan de verwachtingen. Hierdoor wordt er direct klantfeedback opgehaald: door middel van inspect and adapt kan er bekeken worden wat er is gemaakt en of het aangepast moet worden.

Het team blikt terug op hoe de sprint gelopen is en welke hindernissen er waren. Ook wordt er kort vooruit geblikt met de stakeholders. Er wordt gekeken naar de komende sprints en het werk dat daarin gepland staat en of dat nog steeds de juiste prioriteiten zijn.

Het voordeel van de sprint review is dat het team direct van de klant kan horen wat ze ervan vinden. Doordat deze feedback direct gegeven wordt, kan het team dit ook sneller en efficiënter verwerken en ervan leren.

Sprint retrospective

De sprint retrospective vindt plaats na de sprint review en voor de volgende sprintplanning. Tijdens de retrospective worden de prestaties van het Scrum team geëvalueerd. Het team kijkt naar zichzelf en hoe ze de werkprocessen in de volgende sprint kunnen verbeteren.

Welke verschillende instrumenten worden er gebruikt bij Scrum?

Product backlog

De product backlog is een lijst met items die uitgevoerd moeten worden tijdens het gehele project. De Product Owner is verantwoordelijk voor de product backlog en zorgt voor de inhoud en de ordening. Aangezien de behoeften tijdens een proces steeds veranderen, verandert de product backlog ook steeds mee om zo opnieuw duidelijk te maken wat er nodig is.

Sprint backlog

Tijdens de sprint planning worden de items van product backlog met de hoogste prioriteit gepakt die gedurende de sprint geïmplementeerd kunnen worden en vormen daarmee de sprint backlog. Dit is het actieplan voor de sprint.

Scrumbord

Op het scrumbord wordt inzichtelijk gemaakt wat de status is van verschillende taken in een sprint. Er zijn drie categorieën: to do, doing en done. Op een bord worden hier drie kolommen van gemaakt. Alle taken uit de sprint backlog worden op post-its geschreven en hangen onder één van de drie categorieën. Op deze manier wordt in een oogopslag duidelijk wat de status is van elke taak.

Definition of Done

Als een item op de product backlog wordt aangemerkt als ‘klaar’, is het noodzakelijk dat iedereen weet wat ‘klaar’ precies betekent. Het team moet hier een gezamenlijk begrip van hebben. De gezamenlijke ‘Definition of Done’ wordt gebruikt om te controleren of het werk daadwerkelijk af is.

Is het mogelijk om af te wijken van de regels van Scrum?

Sommige teams willen afwijken van de regels van Scrum: is een sprint retrospective echt elke keer nodig? Kunnen we de dagelijkse stand up aanpassen en het maar een aantal keer per week doen?

Uiteraard is het mogelijk om de regels iets aan te passen, maar het framework zit goed doordacht in elkaar. Je wil elke dag afstemming zoeken, je wil kort aan je klanten laten zien wat je hebt gemaakt, je wil terugblikken en bekijken wat je als team nog kunt leren en nog beter kunt maken. Alle events hebben een reden en een functie binnen het framework, als je daaraan gaat tornen zul je zien dat het proces minder soepel gaat lopen.

Als je alsnog veranderingen maakt, is de sprint retrospective heel belangrijk. Het is essentieel om dan te blijven bespreken of het proces nog goed loopt. Hebben we de events nu goed ingedeeld of mist er iets?

In welke situaties is het verstandig om te ‘scrummen’?

Complexe situaties met veel onzekerheid

Scrum komt van pas in complexe situaties waar onduidelijkheid bestaat over wat er precies gemaakt moet worden en hoe dat precies gedaan moet worden. Als er een nieuwe dienst of een nieuw product ontwikkeld moet worden, zit je al snel in en dergelijke situatie en dan komt Scrum heel goed van pas. Doordat er in sprints wordt gewerkt en de doelen per sprint bepaald worden, is het mogelijk om al aan het project te beginnen.

Als vuistregel kun je ook hanteren dat Scrum een goede werkwijze is als het niet om routinematig werk gaat, maar er enige creativiteit en probleemoplossend vermogen gevraagd wordt.

Traditioneel wordt het tijdspad van een project als vast gezien. In de realiteit is dat bij projecten vaak niet zo: projecten schuiven omdat de toekomst lastig voorspelbaar is. Door in sprints te werken en bijvoorbeeld elke twee weken iets op te leveren, weet je direct hoe snel je gaat. De focus ligt op wat een team gaat opleveren, in plaats van hoe lang het gaat duren.

In organisaties komt Scrum dus vooral van pas in beweeglijke omgevingen waar snel gereageerd moet worden. Dat betekent niet direct dat de hele organisatie Agile ingericht moet worden: het is goed mogelijk dat een aantal teams goed met Scrum werken, maar dat er tegelijkertijd operationele afdelingen zijn waarbij het niet relevant is.

Werken met Scrum zorgt ook voor veel organisatie: alle events kosten tijd. Deze tijd is nodig om tijdens het project om te kunnen gaan met de complexe situaties. In situaties die niet complex zijn, is deze aanpak echter niet nodig. Op zulke afdelingen komt bijvoorbeeld een aanpak met Lean meer van pas.

Wanneer projecten altijd meer tijd en geld kosten dan verwacht

Daarnaast kan Scrum van pas komen bij organisaties waar projecten niet soepel lopen. Het kan bijvoorbeeld dat projecten vaak uitlopen, meer geld kosten dan verwacht of dat er vaak niet wordt geleverd wat een klant verwacht. Als dit soort situaties vaak voorkomen is werken met Scrum een goede zet.

Bij het proces met Scrum worden klanten namelijk meer betrokken: tijdens de sprint review worden de stakeholders uitgenodigd om samen te kijken wat er is opgeleverd en of dat aan de verwachtingen voldoet. Hierdoor wordt er direct klantfeedback opgehaald. Door middel van inspect and adapt wordt er gekeken wat er is gemaakt en of het aangepast moet worden.

De grote meerwaarde van deze aanpak is volledige transparantie voor iedereen. Het voorkomt verrassingen: iedereen is betrokken, ziet wat een sprint heeft opgeleverd en er is sprake van open communicatie. Dat zorgt ervoor dat dit soort projecten efficiënt verlopen.

Wat zijn de uitdagingen bij Scrum?

Een groot voordeel van Scrum is dat alle stakeholders betrokken zijn. Een uitdaging in de praktijk is juist om die stakeholders ook betrokken te houden. Zeker bij grote organisaties waarbij er verschillende teams zijn die werken met Scrum, kan er overlap zijn in stakeholders en klanten. Hierdoor kunnen klanten veel verschillende events bijwonen. Het is dan noodzakelijk om ervoor te zorgen dat deze events ook daadwerkelijk interessant zijn voor de stakeholders. Er moet een goede sprint review neergezet worden, zodat klanten en stakeholders echt ervaren wat er gemaakt is en betrokken blijven.

Wat zijn de belangrijkste voordelen?

Kort samengevat is het grootste voordeel van Scrum dat het volledige proces transparant wordt. Hierdoor loop je niet het risico dat het project de verkeerde kant opgaat of dat er een product ontwikkeld wordt dat niet past bij de wensen en verwachtingen van de klant.

Daarnaast brengt Scrum meer realisme in de organisatie. Bij een traditionele projectaanpak wordt er van tevoren een plan en een berekening gemaakt. Eigenlijk is dit een vorm van schijnzekerheid: pas achteraf kun je bekijken of het gemaakte plan is uitgekomen. Bij werken met Scrum staan de kosten voor de teams vast, vervolgens wordt er gekeken naar welke waarde het team kan opleveren in een bepaalde periode. Hierdoor kijk je meer naar het moment: welke keuze levert meer klantwaarde op? Wat zorgt er voor de meeste return on investment (ROI)? Hierdoor wordt er geld bespaard, want alles wat je doet is relevant.

Wil je meer weten over Scrum?

Wil jij meer weten over Scrum of het toepassen in jouw eigen organisatie? Tijdens onze Agile Awareness Training leer je de basisprincipes van Agile werken in één dag en merk je direct de kracht voor jouw organisatie. Al direct overtuigd van Scrum? Word met onze training in twee dagen een Professional Scrum Master.

De Lean-transformatie bij Manpower

De Lean-transformatie bij Manpower: ‘Het heeft ons in staat gesteld om gerichter naar onze doelen toe te gaan werken’

In september 2018 startte de afdeling Operational Processing & Support van Manpower een Lean-transformatie met als kern het gericht trainen en coachen van tien medewerkers tot Green Belt.

Helemaal onbekend met Lean was men niet, de aanwezige basis bood een mooi startpunt. Aan het eind van het eerste kwartaal van 2019 rondden de medewerkers hun Green Belt met succes af en was het tijd om de balans op te maken. Aan het woord Miranda van der Voorn, Director Operational Processing en Support. Hoe heeft zij dit traject ervaren en wat is er bereikt?

 

Wat was de basis die er lag op het gebied van Lean?

Binnen de afdeling hadden een aantal mensen enige kennis van Lean, de meesten van hen hadden met plezier een workshop afgerond. Daardoor waren ze bekend met de basistheorie en konden ze meepraten over enkele onderwerpen. Daarnaast was er één collega actief in de rol van procesmanager met een Black Belt achtergrond. Zij richtte zich met name op de proceskant.

Zelf had ik op regelmatige basis overleg met het centrale Lean-team binnen Manpower. Onze uitdaging was vooral om op basis actief aan de slag te gaan met Lean.

Wat heb je zien veranderen?

Lean heeft ons in staat gesteld om gerichter naar onze doelen toe te gaan werken. Daarnaast zijn we van nature heel erg oplossingsgericht, we sprongen van probleem direct naar de oplossing. Ik zie nu dat we veel meer op zoek gaan naar de oorzaak van het probleem voordat we naar de oplossing gaan.

Voor mijn MT en mijzelf zie ik dat we meer zijn gaan coachen en denken in kleine stappen. Ook dagen we mensen uit om te gaan doenken en zelf eigenaarschap te nemen. Heb je een verbeteridee? Probeer het. Die handelswijze sluit goed aan bij mijn eigen ideeën, het is mooi om te zien dat deze steeds breder gedragen wordt.

Wat heb je zien gebeuren bij je medewerkers?

Het enthousiasme was groot, door 10 mensen dit traject aan te bieden kwam voor hen een lang gekoesterde wens uit. Deze mensen hebben echt wat weten te veranderen en de teams in beweging gezet. Ze hebben geleerd om doelen te bereiken en zelf verbeteringen aan te brengen.

De initiatieven die door hen zijn opgestart zijn een belangrijk puzzelstukje om ons als afdeling beter te laten functioneren. We hebben grote stappen gezet in ketendenken en samenwerking. Dit alles helpt ons bij het realiseren van onze visie.

Wat zijn voor jou concrete successen?

Voordat we dit traject startten hadden we onze doelen en projecten om deze te realiseren en te meten al beschreven in een x-matrix. Deze hebben we in verschillende stappen bewerkt tot een versie die volledig aansluit bij onze visie. Door gerichte communicatie en een verbetering in de opzet van hoe we onze projecten invullen en de voortgang bespreken zijn mensen meer bekend met onze doelen. Dat heeft de betrokkenheid enorm doen toenemen. Het heeft zich als een olievlek verspreid, mede door het delen van informatie in een maand kick-off en informatieborden in de verschillende pantry’s.

Een andere mooie ontwikkeling is die van de dagstarts. Elke team heeft zijn eigen dagstart, deze komen weer samen in de MT dagstart. Ik zie de teams meer regie en eigenaarschap nemen daarin. Als MT hebben we een digitaal dagstartbord, dat werkt goed voor ons omdat we niet altijd op kantoor zijn. Als ik wil weten hoe het bij teams gaat geeft hun dagstartbord me een goed overzicht.

In de workshop over Lean Leiderschap die we met ons MT hebben gevolgd, leerden we over het belang van werkvloeren. Ik vul dit in door vaker en gerichter met mensen in gesprek te gaan. Ook ga ik meer in gesprek met onze interne klant, dat levert veel informatie op en bevordert het ketenbewustzijn.

Welke obstakels heb je ervaren?

Verandering gaat gepaard met weerstand. Er zijn mensen afgehaakt in dit traject, dat vind ik jammer. Het is soms zoeken om iets in beweging te zetten. Dat zorgt er voor dat we, zeker in het begin, veel tijd nodig hadden om tot verbetering te komen. Bijvoorbeeld de manier waarop we met projecten omgaan en het bespreken van voortgang kostte ons veel tijd en energie. Al zie ik wel dat die investering van enkele maanden nu ook een positief effect heeft op andere meetings.

We hebben nog een stap te zetten op het gebied van eigenaarschap, onze medewerkers mogen daarin nog veel meer ruimte pakken. Niet overal hoeft goedkeuring en instemming van het MT voor gevraagd te worden.

En nu, wat zijn je ideeën over vervolgstappen?

We moeten ons focussen op klantgerichtheid en nog meer vanuit de keten gaan denken. Mensen worden uitgedaagd om meer te gaan doen met alles waarover ze zich verbazen.

Het is een cliché, maar we kunnen elke dag een beetje beter. Initiatieven als het periodieke Green Belt overleg waarin we de voortgang van verbeterinitiatieven bespreken mogen zich verder ontwikkelen.

Om het succes vast te houden moeten we scherp blijven op de afspraken die we hebben gemaakt en allemaal onze verantwoordelijkheid pakken. We kunnen nog meer onze successen delen en zelf de verantwoordelijkheid pakken om verder te verbeteren. Ik geef daar graag alle ruimte voor.

Vanuit de organisatie krijgen we steeds meer complimenten. Onze werkwijze wordt gebruikt als voorbeeld, onze visie en doelen staan als een huis. Ik vertel graag het verhaal vanuit het perspectief “challenge de norm”. Niet direct gaan voor een IT-oplossing, maar kijken waar het proces stokt.

Als je terugkijkt, wat is Lean voor jou geworden?

Lean is een denk- en handelswijze die heel natuurlijk voelt en werkt. Ik zie het als een structuur die ons helpt om efficiënter te worden en gericht naar doelen toe te werken.

Resultaat behalen door elke dag een beetje beter te doen.

Coach 12Mprove Sebastiaan van der Meer: “Ik heb veel zien veranderen”

“In begin 2018 startte ik als Black Belt / Projectleider bij Manpower. In de 13 maanden waarin ik aan de teams verbonden was, heb ik veel zien veranderen. Door een sterke focus is het gelukt om de organisatie in control te krijgen. Op momenten was het voor iedereen hard werken om stappen vooruit te blijven zetten, maar de aanhouder wint. De energie die in de laatste periode vrijkwam in het Green Belt traject was groot en een is belangrijke driver om continu te blijven verbeteren. De mensen van OP&S mogen met recht trots zijn op wat ze al hebben bereikt, zeker in het licht van een turbulente tijd.”

Wil jij hulp bij jouw eerste stappen op het gebied van Lean?

Dit was onze eerste Professional Scrum Master training

Voor wie is de Professional Scrum Master training?

Deze PSM-I is uitermate geschikt voor iedereen die in een omgeving werkt waar het vooraf niet helemaal duidelijk is wat er precies geleverd moet worden en hoe je dat precies moet gaan aanpakken. Geen routinematig werk dus. Klanten en opdrachtgevers ontdekken gaandeweg wat ze precies willen en jij leert ook gaandeweg hoe je het project het beste aan kunt pakken. Door de Scrum werkwijze blijf je uitermate flexibel en kun je constant bijsturen om aan deze veranderende vraag te kunnen voldoen.

Merk je dat je met de projecten constant achter de feiten aanloopt, de klant net niet goed begrepen hebt, of dat je team worstelt met het maken van voortgang op de vele projecten die er lopen?

Dan is deze Scrum Master een must om meer grip te krijgen, focus te creëren en je klant goed te begrijpen door hem constant betrokken te houden met korte feedback loops.

Dit werd er behandeld in de Professional Scrum Master training

Dag 1: Agile gedachtengoed

Dag 1 staat in het teken van het Agile gedachtengoed en alle ins en outs van het Scrum framework. Met behulp van vele interactieve werkvormen, games en verrassende filmpjes werd het de deelnemers steeds duidelijker hoe het Scrum framework precies in elkaar steekt en welke rol daarin is weggelegd voor de Scrum Master. Ook de rol van de Product Owner komt uitgebreid aan bod zodat de Scrum Master goed weet waar hij de Product Owner op moet coachen.

Dag 2: Praktische handvatten

Dag 2 staat in het teken van praktische handvatten voor de Scrum Master en uiteraard het examen. Hoe help je het Development Team met het inschatten van het werk, wat zijn goede User Stories en hoe organiseer je een goed Scrum event? Allemaal vragen die uitgebreid aan bod komen.

Hierbij komt nog de extra toegevoegde waarde van de 12Mprove training: hoe pas je dit IT gedachtengoed nu ook goed toe in een niet IT omgeving zoals bijvoorbeeld Marketing, HR of op een beleidsafdeling? Dit leverde veel interessante gesprekken en inzichten op.

De afsluiting met het examen: 100% geslaagd!

Dag 2 wordt afgesloten met het PSM-I examen van Scrum.org, de internationale standaard. Met gepaste trots konden wij als 12Mprove alle acht deelnemers feliciteren met het behalen van hun certificaat. 100% geslaagd, een groot succes!

Positieve feedback van de deelnemers

Achteraf kregen we veel positieve feedback van de deelnemers: interactief, energiek, leuk, de tijd vliegt voorbij, visueel en origineel waren enkele van de reacties. Gelukkig waren er ook punten om de training verder te verbeteren om volgende groepen een nog gavere leerervaring te kunnen bieden. Daar zijn wij altijd erg blij mee, always learning!

Ja, ik wil direct Professionele Scrum Master Training volgen

De Lean-methodiek was nog nooit zo toegankelijk

Waarom is Lean coaching belangrijk

Waarom is Lean coaching belangrijk?

Wie herinnert zich nog het leren van een vreemde taal? Op het moment dat je de vreemde taal wil spreken, kom je erachter dat de (eenvoudige) grammatica- en spellingsregels in de praktijk lastiger zijn dan gedacht.

Maar dit geldt natuurlijk niet alleen voor het leren van een vreemde taal. Ook bij het leren over Lean is er meer nodig dan alleen de kennis van de instrumenten.

Tijdens de opleiding wordt er in een vertrouwde en veilige omgeving geoefend. Maar zodra je terug bent op je werk, wordt er gevraagd of je als opgeleide green belter wil komen helpen. Op dat moment kan er onzekerheid opspelen: is dit wel het juiste instrument om toe te passen? Hoe kan ik wat ik geleerd heb het best toepassen op deze situatie?

Om dat goed te leren, is praktijkervaring nodig. En ervaring opdoen gaat met vallen en opstaan. Het vallen willen we in een professionele werkomgeving natuurlijk graag beperken. Om dit voor elkaar te krijgen, is een Lean coach een uitkomst.

Een coach kan een net opgeleide green belter structuur en duidelijkheid geven en helpen bij de eerste stappen op het gebied van Lean.

Wat is Lean coaching precies?

Een coach helpt iemand die net de Lean Green Belt Training heeft afgerond om de geleerde instrumenten in te zetten: het juiste instrument op het juiste moment en op de juiste wijze.

Het is belangrijk om het juiste instrument in te zetten. Hierbij wordt gekeken naar het doel van het instrument: past dit instrument wel bij de huidige situatie? Zo is het mogelijk om klantfeedback op te halen door medewerkers door middel van een closed loop feedback. Een mooi instrument, waar medewerkers veel van kunnen leren. Echter, als de klant en zijn wensen überhaupt niet voorkomen in de visie van het bedrijf, is het krachtiger om de directie te laten ervaren hoe belangrijk klanten zijn in bijvoorbeeld een klantarena.

Daarnaast is het juiste moment kiezen voor deze instrumenten belangrijk. Het ophalen van closed loop feedback in een drukke decembermaand geeft geen representatief beeld. Dat is niet het moment om vragen te stellen aan de klant voor verbeteringen. In piekperiodes weten de medewerkers vaak zelf ook dat er veel mis gaat en hebben ze deze feedback niet nodig om dat te realiseren.

Als laatste is het van belang om te controleren of het ingezette instrument ook oplevert wat vooraf de bedoeling was. Worden er wel de juiste vragen gesteld en worden de juiste conclusies getrokken? Als een waardestroom wordt opgetekend, terwijl de data niet worden getoetst, dan kunnen de inzichten snel aan waarde verliezen. Dit moet uiteraard voorkomen worden.

Hoe gaat Lean coaching in de praktijk?

Met Lean coaching zetten we gezamenlijk stappen in de ontwikkeling van een green belter. Dit doen we vanuit de principes voordoen, samen doen en alleen doen.

  • Voordoen is voor mensen die het wel al een keer eerder hebben gedaan, maar graag nog een keer willen zien hoe iemand anders het doet.
  • Samen doen is voor mensen die het wel al kunnen uitvoeren, maar het prettig vinden als er iemand bij is ter ondersteuning, voor het geval er iets mis gaat.
  • Alleen doen is voor de mensen die het alleen aandurven, maar achteraf graag willen evalueren hoe het is gegaan. Zij hebben nog een aantal leervragen.

Van tevoren worden er een aantal focuspunten gedefinieerd en op basis hiervan wordt er een ontwikkelplan gemaakt. In dit plan komt precies naar voren wat de green belter nodig heeft en hoe de Lean coach dit kan faciliteren.

En door dit plan toe te passen worden er successen gerealiseerd, zowel voor de opgeleide medewerker als voor het bedrijf in het algemeen.

Wil jij hulp bij jouw eerste stappen op het gebied van Lean?

Agile, Scrum en Lean: wanneer zet je wat in?

Agile, Scrum en Lean: wanneer zet je wat in?

Wat is precies het verschil tussen Agile en Lean? En welk verband is er tussen Agile en Scrum? De afgelopen 20 jaar zijn Agile, Scrum en Lean in de populariteit toegenomen. Niet zo vreemd: in deze snel veranderende wereld met veel digitale en technologische ontwikkelingen, hebben we ook een betere manier nodig om projecten binnen organisaties en bedrijven te structureren.

Om projecten soepeler te laten verlopen en de waarde voor klanten te verhogen, zijn de filosofieën Agile en Lean een uitkomst. Scrum is één van de frameworks om de filosofie van Agile toe te passen.

Wat is Agile?

Letterlijk betekent het Engelse agile wendbaar of lenig. De lenigheid is ook wat deze filosofie kenmerkt: het is een manier van denken waardoor bedrijven snel en effectief kunnen inspelen op veranderingen in de buitenwereld. Oorspronkelijk is Agile ontstaan in 2001 nadat het Agile Manifesto werd opgesteld om de productiviteit bij softwareontwikkeling te verbeteren. Tegenwoordig wordt de filosofie in veel meer sectoren toegepast, bijvoorbeeld in de marketing, sales of HR.

Agile is dus een filosofie waarin verandering wordt omarmd. Bij de traditionele aanpak van projecten wordt er een lang proces vastgelegd dat zo precies mogelijk gevolgd moet worden – veranderingen worden daarbij te allen tijde vermeden. Hierdoor worden de processen vaak traag en bureaucratisch. Bovendien verandert de omgeving tegenwoordig snel. Bij de traditionele aanpak is het niet mogelijk om tijdens het vastgelegde proces gemakkelijk van richting te veranderen.

Om deze nadelen weg te nemen, wordt bij Agile het lange proces opgedeeld in kleinere stukken. Hierdoor wordt een lang en complex proces behapbaar en overzichtelijk voor het team. Bovendien wordt het door te richten op kleinere stappen mogelijk om de verandering van de omgeving te omarmen. Vanaf het begin weet het team dat de omstandigheden het project zullen veranderen. Constant wordt er naar de buitenwereld gekeken en het product of de dienst aangepast aan de hand van deze veranderingen.

Een bedrijf kan door een Agile aanpak constant afstemmen op de actuele marktsituatie. Hierdoor is het mogelijk om steeds te blijven innoveren en vernieuwen.

De filosofie van Agile is in elke organisatie goed toe te passen. Vooral bij complexere omgevingen waar technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, komt het van pas. Als een nieuwe dienst of een nieuw product voor een klant wordt ontwikkeld, zijn er altijd twee vragen: wat moet er worden ontwikkeld en hoe te ontwikkelen? In sommige gevallen is het antwoord op beide vragen nog onbekend. In dit soort complexere omgevingen komt de filosofie van Agile goed van pas. Dankzij Agile is het namelijk mogelijk om ergens aan te beginnen zonder dat het eindresultaat vaststaat.

Wat is Scrum?

Scrum is één van de frameworks die gebruikt kan worden om Agile in te zetten in een team. Bij Scrum wordt er gebruik gemaakt van een multidisciplinair en zelforganiserend team. Dit team werkt samen aan een project. Dit project wordt vervolgens opgedeeld in korte iteraties van twee tot maximaal vier weken: de ‘sprints’. Na elke sprint wordt een werkende oplossing opgeleverd. Vervolgens wordt er geëvalueerd: heeft de sprint de gewenste oplossing opgeleverd? Is het doel van de sprint gehaald? Is de bedachte volgende stap nog wel handig, of moet er worden bijgestuurd?

Het grote voordeel van Scrum is dat het een groot brok werk in kleinere stukjes hakt en hierdoor behapbaar maakt. Op deze manier wordt er binnen het team een enorme focus gecreëerd. Voor het gehele team is het duidelijk welke taak afgerond moet worden: per sprint, maar ook per dag worden doelen opgesteld. Op deze manier worden grote complexe zaken gemakkelijker en overzichtelijk.

Wat is Lean?

Lean is een filosofie en een manier van werken waarbij de waarde voor de klant centraal staat. Oorspronkelijk is de beweging ontstaan in de auto-industrie en werd er gefocust op het optimaliseren van productieprocessen. Bij Toyota werden alleen processen die waardevol waren voor de klant als nuttig gezien, de rest was waste. Het elimineren van alle verspillingen in het productieproces zorgde voor een flow, oftewel een soepele doorstroming in de productie. Hierdoor werden de kosten flink verminderd, waardoor Toyota kon uitgroeien tot de top tien van de meest succesvolle bedrijven ter wereld.

Inmiddels wordt Lean op veel meer bedrijven toegepast. Het is niet alleen nuttig voor productieprocessen, maar kan bijvoorbeeld ook worden toegepast op financiële en administratieve processen.

Bij deze bedrijven worden de operationele processen constant verbeterd: in de gehele organisatie worden processen geoptimaliseerd om meer waarde te creëren voor de klant. Alle processen die hier niet aan bijdragen, worden verwijderd. Op deze manier wordt er waarde toegevoegd en wordt verspilling beperkt.

Een typisch bedrijf dat werkt met de filosofie van Lean heeft vaak contact met klanten, begrijpt wat zij belangrijk vinden en optimaliseert de processen om die onderdelen te verbeteren. Vaak is de omgeving waarin Lean wordt toegepast minder complex dan bij Agile. De externe omgeving is vaak stabieler, het is duidelijk hoe de markt opereert en wat de ontwikkelingen zijn. Op dat moment wordt Lean toegepast om processen te verbeteren en een hogere klantwaarde te realiseren.

Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen Agile en Lean?

Kortom, een Agile bedrijf is een flexibel bedrijf dat zich snel aanpast aan veranderingen, een bedrijf dat constant kan innoveren en nieuwe kansen direct kan aangrijpen. Een bedrijf dat werkt met de filosofie van Lean optimaliseert de processen om zo de waarde te verhogen.

Maar natuurlijk is het mogelijk om beide filosofieën toe te passen binnen één bedrijf: zo kan de marketingafdeling werken volgens de filosofie van Agile, terwijl tegelijkertijd de administratieve processen worden geoptimaliseerd volgens de aanpak van Lean.

Focus op klantwaarde

Bij zowel Lean als Agile wordt er gefocust op klantwaarde. Bij Lean staat klantwaarde centraal: de filosofie gaat per definitie over klantwaarde leveren en verspillingen verwijderen. Maar ook bij Agile komt klantwaarde terug. De klant kan namelijk direct betrokken zijn bij het proces. Bij de scrummethode worden bijvoorbeeld steeds tussenproducten opgeleverd na een sprint. Doordat er sneller een product of dienst opgeleverd wordt waar de klant gebruik van kan maken, wordt de klantwaarde sneller bereikt.

Een stabiele of complexe omgeving?

Zoals eerder vermeld, werkt Agile goed in een complexe omgeving. Wanneer er onbekend is wat er gerealiseerd moet worden en ook hoe dit bereikt moet worden, is Agile een uitkomst. Door het proces in kleine stappen te verdelen en de omgeving erbij te betrekken, is het mogelijk om al aan het proces te beginnen. Lean werkt juist goed in een stabielere omgeving waarbij de marktsituatie en de omgeving bekend is. Juist dan kan er goed gefocust worden op de processen en hoe deze processen verbeterd kunnen worden.

Moet de complete structuur veranderd worden?

Om op een Agile manier samen te werken, is het noodzakelijk dat de complete structuur van het team verandert. Er zijn multidisciplinaire teams nodig, waarbij iedereen een eigen verantwoordelijkheid heeft om te bepalen hoe de gestelde doelen gehaald gaan worden. Hierbij is het cruciaal dat deze teams werken via zelforganisatie en niet via een traditionele managementaanpak.

Bij Lean is het daartegenover goed mogelijk om te blijven werken volgens de bestaande structuur: er wordt alleen een integraal perspectief toegevoegd, waardoor de medewerkers betrokken zijn en nadenken over hoe zij hun werk beter en efficiënter kunnen uitvoeren. Wel is het mogelijk dat uit de procesoptimalisatie blijkt dat structuren en systemen veranderd moeten worden, om zo een hogere klantwaarde te realiseren.

De verschillen ervaren?

Je kunt lezen over de verschillen tussen Agile en Lean, maar het werkt het best om het een keer mee te maken. Ontdek in slechts één dag alle basisprincipes met onze awareness trainingen en ervaar de kracht ervan voor jouw eigen organisatie.

Wil je een organisatie veranderen? Het begint bij het brein!

Wil je een organisatie veranderen? Het begint bij het brein!

70% van het verandermanagement in Nederland mislukt. Waarom? Abstracte doelen, goede voornemens, protocollen en regels werken niet. Onze pogingen om het gedrag te veranderen mislukken, omdat we de aard van de mens vaak niet zien zoals deze daadwerkelijk is. Onze hersenen werken ons onbewust tegen.

Hoe werkt verandering in ons brein? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat ons brein voor ons werkt, in plaats van tegen ons? Op de eerste editie van het 12MPROVE Lean Learning Event nam filosoof en cabaretier Paul Smit de zaal mee in de wereld van de psychologie en de neurowetenschap.

Het bewuste brein is overschat

Bij verandering maken we allerlei afspraken en plannen, die aangestuurd worden door onze neo-cortex. De oudere en tegelijkertijd dominantere lagen van ons brein willen alleen nooit veranderen. En juist in die diepere delen wordt ons gedrag bepaald. Door inzicht te krijgen in de werking van het brein, leer je de immense kracht van het onderbewuste te benutten binnen een verandertraject.

Een andere aanpak is nodig om mensen nieuw gedrag te laten vertonen, zodat de juiste cultuur ontstaat voor verbetering en transformatie. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Wat werkt wel en wat werkt niet om mensen hun gedrag te veranderen? Hoe beïnvloed je dit op de juiste manier?

Op de prachtige locatie Oranjerie Hydepark in Doorn deelde Paul Smit veel inspirerende inzichten. Het publiek was direct betrokken bij zijn interactieve presentatie. De deelnemers weten nu precies hoe zij informatie het beste kunnen overdragen om samenwerking soepeler te laten verlopen.

Als gastspreker heeft neurowetenschapper Ayca Szapora theorie achter het menselijke brein belicht. Deze combinatie van sprekers zorgde voor verrassende eye-openers bij de deelnemers. Door het grote aantal voorbeelden en concrete tips waren er veel aha-momenten en konden de deelnemers direct hun nieuwe kennis toepassen.

“Jammer dat het voorbij was, wat een energie en inzichten!”

“Geweldig, daar denk je nog dagen over na.”

“Entertaining. Mooie eyeopeners!”

“Een energiek event die nooit verveelde. Ik heb inzicht gekregen in het functioneren van het menselijk brein. Heel interessant.”

“Simpele handvaten die zelfs toe te passen zijn in je dagelijkse leven”

“Leerzaam en leuk!”

“Hoog tempo, leuke voorbeelden/filmpjes en ook nog theorie geleerd!”

Over Paul Smit

Filosoof en cabaretier Paul Smit is een van de meest gevraagde sprekers voor het bedrijfsleven. Hij combineert humor en inhoud, speelt in op de processen binnen een organisatie en haakt in op thema’s als samenwerking, innovatie, beïnvloeding en verandering. Paul Smit studeerde af op ‘de evolutie van het menselijk bewustzijn’ en schreef negen boeken over filosofie, psychologie en neurowetenschap. Hij verstaat de kunst om complexe zaken op een begrijpelijke, humoristische en concrete wijze over te brengen.

Over 12Mprove

Als continu verbeteraar krijg je bij 12Mprove naast alle kennis en vaardigheden die je nodig hebt om de Lean tools effectief in werking te zetten, ook de sleutel om het daadwerkelijk tot een succes te brengen.

We helpen professionals en bedrijven door middel van training, coaching en consultancy om met Lean en Agile het werk elke dag een stukje beter te doen. Met bevlogenheid en daadkracht zetten de trainers en consultants van 12Mprove zich elke dag hiervoor in. Het motto is “Improve today, excel tomorrow”.

Wil jij ook je werk elke dag een stukje beter doen? Bekijk de trainingen van 12MPROVE.

Waarom is Agile/Scrum werken ook buiten IT essentieel?

Ontdek waarom “Agile outside IT” vruchten afwerpt

Organisaties hebben tegenwoordig te maken met extreem uitdagende en veeleisende externe omgevingen. Wie om zich heen kijkt ziet dat de snelheid van ontwikkeling zowel binnen Nederland als internationaal de laatste jaren enorm is toegenomen.

We leven mede door toedoen van de digitale revolutie in een overdrive-tijdperk. Nieuwe klantbehoeften ontwikkelen zich in halsbrekend tempo, nieuwe doelgroepen komen razendsnel op en concurrenten tuimelen over elkaar heen om de wedstrijd te winnen met nieuwe waardeproposities.

Wie als onderneming overeind wil blijven in deze nieuwe realiteit zal zich moeten leren aanpassen. En dan niet eenmalig, maar continu. Winnende strategieën zijn immers korter houdbaar dan ooit; de inkt is nog niet droog of het beste plan moet alweer bijgesteld worden. Wendbaarheid is dus cruciaal, nu en in de toekomst.

Alleen bedrijven die flexibel en adaptief kunnen reageren op hun steeds dynamischer wordende omgevingen blijven relevant. Agile/Scrum werken biedt hiervoor uitstekende aanknopingspunten – niet alleen voor IT, maar juist voor de hele organisatie.

Herkenbare uitdagingen oplossen met Agile outside IT

Agile/Scrum werken wordt natuurlijk al langere tijd met succes toegepast bij organisaties op iedere schaalgrootte, maar de meeste ondernemers denken hierbij vooral aan de IT-afdeling en niet aan bijvoorbeeld Marketing & Communicatie of HR. Dat is onnodig beperkend, want Agile outside IT is juist een uitstekende oplossing voor de uitdagingen waarmee moderne bedrijven te maken hebben. Een aantal hiervan zal je waarschijnlijk wel bekend voorkomen:

Verbeter de samenwerking met afdelingen die al Agile/Scrum werken

Zoals gezegd wordt Agile/Scrum werken vaak in IT-omgevingen toegepast. Dit is geen controversieel punt. Maar de IT-afdeling is niet de enige afdeling die bijdraagt aan de resultaten van je onderneming. Wanneer één afdeling Agile/Scrum werkt en de rest niet kan dit leiden tot problemen in de samenwerking. Het is dan lastig om een goede connectie tot stand te brengen.

Afdelingen die in sprints werken leveren volgens een vast ritme deliverables op. Daarbij wordt voor iedere nieuwe sprint bepaald wat de prioriteiten zijn waaraan men in die periode gaat werken. Maar die prioriteiten wisselen continu en staan niet dus niet ver van tevoren al vast. Dit vergt dus ook flexibiliteit van de andere afdelingen binnen de organisatie.

Als de IT-afdeling input nodig heeft van de juridische afdeling kunnen zij dit niet al een half jaar van tevoren aankondigen. En omgekeerd zal de marketingafdeling haar klantonderzoek ook zodanig moeten opzetten dat de IT-afdeling niet een half jaar zit te wachten voordat ze weten welke nieuwe features razend populair zijn bij gebruikers.

Houd belangrijke criteria tijdens het hele proces goed op het netvlies

Bij traditionele projectmethoden is het heel normaal om het hele proces te doorlopen op basis van een initieel ontwerp en pas aan het einde erachter te komen of het resultaat aan de mogelijk veranderde eisen van de klant voldoet. Hetzelfde geldt voor andere criteria zoals wet- en regelgeving, veiligheid en compliance. Dat dit tot onnodige verspilling van tijd en energie kan lijden zal niemand verbazen.

Agile outside IT biedt hiervoor een heldere oplossing. Belangrijke succescriteria worden bij Agile/Scrum werken aan de voorkant van werktraject opgepakt in plaats van aan de achterkant. Daardoor worden ze tijdens de gehele looptijd van het project meegenomen in het proces en zijn er nooit verrassingen.

Maak complexe projecten benaderbaar en verminder onderhanden werk

Een bonte stoet complexe projecten waar geen einde aan lijkt te komen, hoe hard je er ook aan werkt: het is voor veel bedrijven, afdelingen en teams helaas een herkenbare situatie. Dit komt onder andere omdat organisaties die volgens de watervalmethode werken moeite hebben om focus te bewaren.

Projecten worden ervaren als enorme werkblokken die tot overmaat van ramp vaak kruislings over elkaar heen komen te liggen, waardoor teams dan weer aan het ene, dan weer aan het andere project moeten werken. Hierdoor krijgt de dagelijkse praktijk een haast stroperig gevoel en wordt er minder voortgang geboekt dan wenselijk zou zijn.

Omarm je echter Agile/Scrum werken, dan worden die projecten veel beter benaderbaar. Er is meer focus omdat de sprints gebouwd zijn rond concrete doelen in plaats van betekenisloze milestones. De doorlooptijden worden daardoor stukken korter en de time-to-market neemt af.

En wat misschien wel een van de grootste voordelen van Agile outside IT is: de motivatie neemt toe, omdat teams gedurende de sprint alleen maar werken aan zaken die waarde opleveren voor klanten of collega’s.

Hoe kun je de voordelen van Agile/Scrum werken benutten?

De uitdagingen die we hiervoor hebben aangestipt zijn maar een paar voorbeelden van de positieve impact die Agile outside IT kan hebben. En we hoeven maar te kijken naar het succes van bedrijven die Agile/Scrum werken omarmen om de voordelen van deze manier van werken te herkennen:

  • Klanten krijgen altijd een oplossing die aan hun wensen en eisen voldoet, omdat die criteria vanaf het begin van de sprint in de werkwijze geborgd zijn.
  • Het hele proces wordt op een effectieve manier uitgevoerd, waarbij alle stakeholders on board zijn. De benodigde coördinatie zit dus al ingebakken in de werkmethode.
  • Het opknippen van projecten in kleine, doelmatige onderdelen die in sprints worden aangepakt creëert meer focus en motivatie bij alle betrokkenen.
  • Het cumulatieve effect van meer motivatie, effectiviteit, klantgerichtheid en efficiëntie leidt tot een kortere time-to-market en daarmee tot snellere ROI.

Maar om die voordelen te kunnen benutten is het belangrijk dat je Agile/Scrum werken aandachtig en oprecht doorvoert in je organisatie. Het is en blijft een andere manier van werken en verandering gaat nooit zonder slag of stoot.

Agile outside IT vereist een andere managementstijl en mindset

Wanneer je overweegt om Agile/Scrum te gaan werken is het heel belangrijk om je te realiseren dat management ook in de verandering mee zal moeten gaan. Er komt in de nieuwe situatie veel autonomie bij de teams te liggen die het werk uitvoeren. Zij zullen zelf moeten beslissen op welke manier zij de doelen van de organisatie gaan dienen. Managers zullen teams los moeten laten en meer vertrouwen moeten geven dan ze voorheen wellicht gewend waren. Dat is niet altijd makkelijk.

Een van de lastigste zaken om mee geconfronteerd te worden is het feit dat teams niet meer vooraf kunnen aangeven wat hun jaarbudget precies gaat opleveren. De prioriteiten worden immers door het jaar heen afgestemd op wat de markt en de omgeving verlangt. Bij traditionele projectorganisaties was het nog mogelijk om de schijn op te houden: teams konden dan exact aangeven waar ze aan zouden werken en wat het zou opleveren. Dat dit achteraf regelmatig weggegooid geld bleek te zijn liet men in het midden. Er was in ieder geval een heldere prognose.

De focus verschuift bij Agile outside IT echter naar waardecreatie en dat is een positieve ontwikkeling. Maar managers moeten wel accepteren dat ze minder top-down invloed kunnen uitoefenen. De sprint is een afgebakende periode waarin teams met rust gelaten moeten worden. Het is dus belangrijk dat management de neiging overwint om ad-hoc taken op het team af te vuren en nieuwe behoeften te bewaren voor nieuwe sprints. Daar staat tegenover dat de tijd tussen sprints kort is, dus management ‘mist’ nooit meer dan twee tot drie weken.

Agile/Scrum werken maakt de doelen van de organisatie crucialer dan ooit

Wie Agile outside IT wil implementeren moet niet alleen de bestaande managementstijlen op de schop nemen, maar ook goed kijken naar de manier waarop de organisatie bestuurd wordt. Bij Agile/Scrum werken zijn de doelen die je als bedrijf nastreeft immers van enorm belang. Daarbij gaat het zowel om de doelen van projecten als om de hogere organisatiedoelen.

Het is dus zaak om goed vast te stellen waar je als organisatie naartoe wilt en waarom en deze visie vervolgens helder te communiceren naar iedereen binnen het bedrijf. Hoe beter dit gezamenlijke doel tot leven komt, des te groter de kans dat de overstap naar Agile/Scrum werken succesvol zal zijn.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Of je nu de complexiteit van grote projecten wilt bedwingen, betere samenwerking wilt faciliteren tussen afdelingen binnen je organisatie of simpelweg meer focus en motivatie op de werkvloer wilt creëren, Agile/Scrum werken biedt ook buiten de context van IT aantrekkelijke voordelen. Een flexibele organisatie kan zich veel makkelijker aanpassen aan de markten en omgevingen van de 21ste eeuw en dat biedt meer kansen voor groei en bloei.

Maar wil je die voordelen kunnen benutten, dan zul je wel de juiste bagage moeten hebben. Een verandertraject brengt altijd risico’s met zich mee, hoe nuttig en waardevol de verandering ook moge zijn. Daarbij komt dat juist Agile outside IT voor veel organisaties onbekend terrein is. Het is dus handig om je te verdiepen in Agile/Scrum werken voordat je aan zo’n transitie begint. Wie een marathon loopt zonder te trainen loopt immers een grotere kans op blessures.

Gelukkig hebben wij alle kennis en ervaring in huis om je van de juiste training te voorzien. Of je nu een introductie wilt in Agile/Scrum werken of juist alles wilt weten om Agile outside IT in jouw bedrijf te kunnen implementeren, wij helpen je graag verder.

Heb je vragen? Neem dan contact op met Sander Eggenhuizen RM of Steven van den Brink!

Waarom werkt blended learning beter dan traditioneel leren?

Waarom werkt blended learning beter dan traditioneel leren?

We zullen nooit weten wie de eerste les gaf of hoe dat leermoment er precies uitzag. Leren is al zo oud als de mensheid. Maar we weten wel wie als eerste op afstand les begon te geven. Dat was Caleb Phillips uit Boston. Om zijn nieuwe vorm van snelschrift ook buiten zijn klaslokaal aan de man te kunnen brengen verkocht hij zijn cursussen per post. Let wel: hij deed dit al in 1728. Het langeafstandsonderwijs zag al het levenslicht voordat de Verenigde Staten goed en wel bestonden.

We proberen dus al eeuwen om de manieren waarop we lesgeven en kennis overdragen te verbeteren, om het leerproces sneller, betrouwbaarder en leuker te maken. En toegegeven, er zijn over de jaren ook veel waardevolle en betekenisvolle innovaties geweest, waaronder postorderscholing. Maar de echte revolutie is pas begonnen in het digitale tijdperk. Technieken als e-learning maken het mogelijk om lesstof op grote schaal online aan te bieden aan studenten en cursisten, waardoor onderwijs toegankelijker en interactiever wordt.

En precies die technieken vormen de basis voor de meest veelbelovende lesmethode van de 21ste eeuw: blended learning

Wat betekent blended learning eigenlijk?

Voordat we dieper ingaan op de voordelen van blended learning ten opzichte van andere methoden is het wel zo handig om kort aan te stippen wat elke methode inhoudt. Hieronder in vogelvlucht de belangrijkste leermethodieken.

Traditioneel leren (F2F)

Dit is de klassieker, de leermethode die iedereen van vroeger kent. Bij traditioneel leren is er sprake van directe, gecentraliseerde kennisoverdracht. De deelnemers zitten gezamenlijk in een klaslokaal en de leerstof wordt ter plekke door een of meerdere trainers overgedragen. Deelnemers hebben over het algemeen weinig invloed op het tempo en kunnen meestal niet bepalen welke stof op welk moment aan bod komt. Dit wordt ook wel face-to-face leren genoemd, of F2F.

Online leren (OL)

Online leren is het tegenovergestelde van traditioneel leren. Alles gaat via de digitale wereld. De stof, de hulpmiddelen, de lessen en zelfs de toetsen zijn en blijven digitaal. Cursisten en trainers hoeven in principe nooit op dezelfde locatie te zijn. Deelnemers kunnen doorgaans zelf bepalen wanneer ze welke stof leren en wanneer ze oefenen. Eventuele samenwerking tussen cursisten of interacties met de trainers verlopen online. Wordt soms afgekort tot OL.

Blended learning (BL)

Blended learning wordt ook wel hybrid learning genoemd. Het is een combinatie van traditionele klassikale lessen en digitale leertechnieken, waarbij alle deelnemers op zijn minst tijdens een deel van het programma niet op dezelfde locatie aanwezig hoeven te zijn. De kennisoverdracht speelt zich zowel face-to-face als online af. Cursisten en trainers hebben online en offline interacties en contactmomenten met elkaar. Afhankelijk van het doel van de cursus kan de balans meer naar F2F of meer naar OL verschuiven. Blended learning heeft daardoor vele gezichten. De Nederlandse termen blended leren en hybride leren zijn nog niet heel bekend, maar raken wel steeds meer ingeburgerd.

7 wetenschappelijke bewijzen voor blended learning

Een groep internationale wetenschappers bracht in 2015 het omvangrijke rapport “Preparing for the Digital University” uit. Hun onderzoek was een zogeheten meta-analyse waarin de uitkomsten van tientallen andere onderzoeken naar de voordelen van blended learning ten opzichte van traditioneel en online leren onderling vergeleken worden.

Uit de vergelijking van alle resultaten blijkt duidelijk dat blended learning een streepje voor heeft. Cursisten die toegang kregen tot hybrid learning slaagden erin om noemenswaardig betere prestaties neer te zetten dan cursisten die het alleen met traditionele of online methoden moeste doen. Interessant is dat het zwaartepunt van de training daarbij weinig uit leek te maken: of het nu ging om een online cursus met enkele face-to-face elementen of een traditionele cursus met enkele digitale elementen, blended learning presteerde consequent beter dan de andere leertechnieken.

1. De balans van technologische ondersteuning draagt bij aan het leerproces

De digitale revolutie heeft ons toegang gegeven tot een ongelofelijk groot en divers aanbod van nieuwe hulpmiddelen. Nieuwe technologieën ondersteunen en versterken onze denkprocessen, helpen ons om grote hoeveelheden informatie overzichtelijk te presenteren en maken de onderlinge communicatie tussen mensen makkelijker dan ooit.

Een van de grote voordelen van blended learning is dat de kracht van deze technologieën wordt ingezet om het leerproces te versterken, zonder dat deze toepassing overheersend wordt. Dit evenwichtige gebruik van technologie komt de prestaties van deelnemers sterk ten goede.

2. Blended learning versterkt onderlinge samenwerking en communicatie

Sociale interacties hebben een belangrijke rol in leerprocessen en dragen sterk bij aan de resultaten. Wanneer deelnemers regelmatig contact hebben en van elkaars inzichten kunnen leren wordt de kennis beter en op meer verschillende manieren geborgd.

Blended learning maakt het mogelijk om deze contactmomenten zowel online als offline aan te bieden. De cursisten kunnen via fora en andere online omgevingen drempelloos met elkaar in contact komen, ideeën uitwisselen en feedback geven op elkaars werk. Dit sluit weer aan op de face-to-face onderdelen van het programma, waar intervisie en gezamenlijke (werk)sessies ook bijdragen aan een meer robuuste kennisbasis. Het online-deel zorgt ervoor dat het klaslokaal niet ophoudt te bestaan wanneer men vertrekt, terwijl het offline-deel de sociale dimensie betekenisvoller maakt.

3. Interactiviteit en gestuurde instructie werken beter dan onafhankelijk leren

De onafhankelijkheid van puur online leren lijkt op het eerste gezicht voor veel mensen een aantrekkelijke propositie. Uit het onderzoek blijkt echter dat leren op eigen tempo nauwelijks bijdraagt aan betere prestaties.

Wat doet het dan wel goed? De collaboratieve, interactieve leervormen die in het voorgaande punt al aan bod kwamen. Leermethoden waarbij samenwerking voorop staan hebben de grootste invloed op de prestaties van cursisten.

Interessant genoeg is de positieve impact van docent-gestuurde instructie vrijwel even groot. Blended learning combineert beiden in één leermethode en haalt daardoor de voordelen van beide vormen naar boven.

4. Monitoring en feedback worden makkelijker dankzij digitale onderdelen

Het is logisch dat je als organisatie inzicht wilt hebben in de voortgang die medewerkers tijdens een leertraject boeken. Niet alleen om te bepalen of de resultaten op één lijn liggen met de verwachtingen, maar ook om die verwachtingen en aanverwante KPI’s op een realistische manier bij te kunnen stellen.

Blended leermethoden zijn hier uitstekend voor geschikt. De combinatie van offline en online modules biedt meer inzichten in de prestaties van deelnemers dan face-to-face of online leren als standalone programma kunnen bieden, omdat er een breder scala aan vaardigheden getoetst kan worden. Door een Learning Management System (LMS) te gebruiken is het bovendien mogelijk om de resultaten voor iedere module per deelnemer nauwkeurig bij te houden. Hierdoor ontstaat een beter beeld van het rendement van de training dan bij face-to-face leermethoden mogelijk zou zijn.

5. Trainers kunnen het leerproces sterker personaliseren en bijsturen

Het feit dat trainers bij blended learning beter inzicht hebben in de prestaties van deelnemers geeft hen meer grip op het leerproces. Ze zien niet alleen hoe cursisten vorderen, maar kunnen ook struikelblokken herkennen en trends in de resultaten signaleren. Daardoor hebben de trainers meer invalshoeken om de inhoud van de training op de cursisten af te stemmen. Door nieuwe informatie aan te bieden, andere leervormen of toetsen te introduceren en het lesprogramma in zijn geheel sterker te personaliseren zorgt de trainer ervoor dat iedere deelnemer zich aangesproken voelt.

6. Hybrid learning stimuleert ownership en betrokkenheid bij deelnemers

Geen twee personen zijn hetzelfde, maar bij traditionele klassikale leermethoden krijgt iedereen wel dezelfde informatie voorgeschoteld. Deelnemers haken tijdens trainingen echter snel af wanneer de geboden lesstof niet aansluit bij hun kennisniveau, wat weer voor andere obstakels in het leerproces kan zorgen.

Blended learning biedt als voordeel dat cursisten meer autonomie hebben. Niet alleen kan de trainer het programma beter op de deelnemers afstemmen, maar de deelnemers kunnen binnen het online gedeelte zelf bepalen welke onderwerpen voor hen essentieel zijn en welke niet. Doordat cursisten de vrijheid hebben om modules die zij al beheersen over te slaan ervaren zij meer ownership. Zij zijn immers zelf (deels) architect van hun eigen leerervaring en zijn daardoor sterker gemotiveerd om deze te doorlopen.

7. Inspirerende stof en afwisselende leerstijlen creëren een leukere beleving

Het belang van effectieve, efficiënte leermethoden spreekt voor zich, maar leren moet ook leuk zijn. Informatie komt beter binnen wanneer deze op een inspirerende manier gepresenteerd wordt.

Deelnemers zullen ook meer opsteken van een training wanneer zij daadwerkelijk plezier beleven aan het leren. Gelukkig biedt blended learning op dit gebied ook meetbare voordelen.

Deze vorm van leren heeft per definitie een meer afwisselend karakter dan standalone F2F of OL-programma’s omdat er aan hybride leren zowel online als offline modules te pas komen. Daarbij biedt het digitale aspect eindeloze mogelijkheden om de stof op nieuwe manieren te delen en te toetsen. Door lesprogramma’s te verrijken met nieuwe presentatietechnieken en innovaties als gamification zorgt blended learning voor een meer waardevolle en unieke ervaring die beter overkomt en langer blijft hangen.

Blended learning heeft de toekomst

Als je bedenkt hoe sterk de wereld sinds de komst van het internet is veranderd is het heel verleidelijk om te denken dat we er al zijn. Dat we de meest fundamentele innovaties al gehad hebben. Maar niets is minder waar. De digitale revolutie gaat de komende jaren nog veel meer impact hebben op hoe we leven, leren en werken. Eerlijk gezegd staan we pas aan het begin.

Wat betekent dat voor de manier waarop we nieuwe informatie opnemen en nieuwe vaardigheden aanleren? Die zal zich blijven ontwikkelen, in gelijke tred met onze behoeften. De grens tussen offline en online vervaagt; de digitale en analoge wereld zullen dan ook steeds verder samenkomen en versmelten. Dat noemt men met een prachtige term ook wel ‘blended reality’. Welke leermethode daar het beste bij past laat zich makkelijk raden.

Wil je meer informatie over onze trainingen?

10 tips om de juiste Lean training te vinden

10 tips om de juiste Lean training te vinden

Als je op zoek bent naar een Lean training, vind je al snel een wildgroei aan bedrijven en organisaties die allerlei verschillende trainingen en cursussen aanbieden. Maar wat wordt er precies verstaan onder een Lean training? Wat is het verschil tussen al die trainingen? En waar moet je op letten bij het maken van je keuze? Je leest het hier.

Wat betekent ‘Lean’ precies?

Als we het over ‘Lean’ hebben, dan spreken we over het gedachtegoed waarbinnen iedereen in een organisatie continu bezig is met het steeds effectiever en efficiënter toewerken naar het creëren van optimale klantwaarde. Hiervoor wordt geput uit de verbeterkracht van mensen in een organisatie die vanuit hun hart de klant zo goed mogelijk willen helpen en daar dagelijks doelbewust mee bezig zijn.

Natuurlijk halen we verspillingen uit processen, maar bovenal gaat het om iedere dag kijken hoe het werk vanuit een klantoptiek weer een beetje slimmer, efficiënter, kostenbewuster en vooral makkelijker kan.

Dat maakt het werk ook nog eens leuker. Werkgeluk begint een beetje een jeukwoord te worden, maar het is zeker waar dat je je eigen werk en dat van je collega’s leuker maakt als je binnen je organisatie elementen elimineert die frustrerend zijn of in de weg staan van een soepele procesvoering.

De juiste mindset en tools

Hier heb je natuurlijk wel de juiste mindset en de juiste tools voor nodig. Net zoals bij alles wat je verandert, moet je een andere manier van werken gaan aanleren en om dat succesvol te bereiken is een training essentieel.

Als je googelt naar Lean trainingen merk je al snel dat het aantal hits schrikbarend hoog is. Er is een enorme wildgroei aan aanbieders en het is moeilijk om een keuze te maken.

Hoe bepaal je waar je een training gaat volgen? Hoe weet je of je een goede aanbieder hebt geselecteerd? Hieronder vind je 10 tips zodat jouw Lean training aan jouw wensen voldoet.

Vind de juiste Lean training met deze 10 tips

1. Is de opleider daadwerkelijk geaccrediteerd?

Lean en het bijbehorende veelgebruikte systeem met belts is niet beschermd. Dat betekent dat iedereen deze trainingen mag aanbieden. Aan de andere kant mag niet iedereen een officieel certificaat uitreiken. Veel opleiders geven wel een mooi vormgegeven certificaat uit, maar slechts een aantal opleiders zijn daadwerkelijk geaccrediteerd om officiële Lean certificaten te overhandigen. Let dus op de accreditaties van de opleiders, goede accreditaties zijn bijvoorbeeld LERC (LCS) en het Lean Global Network (LGN).

2. Is het een Lean training of Lean Six Sigma training?

Een ander punt om rekening mee te houden, is het verschil tussen een Lean training en een Lean Six Sigma training. Verdiep je in beide onderwerpen voor dat je besluit welke training je wil volgen. De methodieken zijn wezenlijk verschillend van elkaar en ook de eisen die worden gesteld aan de analytische vaardigheden van de deelnemers verschillen.

3. Alleen waarderingen boven de 8.5

Zoals bij elke aanschaf, is het bij een training ook verstandig om online naar beoordelingen te zoeken. Voor de beoordelingen van trainingen kun je bijvoorbeeld terecht op www.springest.nl. Trainingen die een waardering onder de 8.5 hebben, kun je direct af laten vallen. Bekijk daarna de beoordelingen van deelnemers en lees de opmerkingen die de deelnemers geven.

4. Is er al ervaring bij de L&D afdeling?

Wellicht is binnen Learning & Development (L&D) bij jouw organisatie al ervaring met Lean trainingen. Vraag dus aan de L&D afdeling of ze al eerder ervaring hebben gehad met Lean trainingen en welk bureau daarvoor is ingeschakeld.

5. Doe onderzoek naar de aanbieder

Zodra je een aanbieder hebt gevonden met een hoge waardering en goede beoordelingen van deelnemers, is het tijd om de aanbieder verder te onderzoeken. Wat staat er op hun website? Wat is precies hun aanbod? Wat doen ze en bieden ze aan naast de Lean trainingen? Welke klanten bedienen ze?

6. Bekijk videomateriaal en proef de sfeer

Aan de hand van videomateriaal is één van de beste manieren om te kijken of een training bij je past. Zoek filmpjes van de training op via YouTube. Wat zie je? Een stoffige leraar die vertelt over hoe goed de training is of een filmpje op een prachtige locatie met lachende deelnemers in een interactieve setting?

7. Vraag brochures aan

Natuurlijk is de inhoud van de training ontzettend belangrijk. Vraag van alle aanbieders die jou aanspreken brochures aan en kijk of de inhoud aansluit op jouw opleidingswens.

8. Wat is de opleidingsduur?

Bekijk de opleidingsduur goed. Een Lean GreenBelt opleiding die langer duurt dan vier dagen, bevat naar alle waarschijnlijkheid vooral veel theorie waar je in de praktijk niets mee zult doen. Wel kost het je extra tijd en extra geld.

9. Kun je het materiaal later nog bekijken?

Is het bij de aanbieder mogelijk om gedurende de training, maar ook vooral achteraf, toegang te hebben tot het materiaal? Bij sommige aanbieders is er een online portal aanwezig, waarin je later nog terecht kunt voor al het materiaal, de gebruikte formats en informatieve filmpjes.

10. Vergelijk prijzen

Als laatste is het natuurlijk tijd om de prijzen te vergelijken. Ga voor een training niet voor goedkoop, dat is in dit kader echt duurkoop. Daarentegen is de duurste optie in dit geval ook zeker niet altijd de beste.

Wil je meer informatie over het volgen van een Lean training?

Eerste editie “12Mprove Lean Learning Event” met cabaretier Paul Smit

Eerste editie “12Mprove Lean Learning Event” met cabaretier Paul Smit

Training- en Consultancybureau 12Mprove organiseert op 29 november 2018 de eerste editie van het Lean Learning Event. Dit zal plaatsvinden in Doorn bij Oranjerie Hydepark. Niemand minder dan Filosoof, cabaretier en een van de meest gevraagde sprekers in het bedrijfsleven Paul Smit zal op deze avond zijn kennis delen op het gebied van effectief beïnvloeden en het meekrijgen van medewerkers in verandering.

“Hoe krijg ik mijn collega’s mee in verandering?” is de vraag die centraal staat tijdens het Lean Learning Event 2018. Organisaties spelen de laatste jaren in rap tempo in op veranderingen uit de markt. Wendbaarheid is de trend en dit wordt ook gevraagd van medewerkers. Voor organisatieverbeteraars, leidinggevenden en directeuren is dit momenteel de grootste uitdaging.

Programma

Het 12Mprove Lean Learning Event 2018 belooft een interactieve, entertainende en leerzame avond te worden, waarop Paul Smit op bevlogen wijze deelnemers kennis zal bij brengen over de psychologie achter verandering. Waarom werken afspraken niet? En wat werkt dan wel? Ook zal hij optreden als gespreksleider, want de deelnemers gaan met elkaar hun uitdagingen en oplossingen delen. Nadien is er ruimte voor de deelnemers om te netwerken.

Tickets voor het Lean Learning Event 2018 zijn te koop via: https://www.eventbrite.nl/e/tickets-lean-learning-event-2018-12mprove-49645658501

Over Paul Smit

Filosoof & cabaretier Paul Smit is een van de meest gevraagde sprekers voor het bedrijfsleven. Hij combineert humor en inhoud, speelt in op de processen binnen een organisatie en haakt in op thema’s als samenwerking, innovatie, beïnvloeding & verandering. Paul Smit studeerde af op ‘de evolutie van het menselijk bewustzijn’ en schreef negen boeken over filosofie, psychologie en neurowetenschap. Hij verstaat de kunst om complexe zaken op een begrijpelijke, humoristische en concrete wijze over te brengen.

Hoe kom je tot een duidelijke, beknopte en meetbare probleemstelling?

Hoe kom je tot een duidelijke, beknopte en meetbare probleemstelling?

 

Het probleem (of de afwijking van de standaard) lijkt soms voor de hand te liggen. In werkelijkheid kan dit het moeilijkste en meest tijdrovende onderdeel van het Kaizen- of PDCA-proces zijn. Neem daarom vooraf voldoende tijd om een probleem te identificeren en te vertalen naar een duidelijke, beknopte en meetbare probleemstelling. In deze post lees je 8 stappen die je helpen om te komen tot zo’n duidelijke probleemstelling. 

Stap 1.

Begin met een globale probleembeschrijving. Dit is een korte paragraaf die zoveel mogelijk details beschrijven van het probleem die jij en de leden van jouw Kaizen-groep kunnen delen. Maak je geen zorgen over grammaticale of ongewenste woorden. Deze eerste beschrijving is niet voor publicatie of een officieel onderdeel van de definitieve Kaizen. Het is gewoon een kans om ieders gedachten op papier te zetten.

Stap 2.

Bepaal met elkaar de “Wat moet er gebeuren versus wat er daadwerkelijk gebeurt”. Dit verkleint de Probleembeschrijving tot een enkele zin of een paar zinnen. Haal deze informatie rechtstreeks uit uw probleembeschrijving.

Stap 3.

Completeer het probleem vervolgens verder door toevoegingen van woorden als “Wanneer”, “Waar” en “Wat.” Haal deze informatie, als het kan, direct uit de Probleembeschrijving.

Stap 4.

Schrijf met behulp van de uiteenzetting ‘Wat moet er gebeuren versus wat er daadwerkelijk gebeurt‘, in combinatie met de antwoorden op de ‘wanneer’, ‘waar’ en ‘wat’, de eerste versie van de probleemstelling. Maak het zo kort en bondig mogelijk.

Stap 5.

Omcirkel eventuele ‘subjectieve-woorden’ – woorden die vaag zijn of verschillende betekenissen hebben voor verschillende mensen. Voorbeelden van ‘subjectieve-woorden’: veel, te duur, te oud, extreem zwaar, voldoende, verre van.

Stap 6.

Omcirkel alle zinnen die te maken hebben met bedragen of tijdsbestekken. Deze kunnen niet open zijn en moeten meetbaar zijn. Stel jezelf de vraag: zal iemand die deze probleemstelling leest over zes maanden de metingen begrijpen?

Stap 7.

Toon de afwijking van de standaard. Door de standaard te noemen, maak je het probleem duidelijk.

Stap 8.

Controleer tot slot op enkele veelvoorkomende misstappen.

  1. Zit het woord “omdat” in de Probleemstelling? Als dat zo is, dan heb je waarschijnlijk een oorzaak in je probleemstelling meegenomen. Verwijder “omdat” en de zin die volgt, en de probleemstelling zal beknopter zijn.
  2. Zitten woorden als “noodzaak,” “moet”, “zou moeten”, of “niet doen / controleren / herzien” in de probleemstelling? Zo ja, dan heb je mogelijk een oorzaak of zelfs een tegenmaatregel in de probleemstelling meegenomen. Beoordeel die zinsneden zorgvuldig en stel jezelf de vraag: “Is dit de oorzaak van het probleem?” of “Lost dit het probleem op?” Als het antwoord ‘ja’ is op een van deze twee vragen, verwijder dan de zinsnede uit de probleemstelling.
  3. Beslaat de probleemstelling meer dan 25 woorden? De meeste probleemstellingen zijn zo’n 18-25 woorden. Als de probleemstelling 25 woorden of meer beslaat, controleer je deze opnieuw om te zien of er woorden of zinsneden in staan die kunnen worden verwijderd. Houd het kort, bondig en to-the-point. Het is niet verkeerd om meer dan 25 woorden te hebben, maar het is een waarschuwingsteken.
  4. Heb je het probleem geïdentificeerd dat er geen standaard is? Het feit dat er geen standaard is, is zelden het probleem op zich. Een gebrek aan een standaard en/of niet-naleving van een standaard is over het algemeen een oorzaak of zelfs een grondoorzaak. Stel jezelf dan de vraag: “Tot wat leidt het gebrek aan de standaard?” Het antwoord op die vraag is waarschijnlijk het probleem is.

Harada: Hoe benut je het grootste potentieel van je personeel?

Harada: Hoe benut je het grootste potentieel van je personeel?

Hoe benut je het grootste potentieel van je personeel? Dat is de vraag die de Harada methode beantwoord. Ook wel de menselijke kant van Lean genoemd. De Harada methode is een bewezen succesmethode in Japan, overgewaaid naar de VS en heeft nu ook Nederland bereikt. In deze blog vertellen we je hoe het is ontstaan en wat het in grote lijnen inhoudt.

Takashi Harada, de oorsprong van de methode

Takashi Harada kwam in dienst als atletiekcoach bij de slechtst presterende middelbare school in Osaka, Japan. Ambitieus als hij was, had hij zichzelf het doel gesteld om deze middelbare school beter te laten presteren, terwijl alles erop wees dat dat een onmogelijke missie zou worden. Na jarenlang de beste coaches van de wereld te hebben bestudeerd, ontwikkelde hij een totaal nieuwe eigen methode. Hiermee zou hij de prestaties van de studenten gaan verbeteren.

In drie jaar tijd is het Harada gelukt om met zijn atletiekteam 13 gouden medailles te winnen in Japan en daarmee werd de middelbarschool nummer 1 dat jaar. De daaropvolgende jaren behoorde de school ook tot de best presterende uit de 380 middelbare scholen die Japan kent. Door zijn methode gingen niet alleen de sportprestaties omhoog, maar ook de andere schoolprestaties gingen erop vooruit.

Na zijn succes besloot Harada om zijn methode te leren aan het bedrijfsleven en opende in 1980 een consultancybureau en trainde meer dan 60.000 mensen in bijna 300 bedrijven.

De Harada Methode

Zoals je hebt kunnen lezen is de oorsprong van de methode de sport. Het is daarom niet verassend dat de methode stappen kent die herkenbaar zijn als de manier waarop een sportprestatie voorbereid wordt. We hebben ze hieronder op een rijtje gezet:

De stappen:

 

  1. Kies een activiteit waarin je wil excelleren
  2. Kies je eigen doel dat in lijn is met je visie en het succes van het bedrijf
  3. Ontwikkel je eigen tijdlijn
  4. Creëer de juiste meters waarmee je jouw voortgang gaat bijhouden en meten
  5. Bepaal wat de reden en het voordeel is van het worden van een kampioen voor jezelf, familie en anderen
  6. Analyseer je successen en mislukkingen en stel 64 acties vast die nodig zijn om je doel te bereiken.

De Harada methode leert dat het de uitdaging voor management is om mensen zodanig te coachen dat ze echte experts worden in datgene wat zij doen. In de methode wordt niet alleen hun professie meegenomen, maar een net zo belangrijk aspect is het privéleven van de persoon die gecoacht wordt.

De Harada principes en tools

De Harada methode is ontwikkeld om het grootste potentieel in de mens te benutten. De principes en de tools zorgen ervoor dat jij je eigen doelen gaat halen, maar ook kan je andere mensen helpen hun doelen te behalen. Het belang van het hebben van een coach is bij de methode essentieel.

De Harada methode is gebaseerd op de volgende principes:

Principes van de Harada methode

Zelfredzaamheid/vertrouwen

Doel georiënteerd

Mensen ontwikkelen tot hun volste potentieel

Iedereen kan succesvol zijn

Om daadwerkelijk je doel te behalen heeft Harada een aantal tools ontwikkeld. Simpel gezegd zorgen deze tools ervoor dat je uitgaat van je sterktes en zwaktes, dat je een lange termijn doelstelling voor ogen hebt en gedisciplineerd hieraan gaat werken in kleine stapjes en dagelijks reflecteerd.

Harada Methode Tools

Self reliance survey

Routine check sheet

Long-term Goal form

Open Window 64 chart

Daily diary

Mocht je na het lezen van deze blog meer willen weten over de Harada methode, stuur dan een kort mailtje met de tekst “ik wil meer weten over Harada” naar info@12mprove.nl

Wat is Agile?

Wat is Agile?

 

Agile is allang geen term meer die alleen gebruikt wordt binnen de IT-sector. Steeds meer organisaties binnen verschillende branches stappen over op een Agile manier van werken. De kans is groot dat het woord Agile ook al binnen jouw organisatie is gevallen en dat je graag wil weten wat Agile nu precies is. We vertellen het in deze blog.

We moeten Agile werken

Binnen bedrijven wordt vaak gezegd: “We moeten een Agile organisatie worden” of “We moeten Agile gaan werken”. Als we naar de letterlijke betekenis van het woord gaan kijken, dan zien we dat Agile lenig of behendig betekent. Een associatie die veel mensen met het woord Agile hebben is wendbaarheid. Met een Agile organisatie wordt ook vaak een wendbare organisatie bedoelt. En wendbaar betekent dat iets makkelijk aangepast of veranderd kan worden. We kunnen dus zeggen dat een Agile organisatie een organisatie is die makkelijk meebeweegt.

“Een organisatie die meebeweegt”, dat klinkt mooi, maar wat is dat precies en hoe ziet dat eruit. Welke methoden zijn er om een organisatie Agile te laten werken? En waarom is er zo een grote behoefte bij organisaties om Agile te worden?

Waarom organisaties Agile omarmen

De wereld waarin we leven verandert in rap tempo. Technologie maakt reuze sprongen, het internet zorgt ervoor dat kennis toegankelijker is en consumentenbehoeften verandert. Bedrijven kunnen hierin niet achter blijven. Productontwikkeling met of zonder IT moet sneller en flexibeler dan ooit, omdat de klant kritischer wordt en meer opties heeft dan vroeger.

De traditionele waterval ontwikkelmodellen worden door ontwikkelaars ervaren als bureaucratisch, traag en bekrompen en belemmert ze in hun creativiteit en effectiviteit. Dat ervaarden zeventien softwareontwikkelaars al eind jaren negentig. Ze besloten om met elkaar een reactie te geven op de belemmerende manier van werken.

Ontstaan van het Agile Manifesto

De reactie kwam In februari 2001. Tijdens een informele bijeenkomst van 3 dagen in Snowbird (Utah) werd het Agile Manifesto opgesteld. Het Manifesto en de principes die hierin opgenomen zijn, is een uitwerking van ideeën die ontwikkelaars halverwege de jaren negentig op hebben gedaan. Hieronder zie je het originele manifest die ook terug te vinden is op agilemanifesto.org.

Dit manifest laat zien waarom Agile de afgelopen jaren zo populaire is geworden. Als je het Agile gedachtegoed correct toepast binnen een organisatie, dan geef je medewerkers de ruimte om samen te werken aan werkende oplossingen, klantgericht en inspelend op de ontwikkelingen van nu. Dat is precies wat er tegenwoordig nodig is om als organisatie te kunnen overleven.

Hoe krijg je een organisatie Agile?

Een van de meest gestelde vragen die wij horen is “hoe laat ik mijn team of gehele organisatie Agile werken?” Nu je weet dat de basis van Agile de waarden zijn die terugkomen in het Agile Manifesto, is het van belang dat er een klimaat binnen je organisatie gecreëerd wordt, waarin deze waarden omgezet zullen worden in gedrag. Om dit voor elkaar te krijgen, zal je mensen moeten trainen, zodat ze de juiste mindset en skills krijgen, maar ook de tools om de rest van het team of de organisatie mee te krijgen.

Op dagelijkse basis begeleiden de consultants en trainers van 12Mprove organisaties naar een Agile manier van werken. Ben je benieuwd naar onze consultancy aanpak? Klik hier: Consultancy.

5s: Hoe zorg je voor een optimale werkplek?

5s: Hoe zorg je voor een optimale werkplek?

 

Baal jij ervan dat er regelmatig fouten worden gemaakt doordat de werkplek ongeorganiseerd is? Zie jij kansen voor verbetering, maar zoek je een manier om de werkplek blijvend effectief en efficiënt in te richten? 5s is één van de bekendere Lean tools, waarmee je een optimale werkplek creëert. Dus wil jij een opgeruimde, aantrekkelijke maar bovenal efficiënte werkplek? Lees vooral deze blog!

Wat is 5s?

5s is een veel gebruikte tool binnen Lean management. Het doel van 5s is het creëren van een werkomgeving, waarin alles dat gebruikt wordt een plek heeft dat past bij de werkzaamheden die er verricht worden. Oftewel; de werkruimte is zo ingedeeld dat het bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit van je werkzaamheden.

Het creëren van deze optimale werkruimte doe je aan de hand van 5 stappen die allemaal beginnen met de letter S; vandaar 5s. Hieronder leggen we je per stap uit wat je moet doen en waarom je dat doet, zodat je na het lezen van deze blog zelf aan de slag kan!

5s, het stappenplan

Je weet nu waar de naam 5s vandaan komt, maar je weet nog niet waar de stappen voor staan. Met onderstaande stappen kun je direct aan de slag!

Stap 1: Sorteren

Hoe fijn is het dat alleen datgene wat je echt nodig hebt op de werkvloer aanwezig is en ook nog op de juiste plek? “Is een item noodzakelijk of overbodig?” Dat is de vraag die je stelt bij alles wat je in de ruimte tegenkomt; materiaal, gereedschappen, elektronica etc. Spullen die helemaal niet gebruikt worden of lang niet gebruikt zijn verwijder je uit de ruimte. Als er bij voorwerpen onduidelijkheid is, dan kan je daarop een rode kaart plakken met de vraag wat ermee moet gebeuren. De gebruikers ervan bepalen uiteindelijk of het opgeruimd moet worden of eventueel kan worden weggegooid, verkocht of geschonken aan een goed doel. Na deze stap zijn er alleen nog dingen aanwezig, waarvan je zeker weet dat ze worden gebruikt. Op naar stap 2!

Stap 2: Schikken

Nu dat alle overbodige spullen zijn opgeruimd, is het tijd om de noodzakelijke spullen een vaste plek te geven. Zorg dat iedereen die gebruik maakt van de werkplek de spullen op een makkelijke en logische plek kan vinden. Je wil bijvoorbeeld dat veel gebruikte spullen binnen handbereik zijn en als er materialen zijn waar iedereen gebruik van maakt, dat ook iedereen ze terug kan vinden. Belangrijk is dat alles te vinden is op een plek waar het de efficiëntie van werkzaamheden ten goede komt, houdt dit dan ook goed tijdens deze stap in gedachte.

Stap 3: Schoonmaken

Alle benodigde spullen hebben een vaste plek gekregen. Je kan nu overgaan tot schoonmaken. Dat betekent aan de ene kant letterlijk het reinigen van de werkruimte, vloeren, werktafels, muren etc., maar ook het elimineren van de vervuilingsbronnen. Denk hierbij aan koffiekopjes op het bureau, maar ook een bestandje in de verkeerde map, want 5s is ook toepasbaar in een digitale omgeving. Hierbij is het eveneens belangrijk dat je gaat bepalen hoe je deze vervuiling voortaan gaat voorkomen. Hanteer regels en normen, zorg voor standaards en verantwoordelijken.

Stap 4: Standaardiseren

Zonder deze stap is 5s eigenlijk nutteloos. Standaardiseren gaat ervoor zorgen dat de optimale werkplek blijft zoals het is na stap 1 t/m 3. Hoe kan je snel zien wat waar hoort? Belangrijk is dat je dit visueel maakt. Gebruik labels, lijnen, kleur en foto’s, daarmee laat je duidelijk zien wat de standaard is en wat niet.

Stap 5: Standhouden

Met de vijfde en laatste stap zorg je dat de werkruimte – die er nu weer uitziet als nieuw – blijft zoals het is. Doormiddel van controlelijsten en/of audits op orde en netheid zorg je dat er continu getoetst wordt of de afspraken na worden geleefd en waar er verbetering in het 5s systeem nodig is. Hang scores aan de controle, zodat je duidelijk kan aangeven wat wel en niet goed gaat.

Tot slot

Je weet nu wat je moet doen om een optimale werkplek te creëren. 5s is niet alleen geschikt voor zakelijke ruimtes, ook op je laptop (denk aan alle mappen waar je bestandjes in hebt opgeslagen), keuken of klerenkast kun je 5s toepassen. Volg de stappen en ervaar zelf het resultaat! Deel je ook een “before en after” foto van de ruimte met ons op facebook? We kijken ernaar uit!

Wil je ook andere manieren leren om verspillingen in je organisatie tegen te gaan en een cultuur van continue verbeteren in de organisatie te implementeren? Schrijf je dan in voor de Lean Green Belt Training! Download hier de brochure.