Een georganiseerde werkvloer door middel van de 5S methode

Heb jij weleens dat je onnodig lang naar een document aan het zoeken bent, of dat je bepaalde spullen gewoon simpelweg niet kunt lokaliseren? Dit zijn herkenbare, maar zeer frustrerende situaties uit het dagelijkse leven binnen de meeste organisaties. Een chaotische werkplek fysiek of digitaal beperkt het werkproces meer dan je wellicht zou denken. De 5S methode schept helderheid en rekent hier effectief mee af.

Het 5S model is ontwikkeld om de werkplek efficiënter en georganiseerder te maken, zodat er minder verspilling is en er sneller klantwaarde gerealiseerd kan worden. Medewerkers worden bewuster van de werkomgeving, houden hun werkplek schoon en ervaren daardoor meer rust en een verhoogde productiviteit.

Het ontstaan van 5S

Veel mensen denken dat de oorsprong van 5S bij Toyota vandaan komt, net zoals de geboorte van Lean. Maar de eigenlijke oorsprong voor 5S ligt bij Ford, de Amerikaanse autofabrikant. De naam die Ford gebruikte was de CANDO methodiek, die inhoudelijk overeenkomt met de 5S methode.

Toyota heeft de kennis hiervan vervolgens gebruikt om de 5S methode te formuleren. Uiteraard is de toepassing van 5S inmiddels vele malen groter en wordt deze gebruikt binnen vele verschillende industrieën.

De volgordelijke stappen binnen de 5S methode

1. Seiri: scheiden

Het onnodige verwijderen en scheiden wat wordt behouden.

2. Seiton: schikken en ordenen

Materialen opruimen op een manier waarop ze eenvoudig beschikbaar zijn.

3. Seiso: schoonmaken

De werkruimte schoonmaken en schoon houden, met behulp van tools.

4. Seiketsu: standaardiseren

Ervoor zorgen dat schoonmaken in het werkproces wordt opgenomen.

5. Shitsuke: standhouden

Volhouden door middel van analyse, draagvlak van het gehele team en doorzettingsvermogen.

Tegenwoordig wordt er vaak een zesde S aan toegevoegd, namelijk Safety (veiligheid). Een veilige werkplek is vanzelfsprekend essentieel om ongelukken te voorkomen.

We leggen je uit wat de verschillende stappen precies inhouden en hoe je de methode kunt implementeren binnen je organisatie.

Scheiden (Seidi)

Er liggen vaak onnodig veel materialen op een werkplek. En niet alleen op een werkplek, ook de gezamenlijke mailbox of drive staat vol met oude mails en documenten. In deze stap van de methode bepaal je wat er nodig is en wat overbodig is. Materialen, mails of documenten die weinig of niet gebruikt worden, worden gesorteerd en opgeruimd. In de meeste organisaties is het verbazingwekkend om te zien hoeveel ‘waste’ er op deze manier al verdwijnt.

Belangrijke documenten die niet direct nodig zijn, worden afgevangen op een plek die goed te vinden is, maar niet direct in het oog springt. Bijvoorbeeld de map “archief”.

Acties:

• Bepaal de werkruimte die je volgens 5S gaat structureren en geef mensen een eigen taak en verantwoordelijkheid.
• Sorteer de overbodige materialen, mails of documenten en plaats deze op een afgesproken plek.
• Stel iemand aan die de rol op zich neemt om vragen te stellen over de functie van materialen.
• Beslis gezamenlijk over de bestemming.

Schikken (Seiton)

De essentiële voorwerpen krijgen weer een plek in de werkruimte. Omdat de onnodige materialen en documentatie nu opgeruimd zijn, kan de werkruimte een stuk efficiënter worden ingericht. Wat vaak gebruikt wordt, moet ook makkelijk bereikbaar zijn.

Een van de tools die worden gebruikt om dingen overzicht te geven, is een schaduwbord. Hierin worden materialen opgehangen zodat het direct duidelijk is waar het voorwerp geplaatst dient te worden.

Acties:

• Rangschik belangrijke materialen en documentatie
• Denk na over de doelen van de verschillende middelen
• Ga na hoe frequent de middelen gebruikt worden en categoriseer deze
• Bepaal op welke plek de materialen geplaatst dienen te worden
• Denk na over de meest efficiënte manier om deze te plaatsen

Schoonmaken (Seiso)

Het is eenvoudiger om een schone werkplek te onderhouden dan om een vieze werkplek schoon te maken. Bij 5S ligt de focus in deze stap daarom op regelmaat en consistentie. Er wordt een schema opgezet om de schoonmaak gestroomlijnd te laten verlopen.

Medewerkers dienen daarnaast te weten wat een schone werkplek inhoudt, zodat zij een referentiekader hebben van de ideale situatie. Ook concrete takenlijsten en het rouleren van de verantwoordelijkheid helpen om een situatie te creëren waarin iedereen de noodzaak voelt om de werkplek schoon te houden. Ongeacht of het gaat om een fysieke of online werkomgeving.

Acties:

• Schoonmaken
• Structuur aanbrengen in het schoonmaakproces
• Concrete takenlijsten maken
• Verantwoordelijkheid rouleren

Standaardiseren (Seiketsu)

Samen maken jullie afspraken over de standaard. Zo is het precies helder wanneer je iemand ergens op kunt aanspreken en wat jij kan doen om de werkplek optimaal te laten functioneren. Dit is een essentiële stap. Sla je deze over, dan loop je als organisatie het risico om wederom in de oude patronen te vervallen.

Vervolgens moet er een systeem in gang gezet worden om de werkplek overzichtelijk en schoon te houden, dat door iedereen binnen de organisatie begrepen wordt en uitgevoerd kan worden.

Acties:

• Een referentiekader creëren voor iedereen
• Maak afspraken zodat je weet wanneer je elkaar kunt aanspreken
• Een standaard creëren voor de schone werkplek
• Visualiseer

Standhouden (Shitsuke)

Nu de werkplek geordend en schoon is, moet de standaard bewaakt worden. De systemen zijn al in plaats om dit te bewerkstelligen. Zo zijn er schema’s, takenlijsten en is er een duidelijke standaard afgesproken.

Toch gebeurt het ondanks al deze maatregelen dat organisaties  terugvallen in het oude patroon. In dat geval is het belangrijk om te herleiden wat de afwijking van de gemaakte standaard is, welke oorzaak hier onder ligt en welke verbeteractie wordt genomen . Dit is goed te bespreken in een dag- of weekstart.

Vaak zijn er hele legitieme redenen waarom de processen stil liggen, je moet ze alleen achterhalen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een nieuwe medewerker niet of onvoldoende op de hoogte is van de standaard of dat het afgesproken proces in de praktijk toch niet haalbaar blijkt te zijn en aangepast moet worden

Acties:

• Gedisciplineerd zijn in de uitvoering
• Analyseren of de afspraken worden nageleefd
• Onderzoeken waardoor niet worden nageleefd
• Het proces verder verbeteren
• Regelmatig de stappen herzien