Waarom is Agile/Scrum werken ook buiten IT essentieel?

Organisaties hebben tegenwoordig te maken met extreem uitdagende en veeleisende externe omgevingen. Wie om zich heen kijkt ziet dat de snelheid van ontwikkeling zowel binnen Nederland als internationaal de laatste jaren enorm is toegenomen. 

We leven mede door toedoen van de digitale revolutie in een overdrive-tijdperk. Nieuwe klantbehoeften ontwikkelen zich in halsbrekend tempo, nieuwe doelgroepen komen razendsnel op en concurrenten tuimelen over elkaar heen om de wedstrijd te winnen met nieuwe waardeproposities. 

Wie als onderneming overeind wil blijven in deze nieuwe realiteit zal zich moeten leren aanpassen. En dan niet eenmalig, maar continu. Winnende strategieën zijn immers korter houdbaar dan ooit; de inkt is nog niet droog of het beste plan moet alweer bijgesteld worden. Wendbaarheid is dus cruciaal, nu en in de toekomst.

Alleen bedrijven die flexibel en adaptief kunnen reageren op hun steeds dynamischer wordende omgevingen blijven relevant. Agile/Scrum werken biedt hiervoor uitstekende aanknopingspunten – niet alleen voor IT, maar juist voor de hele organisatie.

Herkenbare uitdagingen oplossen met Agile outside IT

Agile/Scrum werken wordt natuurlijk al langere tijd met succes toegepast bij organisaties op iedere schaalgrootte, maar de meeste ondernemers denken hierbij vooral aan de IT-afdeling en niet aan bijvoorbeeld Marketing & Communicatie of HR. Dat is onnodig beperkend, want Agile outside IT is juist een uitstekende oplossing voor de uitdagingen waarmee moderne bedrijven te maken hebben. Een aantal hiervan zal je waarschijnlijk wel bekend voorkomen:

Verbeter de samenwerking met afdelingen die al Agile/Scrum werken

Zoals gezegd wordt Agile/Scrum werken vaak in IT-omgevingen toegepast. Dit is geen controversieel punt. Maar de IT-afdeling is niet de enige afdeling die bijdraagt aan de resultaten van je onderneming. Wanneer één afdeling Agile/Scrum werkt en de rest niet kan dit leiden tot problemen in de samenwerking. Het is dan lastig om een goede connectie tot stand te brengen. 

Afdelingen die in sprints werken leveren volgens een vast ritme deliverables op. Daarbij wordt voor iedere nieuwe sprint bepaald wat de prioriteiten zijn waaraan men in die periode gaat werken. Maar die prioriteiten wisselen continu en staan niet dus niet ver van tevoren al vast. Dit vergt dus ook flexibiliteit van de andere afdelingen binnen de organisatie. 

Als de IT-afdeling input nodig heeft van de juridische afdeling kunnen zij dit niet al een half jaar van tevoren aankondigen. En omgekeerd zal de marketingafdeling haar klantonderzoek ook zodanig moeten opzetten dat de IT-afdeling niet een half jaar zit te wachten voordat ze weten welke nieuwe features razend populair zijn bij gebruikers.

Houd belangrijke criteria tijdens het hele proces goed op het netvlies

Bij traditionele projectmethoden is het heel normaal om het hele proces te doorlopen op basis van een initieel ontwerp en pas aan het einde erachter te komen of het resultaat aan de mogelijk veranderde eisen van de klant voldoet. Hetzelfde geldt voor andere criteria zoals wet- en regelgeving, veiligheid en compliance. Dat dit tot onnodige verspilling van tijd en energie kan lijden zal niemand verbazen. 

Agile outside IT biedt hiervoor een heldere oplossing. Belangrijke succescriteria worden bij Agile/Scrum werken aan de voorkant van werktraject opgepakt in plaats van aan de achterkant. Daardoor worden ze tijdens de gehele looptijd van het project meegenomen in het proces en zijn er nooit verrassingen.

Maak complexe projecten benaderbaar en verminder onderhanden werk

Een bonte stoet complexe projecten waar geen einde aan lijkt te komen, hoe hard je er ook aan werkt: het is voor veel bedrijven, afdelingen en teams helaas een herkenbare situatie. Dit komt onder andere omdat organisaties die volgens de watervalmethode werken moeite hebben om focus te bewaren. 

Projecten worden ervaren als enorme werkblokken die tot overmaat van ramp vaak kruislings over elkaar heen komen te liggen, waardoor teams dan weer aan het ene, dan weer aan het andere project moeten werken. Hierdoor krijgt de dagelijkse praktijk een haast stroperig gevoel en wordt er minder voortgang geboekt dan wenselijk zou zijn. 

Omarm je echter Agile/Scrum werken, dan worden die projecten veel beter benaderbaar. Er is meer focus omdat de sprints gebouwd zijn rond concrete doelen in plaats van betekenisloze milestones. De doorlooptijden worden daardoor stukken korter en de time-to-market neemt af.

En wat misschien wel een van de grootste voordelen van Agile outside IT is: de motivatie neemt toe, omdat teams gedurende de sprint alleen maar werken aan zaken die waarde opleveren voor klanten of collega’s.

Hoe kun je de voordelen van Agile/Scrum werken benutten?

De uitdagingen die we hiervoor hebben aangestipt zijn maar een paar voorbeelden van de positieve impact die Agile outside IT kan hebben. En we hoeven maar te kijken naar het succes van bedrijven die Agile/Scrum werken omarmen om de voordelen van deze manier van werken te herkennen:

• Klanten krijgen altijd een oplossing die aan hun wensen en eisen voldoet, omdat die criteria vanaf het begin van de sprint in de werkwijze geborgd zijn.
• Het hele proces wordt op een effectieve manier uitgevoerd, waarbij alle stakeholders on board zijn. De benodigde coördinatie zit dus al ingebakken in de werkmethode.
• Het opknippen van projecten in kleine, doelmatige onderdelen die in sprints worden aangepakt creëert meer focus en motivatie bij alle betrokkenen.
• Het cumulatieve effect van meer motivatie, effectiviteit, klantgerichtheid en efficiëntie leidt tot een kortere time-to-market en daarmee tot snellere ROI.

Maar om die voordelen te kunnen benutten is het belangrijk dat je Agile/Scrum werken aandachtig en oprecht doorvoert in je organisatie. Het is en blijft een andere manier van werken en verandering gaat nooit zonder slag of stoot.

Agile outside IT vereist een andere managementstijl en mindset

Wanneer je overweegt om Agile/Scrum te gaan werken is het heel belangrijk om je te realiseren dat management ook in de verandering mee zal moeten gaan. Er komt in de nieuwe situatie veel autonomie bij de teams te liggen die het werk uitvoeren. Zij zullen zelf moeten beslissen op welke manier zij de doelen van de organisatie gaan dienen. Managers zullen teams los moeten laten en meer vertrouwen moeten geven dan ze voorheen wellicht gewend waren. Dat is niet altijd makkelijk. 

Een van de lastigste zaken om mee geconfronteerd te worden is het feit dat teams niet meer vooraf kunnen aangeven wat hun jaarbudget precies gaat opleveren. De prioriteiten worden immers door het jaar heen afgestemd op wat de markt en de omgeving verlangt. Bij traditionele projectorganisaties was het nog mogelijk om de schijn op te houden: teams konden dan exact aangeven waar ze aan zouden werken en wat het zou opleveren. Dat dit achteraf regelmatig weggegooid geld bleek te zijn liet men in het midden. Er was in ieder geval een heldere prognose. 

De focus verschuift bij Agile outside IT echter naar waardecreatie en dat is een positieve ontwikkeling. Maar managers moeten wel accepteren dat ze minder top-down invloed kunnen uitoefenen. De sprint is een afgebakende periode waarin teams met rust gelaten moeten worden. Het is dus belangrijk dat management de neiging overwint om ad-hoc taken op het team af te vuren en nieuwe behoeften te bewaren voor nieuwe sprints. Daar staat tegenover dat de tijd tussen sprints kort is, dus management ‘mist’ nooit meer dan twee tot drie weken.

Agile/Scrum werken maakt de doelen van de organisatie crucialer dan ooit

Wie Agile outside IT wil implementeren moet niet alleen de bestaande managementstijlen op de schop nemen, maar ook goed kijken naar de manier waarop de organisatie bestuurd wordt. Bij Agile/Scrum werken zijn de doelen die je als bedrijf nastreeft immers van enorm belang. Daarbij gaat het zowel om de doelen van projecten als om de hogere organisatiedoelen. 

Het is dus zaak om goed vast te stellen waar je als organisatie naartoe wilt en waarom en deze visie vervolgens helder te communiceren naar iedereen binnen het bedrijf. Hoe beter dit gezamenlijke doel tot leven komt, des te groter de kans dat de overstap naar Agile/Scrum werken succesvol zal zijn.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Of je nu de complexiteit van grote projecten wilt bedwingen, betere samenwerking wilt faciliteren tussen afdelingen binnen je organisatie of simpelweg meer focus en motivatie op de werkvloer wilt creëren, Agile/Scrum werken biedt ook buiten de context van IT aantrekkelijke voordelen. Een flexibele organisatie kan zich veel makkelijker aanpassen aan de markten en omgevingen van de 21^ste eeuw en dat biedt meer kansen voor groei en bloei. 

Maar wil je die voordelen kunnen benutten, dan zul je wel de juiste bagage moeten hebben. Een verandertraject brengt altijd risico’s met zich mee, hoe nuttig en waardevol de verandering ook moge zijn. Daarbij komt dat juist Agile outside IT voor veel organisaties onbekend terrein is. Het is dus handig om je te verdiepen in Agile/Scrum werken voordat je aan zo’n transitie begint. Wie een marathon loopt zonder te trainen loopt immers een grotere kans op blessures.