Kaizen, even lekker in problemen denken

Kaizen is een Japanse term dat letterlijk “verandering ten goede” betekent. Het is een Lean methodiek waarin iedereen gemotiveerd wordt om continu verbeteringen voor te stellen. Dit zijn over het algemeen kleine verbeteringen, maar kunnen ook grote verbeteringen zijn. Dit is afhankelijk van hoeveel impact het heeft op de organisatie."

Ben jij oplossingsgericht? Niet doen!

In vacatureteksten zie je negen van de tien keer in de functiebeschrijving ‘oplossingsgericht’ voorbijkomen. Best gek. Want daarmee vraag je van mensen dat ze oplossingen kunnen bedenken, terwijl je voorbijloopt aan (de oorzaak van) het probleem. Uren, dagen, maanden besteden we aan het bedenken en implementeren van oplossingen, zonder dat we het probleem eigenlijk helder hebben: Floplossingen zijn oplossingen die maar tijdelijk werken. De eerstvolgende keer dat het probleem zich opnieuw voordoet hoor je jezelf denken: dit probleem hadden we toch al eerder aangepakt? 

Duurzaam oplossen en continu verbeteren

Als je de Kaizen methode volgt, zorg je ervoor dat je problemen duurzaam oplost. Met name omdat je op zoek gaat naar de grondoorzaak. Dus de band plakken, én het glas opruimen. 

Doordat je de oplossing voor de grondoorzaak als nieuwe standaard werkwijze implementeert zul je het probleem niet meer tegenkomen. Vanuit de nieuwe werkwijze ga je weer verder verbeteren en zo maakt de Kaizen methodiek continu.

In de Toyotafabriek (en inmiddels ook bij anderen) is het al sinds jaar en dag de gewoonte om continu te kijken naar verbeteringen. Van iedere medewerker worden 2 verbetervoorstellen per week verwacht. En die zijn er eigenlijk altijd. De mensen die daadwerkelijk werken aan iets, zien natuurlijk ook waar ze tegen aan lopen als het gaat om verspillingen in het proces oftewel niet waarde toevoegende en niet noodzakelijk activiteiten.  

Dat is continu verbeteren in optima forma. 

Hoe pas je Kaizen toe?

Je weet nu dat Kaizen een methodiek is waarin iedereen gemotiveerd wordt om met verbetervoorstellen te komen en dat daar een bepaalde mindset bij hoort. De vraag blijft hoe ga je nu concreet aan de slag om daadwerkelijk te verbeteren. Zie hier de 6 stappen in continu verbeteren, deze kunnen toegepast worden door eenieder in de organisatie: 

1. Definieer het probleem

Zorg ervoor dat duidelijk is welk probleem er opgelost moet worden en formuleer het doel volgens de S.M.A.R.T-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Zo weet je precies wat er wanneer is verbeterd. 

2. Verzamel data 

Ze zeggen niet voor niets; meten is weten. Vaak komt een verbeter idee vanuit het gevoel dat iets beter kan. Zorg dat dit te onderbouwen is met data. Hiervoor kan je bijvoorbeeld de Value Stream Map (VSM) gebruiken of een andere methode om data inzichtelijk te maken. 

3. Analyseer 

Als de feiten boven water zijn gehaald, start dan met het analyseren. Heel belangrijk hierbij is dat je de opvallende feiten gaat bevragen door middel van de 5x waarom methode. Zo achterhaal je de grondoorzaak van wat er gemeten is. 

4. Genereer en selecteer de oplossing 

Na de analyse zou je exact moeten weten wat het probleem veroorzaakt en op welke manieren je het kan oplossen. Bepaal wat de juiste oplossing is aan de hand van de haalbaarheid en impact van de gegenereerde oplossingen. 

5. Implementeer 

Ga met de verbetering aan de slag en houd de voortgang bij, zodat je precies weet wat de status is. Zo maak je ook inzichtelijk of je het doel (stap 1) gaat halen. 

6. Check en standaardiseer 

Check de implementatie; is je probleem nu opgelost? Zo ja, zorg voor standaardisatie. Indien nodig pas je hiervoor werkinstructies aan, train je andere medewerkers en betrek je belanghebbenden bij het resultaat. Een verbetering is pas een verbetering als het geborgd is in de organisatie.

Hoelang duurt een Kaizen?

Een gemiddelde Kaizen duurt 3-6 maanden. Maar er zijn er van enkele weken of zelfs enkele dagen. Vaak spreek je dan over een Kaizen event.

Praktijkvoorbeeld van trainer René

''Toen ik nog werkte bij een Retailorganisatie liepen we steeds weer tegen een probleem aan waar diverse disciplines bij betrokken waren. Er waren al vele dingen veranderd aan dat specifieke proces maar het bleef maar terugkomen. Het waren dus floplossingen. We waren er toen zo klaar mee, dat ik voorstelde om een Kaizen Event te gaan doen. Tijdens het MT overleg zei ik: ‘ ik wil die personen voor 2 dagen met overnachting op een externe locatie en dan komen jullie op de 2e dag om 16:00 uur langs en presenteren wij de oplossingen” Ik had het nooit eerder gedaan, maar ik had vertrouwen op de Kaizen methodiek en we gingen aan de slag. We hebben ons voor 2 dagen opgesloten en met de juiste mensen (data analist, marketing, sales, winkelmedewerker, call center medewerker). De 2e dag om 16:00 uur konden we de Kaizen presenteren. We hadden de oplossingen om de grondoorzaak weg te nemen.''