5s: Hoe zorg je voor een optimale werkplek?

Baal jij ervan dat er regelmatig fouten worden gemaakt doordat de werkplek ongeorganiseerd is? Zie jij kansen voor verbetering, maar zoek je een manier om de werkplek blijvend effectief en efficiënt in te richten? 5s is één van de bekendere Lean tools, waarmee je een optimale werkplek creëert. Dus wil jij een opgeruimde, aantrekkelijke maar bovenal efficiënte werkplek? Lees vooral deze blog!

Wat is 5s?

5s is een veel gebruikte tool binnen Lean management. Het doel van 5s is het creëren van een werkomgeving, waarin alles dat gebruikt wordt een plek heeft dat past bij de werkzaamheden die er verricht worden. Oftewel; de werkruimte is zo ingedeeld dat het bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit van je werkzaamheden.

Het creëren van deze optimale werkruimte doe je aan de hand van 5 stappen die allemaal beginnen met de letter S; vandaar 5s. Hieronder leggen we je per stap uit wat je moet doen en waarom je dat doet, zodat je na het lezen van deze blog zelf aan de slag kan!

5s, het stappenplan

Je weet nu waar de naam 5s vandaan komt, maar je weet nog niet waar de stappen voor staan. Met onderstaande stappen kun je direct aan de slag!

Stap 1: Sorteren

Hoe fijn is het dat alleen datgene wat je echt nodig hebt op de werkvloer aanwezig is en ook nog op de juiste plek? “Is een item noodzakelijk of overbodig?” Dat is de vraag die je stelt bij alles wat je in de ruimte tegenkomt; materiaal, gereedschappen, elektronica etc. Spullen die helemaal niet gebruikt worden of lang niet gebruikt zijn verwijder je uit de ruimte. Als er bij voorwerpen onduidelijkheid is, dan kan je daarop een rode kaart plakken met de vraag wat ermee moet gebeuren. De gebruikers ervan bepalen uiteindelijk of het opgeruimd moet worden of eventueel kan worden weggegooid, verkocht of geschonken aan een goed doel. Na deze stap zijn er alleen nog dingen aanwezig, waarvan je zeker weet dat ze worden gebruikt. Op naar stap 2!

Stap 2: Schikken

Nu dat alle overbodige spullen zijn opgeruimd, is het tijd om de noodzakelijke spullen een vaste plek te geven. Zorg dat iedereen die gebruik maakt van de werkplek de spullen op een makkelijke en logische plek kan vinden. Je wil bijvoorbeeld dat veel gebruikte spullen binnen handbereik zijn en als er materialen zijn waar iedereen gebruik van maakt, dat ook iedereen ze terug kan vinden. Belangrijk is dat alles te vinden is op een plek waar het de efficiëntie van werkzaamheden ten goede komt, houdt dit dan ook goed tijdens deze stap in gedachte.

Stap 3: Schoonmaken

Alle benodigde spullen hebben een vaste plek gekregen. Je kan nu overgaan tot schoonmaken. Dat betekent aan de ene kant letterlijk het reinigen van de werkruimte, vloeren, werktafels, muren etc., maar ook het elimineren van de vervuilingsbronnen. Denk hierbij aan koffiekopjes op het bureau, maar ook een bestandje in de verkeerde map, want 5s is ook toepasbaar in een digitale omgeving. Hierbij is het eveneens belangrijk dat je gaat bepalen hoe je deze vervuiling voortaan gaat voorkomen. Hanteer regels en normen, zorg voor standaards en verantwoordelijken.

Stap 4: Standaardiseren

Zonder deze stap is 5s eigenlijk nutteloos. Standaardiseren gaat ervoor zorgen dat de optimale werkplek blijft zoals het is na stap 1 t/m 3. Hoe kan je snel zien wat waar hoort? Belangrijk is dat je dit visueel maakt. Gebruik labels, lijnen, kleur en foto’s, daarmee laat je duidelijk zien wat de standaard is en wat niet.

Stap 5: Standhouden

Met de vijfde en laatste stap zorg je dat de werkruimte – die er nu weer uitziet als nieuw – blijft zoals het is. Doormiddel van controlelijsten en/of audits op orde en netheid zorg je dat er continu getoetst wordt of de afspraken na worden geleefd en waar er verbetering in het 5s systeem nodig is. Hang scores aan de controle, zodat je duidelijk kan aangeven wat wel en niet goed gaat.

Tot slot

Je weet nu wat je moet doen om een optimale werkplek te creëren. 5s is niet alleen geschikt voor zakelijke ruimtes, ook op je laptop (denk aan alle mappen waar je bestandjes in hebt opgeslagen), keuken of klerenkast kun je 5s toepassen. Volg de stappen en ervaar zelf het resultaat! Deel je ook een “before en after” foto van de ruimte met ons op LinkedIn? We kijken ernaar uit!