De Vijf Lean Principes

Lean is een enorm waardevolle managementmethode. De methodiek zorgt voor meer tevreden klanten, blijere medewerkers en een gezond operationeel resultaat.

De methodiek is niet nieuw, het wordt al meer dan 70 jaar ingezet en begon bij Toyota, in de auto-industrie. Later werden de lean principes ook door andere industrieën in gebruik genomen, met groot succes.

Tegenwoordig pakken steeds meer organisaties de kans om een verandering te maken door lean te werken en een verbetercultuur te starten Om lean op een succesvolle manier toe te passen en een werkend lean systeem in te richten, onderscheiden we 5 lean principes en we lichten ze toe in dit artikel.

De vijf principes van Lean Management

Een succesvolle lean implementatie leunt stevig op deze 5 principes. Dit zijn essentiële bouwstenen om jouw organisatie succesvoller en efficiënter te maken. Het is een circulair proces, waardoor je telkens weer een stukje effectiever en efficiënter gaat werken. We zetten ze voor je op een rij in de juiste volgorde.

1. Het identificeren van waarde

De waarde die jij als bedrijf voor je klanten creëert is het levensbloed van je onderneming. Daarom is het belangrijk om je af te vragen hoe je zoveel mogelijk waarde kunt creëren. Zo moet je helder in kaart brengen wie je klanten zijn en wat ze van jouw organisatie verlangen. We noemen dit ook wel het realiseren van klantwaarde.

2. De waardestroom inzichtelijk maken

Nu je weet wat de belangrijkste activiteiten zijn om waarde te leveren, kun je door naar de volgende stap. Hier breng je de activiteiten in kaart die je uit moet voeren om tot een werkend product of dienst te komen.

Door middel van een waardestroomanalyse (VSM) wordt beschreven hoe het proces eruitziet en waar je deze eventueel kan verbeteren om efficiënter te worden. Door de waardestroom eerlijk in kaart te brengen worden de verspillingen inzichtelijk en kun je een ideale toekomstige situatie schetsen op basis van verbeteringen.

Door te weten wat de juiste stappen zijn, kun je diensten of producten leveren die voldoen aan de verwachtingen van klanten, zowel qua prijs als de dienstverlening zelf.

In deze fase kunnen activiteiten worden onderverdeeld in drie verschillende categorieën:

  • Activiteiten die waarde genereren

Dit zijn de onmisbare activiteiten waarmee je de waarde creëert waar klanten voor willen betalen.

  • Onvermijdbare activiteiten

Sommige activiteiten moeten wel uitgevoerd worden, maar voegen geen directe waarde toe voor de klant. Dit zijn onvermijdbare activiteiten. Een voorbeeld zijn wettelijke controles en sommige administratieve werkzaamheden.

  • Verspillingen

Dit zijn alle activiteiten die geen waarde toevoegen aan een product of dienst, maar momenteel wel onderdeel zijn van het werkproces. Denk aan het fysiek overdragen van dossiers of het overtypen van informatie van het ene in het andere systeem.

3. De flow van het werkproces verbeteren

In de ideale situatie ben je in flow, heb je lagere kosten, een efficiënter werkproces en betere producten of diensten. Om dat te bereiken, elimineer je de verspillende activiteiten en optimaliseer je de bestaande, waarde toevoegende activiteiten.

Dit zorgt voor lagere kosten, een kortere doorlooptijd en een betere beleving voor de klant.

4. Gebruik maken van pull

Bij lean management is het doel om efficiënt te opereren. Daarom is het geen doel om zoveel mogelijk te produceren. Het doel is om vraag en aanbod exact op elkaar af te stemmen. Er wordt geproduceerd wat er nodig op basis van vraag uit de markt, niet meer en niet minder. Als er een voorraad is, dan wordt deze zo minimaal mogelijk gehouden.

Door het werkproces volgens pull in te richten, sluit je jouw productie aan op de vraag van de markt.

5. Continu blijven verbeteren: perfectie

Organisaties die stilstaan gaan achteruit. Het principe achter perfectie is dat er een cultuur wordt ontwikkeld van ‘elke dag een beetje beter’, zodat verbeteren geen stap is die je eens in de zoveel tijd maakt, maar een onderdeel wordt van de organisatie. Het streven naar perfectie stelt je organisatie daarnaast in staat om effectiever te voldoen aan de veranderende vraag van klanten.

Lean biedt meerdere tools aan om deze verbetercultuur structuur te geven en het hele team daarbij te betrekken. Een bewezen manier om dit te bewerkstelligen en een cultuur van continu verbeteren te krijgen is door gebruik te maken van de PCDA-cirkel.

Continue verbetering door middel van Plan-Do-Check-Act

Het model plan-do-check-act wordt het meest toegepast om continue verbetering te bewerkstelligen. Het is een cyclisch proces om je voortdurend te helpen betere resultaten te behalen op basis van behaalde resultaten. De tool was eerst ontwikkeld voor kwaliteitscontrole, maar werd later ingezet om continue verbetering tot stand te brengen.

Plan

In de plan fase moet je doelen stellen en de processen bepalen die je nodig hebt om deze doelen te bereiken. Door deze doelen te stellen kun je continu verbeteren, omdat de accuraatheid van de doelen een integraal deel is van het verbeterproces.

Do

De do fase is simpelweg het uitvoeren van de stappen hierboven. Je gaat aan de slag met de processen en werkt met je team om je doelen te bereiken.

Check

Nadat de activiteiten zijn uitgevoerd, is het tijd voor een objectieve check. Je gaat de cijfers die je verwachtte te behalen tegen de werkelijke cijfers aanleggen en met elkaar vergelijken. Probeer zoveel mogelijk data te verzamelen en ontdek wat je kunt doen om de volgende keer nog beter te werk te gaan.

Act

Als uit de resultaten blijkt dat je het beter hebt gedaan ten opzichte van de voorgaande periode, dan is dit de nieuwe standaard. De volgende keer richt je je op verdere verbetering van de resultaten. Indien blijkt dat je geen positieve verandering teweeg hebt gebracht, ga je terug naar de oude situatie en ga je vanuit daar weer verder verbeteren.

De lean principes toepassen in de praktijk

Het toepassen van de lean principes klinkt misschien simpel, maar je zal merken dat er ondanks de  verbeteringen ook nog een hoop fout gaat. Het is dan ook een goed idee om je leveranciers en klanten bij het lean proces te betrekken, zodat de gehele waardeketen van begin tot eind steeds effectiever en efficiënter zal opereren.

Een organisatie die lean toepast, begrijpt de klantwaarde en focust zich op de belangrijkste activiteiten om deze waarde te genereren. Het uiteindelijke doel is om tot een proces te komen waarin verspillingen compleet geëlimineerd zijn en de ultieme efficiëntie is bereikt. Lean ondersteunt en faciliteert dit proces.

Efficiënter werken met lean

Lean toepassen binnen jouw organisatie?

Wil je meer weten over lean management en hoe jij het kan toepassen binnen jouw organisatie? Bekijk hier al onze lean trainingen en e-learnings. Heb je vragen over welke training het beste bij jou past of heb je hulp nodig bij de implementatie? Neem dan contact met ons op via info@12mprove.nl of bel naar 085-3037105 voor meer informatie.