Altijd in maximaal 3 clicks het juiste document dankzij de 5S mappenstructuur

Onze officemanager Sharon kwam 2 jaar geleden binnen zonder enige Lean ervaring. Nu heeft ze niet alleen haar Green Belt, ze past het ook nog eens toe! Haar recente succes is het opschonen van onze mappenstructuur op Dropbox met behulp van de 5S methode .

Thuiswerken vraagt om orde op zaken

Moet je veel klikken voordat je bij het juiste document bent?

En weet je dan nog niet zeker of dit de laatste versie is?

Dat was bij ons ook het geval. Onze Dropbox groeide maar door. We hadden geen mappenstructuur of afspraken. Inmiddels waren er 26 hoofdmappen allemaal voorzien van meerdere sub-mappen en sub-sub-sub mappen tot wel 6 kliks. Een hoop verspilling van tijd, talent en werk.

Zeker nu in thuiswerksituaties zijn we extra afhankelijk van een efficiënte digitale werkomgeving. Uiteindelijk was de noodzaak zo hoog omdat we domweg geen capaciteit meer hadden. Herkenbaar? Wees gerust, hulp is nabij! Lees snel verder hoe Sharon dit probleem heeft aangepakt.

Bye bye frustratie

Sharon ziet het als haar missie om ons leven als trainers gemakkelijker te maken. De Dropbox betekende veel frustratie, dus tijd voor een opschoonactie met behulp van de 5S methode. 

De werkomgeving organiseren met 5S

5S gaat over het organiseren van de werkomgeving, zodat het een positief effect heeft op de gebruikers, wij dus. Ook gaat 5S gaat over gedragsverandering en dat is lastig te realiseren. Het aanpassen van de omgeving helpt om gedrag te veranderen. 5S kent 5 stappen die ieder met een ‘S’ beginnen. Makkelijk te onthouden, lastiger uit te voeren. Dit zijn ze:

• Scheiden, maakt het sneller
• Schikken, maakt het makkelijker
• Schoonmaken, maakt het prettiger
• Standaardiseren, maakt het zekerder
• Stimuleren (of standhouden), stimuleren zorgt dat het standhoudt

Hallo 5S, hallo structuur

Aangezien de Dropbox door alle 12Mprovers wordt gebruikt, betreft het hier geen eenvoudige individuele opruimactie die Sharon even simpel tussendoor kon doen. Integendeel,  dergelijke grote 5S implementatie kenmerkt zich door 3 fasen.         

De 3 fasen van een 5S implementatie

Fase 1 – Voorbereiding:

Gelukkig had Sharon een goede case voor haar project. Wegnemen van pijn/frustratie bij je klant wordt namelijk zeer gewaardeerd zoals we weten als Lean professionals. Na afstemming met een van de partners, stelde ze een klein 5S team samen. Ze koos voor twee kritische trainers met verschillende disciplines die belang hebben bij een opgeschoonde Dropbox.

Vervolgens is dit verbeteridee voorzien van een duidelijke opdrachtbeschrijving, doel en acceptatiecriteria. De Dropbox bestaat uit twee delen, namelijk 1) Bedrijfsvoering en 2) Training. Het team start met de laatste. Tenslotte, aangezien het initiatief past in onze Hoshin, werd het opgenomen in onze kwartaal planning.                         

Fase 2 – Clean out:

Tijdens een Clean Out doorloop je de eerste 3 S-en: Scheiden, Sorteren en Schoonmaken.

In ons geval gaat het uiteraard om een digitale variant, daarbij is een goede voorbereiding essentieel, anders kunnen belangrijke document verloren gaan. Sharon’s aanpak onderscheidt twee structuren, namelijk de schaduw- en boomstructuur.

Allereerst heeft ze een kopie gemaakt van het Training gedeelte op de Dropbox, de schaduwstructuur (scheiden). Dit om te voorkomen dat er info verloren gaat. Vervolgens heeft ze in overleg met de twee trainers de gewenste mappenstructuur in de boomstructuur in een Excel document weergegeven (zie voorbeeld).

De trainers kregen ieder hun eigen deel van mappen die zij moesten sorteren door alleen datgene dat echt nodig is in een training terug te plaatsen in de boomstructuur. Uiteraard speelde Sharon hierbij de advocaat van de duivel voordat de definitieve structuur werd vastgelegd. Bovendien werden alle documenten voorzien van een standaard naamgeving (DatumNaamdocInitialen).

Met een fysieke clean out kan je het kantoor sluiten of het in een weekend of avond doen. Pizza erbij en het is nog gezellig ook. Het lastige van een digitale clean out is dat het tussen de bedrijven door moet. Dus hoe bewaak je dan de voortgang en zorg je dat het afkomt?

Volgens Sharon is het belangrijk om het gemeenschappelijke doel voor ogen te houden: streven naar een perfecte Dropbox dat eenieders leven aangenamer zal maken!

Waar toegestaan in hun drukke agenda’s werkten de trainers individueel aan het sorteren van hun mappen. Op regelmatige basis herinnerde Sharon hun aan het belang en plande zij updates in voor checks en terugkoppeling naar de rest van ons.

Fase 3 – Borging:

Toen was het moment daar dat alles was gesorteerd in de boomstructuur, nagekeken op volledigheid en voorzien van standaard naamgeving. Wat nu?

Allereerst werd de boomstructuur vastgezet, dit betekent dat de mappen alleen bedoeld zijn om te lezen/gebruiken, zodat de standaard werd gewaarborgd. Iedereen binnen 12mprove werd in een gezamenlijke sessie geïnformeerd over het resultaat en het juist gebruik van de nieuwe Dropbox.

Als we nu een verandering willen in een document, verloopt dit via een change formulier. Iedereen heeft elders op de Dropbox een eigen map waar hij of zij documenten desgewenst kan bewerken, maar niet binnen het Training gedeelte. Op deze manier wordt de standaard en de structuur behouden. 

Uiteraard is dit wennen voor iedereen, maar inmiddels kan ik uit eigen ervaring zeggen dat het heel fijn werkt. Een klein foutje in een document wordt snel aangepast met behulp van het change formulier. 

Sharon’s inzichten voor een efficiënte digitale werkruimte

Lean gaat om streven naar perfectie en continu verbeteren. Ook deze keer hebben we weer veel geleerd. Deze lessen delen we graag met je:

• Just do it; gewoon beginnen!
• Houd het schip klein met 1 kapitein
• Ruim genoeg tijd in, het duurt altijd langer dan verwacht. Deze actie duurde 3 maanden!
• Behoud je oude map als archief zolang de implementatie nog loopt
• Voorkomen is beter dan genezen; bedenk vooraf een structuur en maak afspraken

En bovenal: houdt het doel voor ogen. Een schone Dropbox heeft veel voordelen:

• Kennis gaat niet meer verloren door zoekgeraakte documenten
• Het wiel wordt niet telkens opnieuw uitgevonden
• Minder tijdverspilling (lees: minder appjes, mailtjes, belletjes)
• Inzicht in de standaard bewaakt de kwaliteit van het werk, mogelijkheid om de norm te challengen.
• Minder frustratie = meer plezier voor andere mooie verbeterideeën!