Wat is RPA en wanneer en hoe gebruik je het?

RPA is de afkorting van Robotic Process Automation. Het is lastig letterlijk in het Nederlands te vertalen, maar robotachtige procesautomatisering komt het dichts in de buurt. Door de term Robotic denk je al snel aan robots, maar daar heeft het niet direct mee te maken. Wat is RPA dan wel precies? Wanneer en hoe gebruik je het? En is RPA een bedreiging voor werknemers?

Automatisering en digitalisering

RPA houdt het automatiseren van repetitieve handelingen in. Dit wordt gedaan met software, dus niet met een robot. In veel organisaties komen nog altijd veel herhalende, handmatige werkzaamheden voor. Werknemers typen documenten over, verwerken facturen handmatig en zo zijn er nog veel meer voorbeelden. Met RPA zorg je ervoor dat dit type herhalende, tijdrovende werkzaamheden automatisch gebeurt.

Wat heeft RPA met robots te maken?

RPA heeft niet rechtstreeks met robots te maken. De term Robotic slaat op het als een robot - oftewel foutloos,  hoe vaak je een proces ook herhaalt - uitvoeren van een werkproces. Dus net zoals een robot het zou doen worden saaie, tijdrovende en repetitieve handelingen uitgevoerd: foutloos, snel en oneindig vaak

Hoe en wanneer gebruik je RPA?

Wat kun je nu concreet met RPA? Anders gezegd, welke herhalende, handmatige werkzaamheden kun je met RPA automatiseren? We geven enkele voorbeelden:

• Data overzetten: wanneer medewerkers data overtypen om ze op deze manier van het ene naar het andere systeem te krijgen, biedt RPA uitkomst. RPA kan data inlezen, controleren en automatisch naar het doelsysteem overzetten.
• Onboarding:  bij indiensttreding van een nieuwe medewerker wordt doorgaans een aantal standaard processen doorlopen. Dit leent zich uitstekend voor RPA. De software kan alle gegevens van de nieuwe medewerkers verwerken en zorgen dat de juiste gegevens in de juiste systemen terechtkomen.
• Rapportage: zelf gegevens bij elkaar zoeken en ze handmatig tot een rapport verwerken? Niet meer nodig met RPA. De software verzamelt automatisch de benodigde gegevens, bouwt de rapportage op en verzendt deze.

Rule-based processen

Er is wel een belangrijke voorwaarde voor succesvolle RPA: het werkt alleen met rule-bases processen. Rule-based wil zeggen dat het proces altijd in logische stappen is verbeeld die altijd op dezelfde manier doorlopen worden. RPA-processen zijn niet zelfdenkend, ze voeren simpelweg de vastgelegde processtappen uit.

Maakt RPA mensen overbodig?

RPA wordt wel eens als een bedreiging gezien. Het neemt immers taken uit handen van werknemers. Werknemers overbodig maken is niet de achterliggende gedachte van RPA en dit gebeurt in de praktijk ook nauwelijks. Het doel van RPA is dat werknemers minder saaie en repeterende handelingen hoeven uit te voeren, die de software bovendien foutloos en vaak sneller kan doen. De medewerkers houden daardoor meer tijd over voor meer uitdagende inhoudelijke taken.

Voordelen van RPA

RPA is natuurlijk niet voor niets succesvol, het biedt organisaties en hun medewerkers veel voordelen. Wij zetten ze op een rij:

• Snelheid:  geautomatiseerde processen werken vaak vele malen sneller dan de mens ooit zou kunnen
• Makkelijk in te passe in bestaande IT-systemen:  RPA-processen kun je in bestaande IT-systemen onderbrengen, de bestaande systemen hoeven niet vervangen te worden.
• Kwaliteit:  een RPA-proces zal geen fouten maken, hou vaak je het proces ook uitvoert. Natuurlijk kan het in het begin gebeuren dat door een menselijke fout het proces niet goed wordt uitgevoerd, maar dat is eenvoudig en snel aan te passen.
• Flexibiliteit: hergebruik, meebewegen met piekperiodes, processen combineren: de mogelijkheden zijn uitgebreid. Veel bedrijven hebben inmiddels een bibliotheek aan RPA-processen.

RPA en Lean

RPA heeft veel raakvlakken met lean en past goed in het lean-denken. Een essentieel punt van lean is bijvoorbeeld de focus op de klant. Met RPA-processen krijgen medewerkers meer tijd en ruimte om op maat in te spelen op de behoeftes van de klant, doordat standaard taken zijn geautomatiseerd.

Daarnaast is het een onderdeel van lean om zoveel mogelijk processen te standaardiseren. Dat kan inhouden dat ze dan voor de medewerkers minder leuk of zelfs saai worden om uit te voeren. Dit is perfect op te lossen door van standaard handelingen RPA-processen te maken. Herhalende of zelfs eindeloze processen, snel en foutloos uitvoeren is precies waar RPA voor bedoeld is.

Meer lezen?

Bovenstaande toelichting op het onderwerp RPA is natuurlijk veel te kort om het brede spectrum va het onderwerp te vatten. Wil je meer weten over dit onderwerp dan raden wij het boek van John Maes en Jeroen Schijns aan. Hierin wordt een hele duidelijke link gelegd tussen Lean en RPA. John Maes is regelmatig gastspreker tijdens onze trainingen. Het boek het Lean Robotics, Lean &  RPA, de winnende combinatie.