Bepaal de juiste koers en behaal je bedrijfsdoelen met Hoshin

Bedrijven zijn in 2020 op scherp gezet door de komst van het coronavirus. Werknemers en ondernemers zijn gemotiveerder dan ooit. Maar urgentie en angst voor wat er te verwachten staat zijn geen goede raadgevers voor het bepalen van de juiste koers. 

Juist in deze bizarre tijd is het belangrijk om te weten waarvoor je het allemaal doet. Het helpt als je dit ook visueel kan maken en op deze manier kan delen met je omgeving. De HOSHIN matrix, een gevisualiseerd kompas gecombineerd met meerdere Lean tools, helpen jouw organisatie hierbij.

Merk jij binnen jouw organisatie ook dat je het lastig vindt om koers te bepalen? En wil jij 2021 een positieve wending geven? Lees dan snel verder en ontdek hoe jij deze tools kan toepassen in jouw organisatie.

Bepaal je koers effectief met een BHAG (Big Hairy Audacious Goal)

Het is essentieel om jezelf en jouw collega’s uit te dagen met ambitieuze doelen. Een zogeheten Big Hairy Audacious Goal (BHAG), is een lange termijn doel, dat voldoende intrigeert om medewerkers in een organisatie in actie te zetten.

Deze term komt uit het boek “Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies” (1994, Jim Collins & Jerry Porras).

Een BHAG kan echt het verschil maken in jouw organisatie; het laat mensen weer dromen. Zelfs als deze droom in eerste instantie onbereikbaar lijkt. Een BHAG:

• Vormt een uitdaging: het is belangrijk dat het doel net buiten bereik ligt, zodat het een uitdaging vormt en inspireert tot slimmer en creatiever te werken.
• Geeft richting en bepaalt jouw koers: in tegenstelling tot een normaal doel, stimuleert een BHAG in de juiste richting. Dus zelfs als je het niet haalt, je gaat sowieso vooruit en ontdekt nieuwe wegen en mogelijkheden waar je mogelijk nog nooit eerder aan had gedacht of van had gehoord.

Een BHAG opstellen in drie simpele stappen:

Overtuigd van het nut van de BHAG? Laten we dan stap voor stap bekijken wat je kan doen om zeker te weten dat je een passende BHAG opstelt. Grofweg verloopt het in drie stappen:

1.Ideation ofwel ideevorming

In de eerste stap mag je helemaal los gaan samen met je team. Wees ambitieus en reik voor de sterren!

Wat heeft jullie sector nodig, hoe kan het worden verbeterd? Hoe ziet de sector er over tien jaar uit? Dit gedeelte kost tijd, pak die tijd en ruimte. Ideevorming is niet hetzelfde als simpelweg een half uurtje brainstormen met je collega’s.

Brainstorming bestaat uit oefeningen om nieuwe ideeën over bestaande onderwerpen te bedenken. Daarentegen is ideevorming visionair: je gaat op zoek naar oplossingen voor nog onbekende problemen. Het is een creatief proces waarbij je nieuwe gedachten genereert, ontwikkelt en communiceert.

Dit zijn mijn drie favoriete tools om het proces van ideevorming te ondersteunen, in lijn met de Lean filosofie:

• 5W&1H

Net zoals bij stap 1 de probleemdefinitie van de Kaizen, gebruik je hier de 5W’s om op zoek te gaan naar jullie BHAG.

-Wat is het probleem of de uitdaging?

-Wie is de doelgroep?

-Waar…?

-Wanneer…?

-Waarom…?

-En tenslotte Hoe…?

• Mindmapping

Één beeld zegt meer dan 1000 woorden. Als Lean professionals houden wij van visueel management. We doen hier dagelijks ons voordeel mee, bijvoorbeeld in onze prestatiedialoog, coaching en training.

Zorg dat je een groot vel papier of whiteboard hebt. Noteer het onderwerp in het midden en daarom omheen alles wat een relatie heeft met dit onderwerp. Op deze manier stimuleer je de rechter hersenhelft optimaal. Vervolgens kan je lijnen zetten, groepjes sub-onderwerpen maken en als je echt creatief wilt zijn: bijpassende illustraties maken. Op deze manier ga je nieuwe verbindingen maken die eerder niet zichtbaar waren.

• Nieuwe ideeën genereren met de Scamper checklist

Scamper is een checklist die helpt bij het genereren van nieuwe ideeën. Ik gebruik deze techniek ook regelmatig in verbetertrajecten, omdat hij helpt om buiten de kaders te denken.

S – Substitute (Vervangen)

C – Combine (Combineren)

A – Adapt (Aanpassen)

M – Modify (Wijzigen)

P – Put to another use (Gebruik voor ander doel)

E – Eliminate (Elimineren)

R – Reverse (Omdraaien)

Zo kun je deze tool inzetten bij een nog te ontwikkelen BHAG:

Bedenk zoveel mogelijk vragen en antwoorden aan de hand van SCAMPER.

-Wat kunnen we met ons (toekomstig) product of dienst vervangen?

-Hoe kunnen we ons product (of dienst) combineren met andere producten?

-Hoe kunnen we ons product aanpassen voor een ander doel?

-Enzovoorts

Uiteraard zijn er nog veel meer technieken om tot creatieve ideevorming te komen. Zoek iets dat bij jou en jouw team past en dan, als een echte Lean professional, gewoon ‘doenken’ en lekker experimenteren!

2. De haalbaarheid van je BHAG meten

In de volgende stap is het tijd om te meten hoe haalbaar je BHAG is. Als je de komende tien jaar hiervoor gaat, moet het wel zeker weten de moeite waard zijn. In hoeverre zal de BHAG op lange termijn een waardevolle en meetbare verbetering teweeg brengen?

Daarbij is het van belang dat alle collega’s ook de waarde inzien en willen steunen. Een goede BHGA creëert een beweging en stimuleert innovatie.

Lijkt het doel in eerste instantie onbereikbaar? Bedenk met elkaar potentiële oplossingen voor de obstakels die je wil overwinnen, voordat je een doel als onbereikbaar bestempelt. Vaak is er veel meer mogelijk dan wij denken.

3. Delen en ontleden

De derde en tevens laatste stap in het proces tot een passende BHAG is het delen en ontleden. Zodra je de juiste bewoording hebt, catchball met het team en de organisatie. Vraag zo veel mogelijk feedback en input door hun waarom-vragen te beantwoorden. Ontleed de BHAG in kleine hapklare brokken. En dan, aan de slag!

Het begin is er. Hoe nu verder? Gelukkig zijn er diverse strategie executie instrumenten die hierop een gestructureerde en inzichtelijke wijze vorm aan kunnen geven.

Wij behandelen hier de Hoshin matrix, omdat deze visueel heel sterk is en gemakkelijk is te combineren met andere instrumenten, zoals het OGSM en A3-rapport.

De Hoshin matrix: van jouw BHAG, naar dagelijks continu verbeteren

Hoshin is het Japanse woord voor kompas en geeft richting bij het maken van keuzes in de weg naar de BHAG en is daarmee een uitermate krachtig strategie-executie instrument. De kern is de missie (why) van de organisatie, geïnspireerd door de BHAG.

Het linkt lange termijn (3-5 jaar) doelen aan jaardoelen, verbeterinitiatieven, KPI’s én resources. Hierdoor kun je in één oogopslag zien welke verbeterinitiatieven bijdragen aan welke jaardoelen en lange termijn doelen. Als er dan een nieuw verbeterinitiatief voorbij komt, kun je eerst kijken of het bijdraagt aan een jaardoel.

Je ziet ook in de matrix wie er allemaal al aan een verbeterinitiatief werken. Dit staat vermeldt bij de resources. Hebben de mensen in het team nog ruimte om een nieuw verbeterinitiatief op te pakken naast wat er al loopt? Perfect, dan kun je het toevoegen aan de matrix en het gaan uitvoeren. Hiervoor kun je heel goed een A3 rapport gebruiken.

Behalve de Hoshin matrix, komt ook het gebruik van de Impact-gemak/haalbaarheid matrix uitgebreid aan bod. Zo maak je de meest effectieve keuzes uit al die geweldige verbeterideeën.

OGSM: de strategie voor een team, afdeling of organisatie vastleggen op één A4

De OGSM is een tool waarin je het plan voor een team, afdeling of organisatie voor een vooraf bepaalde periode op één A4 vastlegt.

De afkorting OGSM staat voor de verschillende onderdelen: Objective, goals, strategies en measures. Bij 12Mprove voegen wij daar nog Actions aan toe.

Het leent zich uitstekend in aanvulling op de Hoshin matrix om bijvoorbeeld de jaardoelen verder uit te werken en te monitoren. Het proces van het maken van een goede OGSM kenmerkt zich door ‘kiespijn’. Het is belangrijk om keuzes te maken. Dat levert focus op en zorgt ervoor dat de doelen ook daadwerkelijk behaald kunnen gaan worden.