Agile, Scrum en Lean: wanneer zet je wat in?

Wat is precies het verschil tussen Agile en Lean? En welk verband is er tussen Agile en Scrum? De afgelopen 20 jaar zijn Agile, Scrum en Lean in de populariteit toegenomen. Niet zo vreemd: in deze snel veranderende wereld met veel digitale en technologische ontwikkelingen, hebben we ook een betere manier nodig om projecten binnen organisaties en bedrijven te structureren." 

Om projecten soepeler te laten verlopen en de waarde voor klanten te verhogen, zijn de filosofieën Agile en Lean een uitkomst. Scrum is één van de frameworks om de filosofie van Agile toe te passen.

Wat is Agile?

Letterlijk betekent het Engelse agile wendbaar of lenig. De lenigheid is ook wat deze filosofie kenmerkt: het is een manier van denken waardoor bedrijven snel en effectief kunnen inspelen op veranderingen in de buitenwereld. Oorspronkelijk is Agile ontstaan in 2001 nadat het Agile Manifesto werd opgesteld om de productiviteit bij softwareontwikkeling te verbeteren. Tegenwoordig wordt de filosofie in veel meer sectoren toegepast, bijvoorbeeld in de marketing, sales of HR. 

Agile is dus een filosofie waarin verandering wordt omarmd. Bij de traditionele aanpak van projecten wordt er een lang proces vastgelegd dat zo precies mogelijk gevolgd moet worden – veranderingen worden daarbij te allen tijde vermeden. Hierdoor worden de processen vaak traag en bureaucratisch. Bovendien verandert de omgeving tegenwoordig snel. Bij de traditionele aanpak is het niet mogelijk om tijdens het vastgelegde proces gemakkelijk van richting te veranderen. 

Om deze nadelen weg te nemen, wordt bij Agile het lange proces opgedeeld in kleinere stukken. Hierdoor wordt een lang en complex proces behapbaar en overzichtelijk voor het team. Bovendien wordt het door te richten op kleinere stappen mogelijk om de verandering van de omgeving te omarmen. Vanaf het begin weet het team dat de omstandigheden het project zullen veranderen. Constant wordt er naar de buitenwereld gekeken en het product of de dienst aangepast aan de hand van deze veranderingen.

"Een bedrijf kan door een Agile aanpak constant afstemmen op de actuele marktsituatie. Hierdoor is het mogelijk om steeds te blijven innoveren en vernieuwen."

De filosofie van Agile is in elke organisatie goed toe te passen. Vooral bij complexere omgevingen waar technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, komt het van pas. Als een nieuwe dienst of een nieuw product voor een klant wordt ontwikkeld, zijn er altijd twee vragen: wat moet er worden ontwikkeld en hoe te ontwikkelen? In sommige gevallen is het antwoord op beide vragen nog onbekend. In dit soort complexere omgevingen komt de filosofie van Agile goed van pas. Dankzij Agile is het namelijk mogelijk om ergens aan te beginnen zonder dat het eindresultaat vaststaat.

Wat is Scrum?

Scrum is één van de frameworks die gebruikt kan worden om Agile in te zetten in een team. Bij Scrum wordt er gebruik gemaakt van een multidisciplinair en zelforganiserend team. Dit team werkt samen aan een project. Dit project wordt vervolgens opgedeeld in korte iteraties van twee tot maximaal vier weken: de ‘sprints’. Na elke sprint wordt een werkende oplossing opgeleverd. Vervolgens wordt er geëvalueerd: heeft de sprint de gewenste oplossing opgeleverd? Is het doel van de sprint gehaald? Is de bedachte volgende stap nog wel handig, of moet er worden bijgestuurd?

Het grote voordeel van Scrum is dat het een groot brok werk in kleinere stukjes hakt en hierdoor behapbaar maakt. Op deze manier wordt er binnen het team een enorme focus gecreëerd. Voor het gehele team is het duidelijk welke taak afgerond moet worden: per sprint, maar ook per dag worden doelen opgesteld. Op deze manier worden grote complexe zaken gemakkelijker en overzichtelijk.

Wat is Lean?

Lean is een filosofie en een manier van werken waarbij de waarde voor de klant centraal staat. Oorspronkelijk is de beweging ontstaan in de auto-industrie en werd er gefocust op het optimaliseren van productieprocessen. Bij Toyota werden alleen processen die waardevol waren voor de klant als nuttig gezien, de rest was waste. Het elimineren van alle verspillingen in het productieproces zorgde voor een flow, oftewel een soepele doorstroming in de productie. Hierdoor werden de kosten flink verminderd, waardoor Toyota kon uitgroeien tot de top tien van de meest succesvolle bedrijven ter wereld.

"Inmiddels wordt Lean op veel meer bedrijven toegepast. Het is niet alleen nuttig voor productieprocessen, maar kan bijvoorbeeld ook worden toegepast op financiële en administratieve processen."

Bij deze bedrijven worden de operationele processen constant verbeterd: in de gehele organisatie worden processen geoptimaliseerd om meer waarde te creëren voor de klant. Alle processen die hier niet aan bijdragen, worden verwijderd. Op deze manier wordt er waarde toegevoegd en wordt verspilling beperkt. 

Een typisch bedrijf dat werkt met de filosofie van Lean heeft vaak contact met klanten, begrijpt wat zij belangrijk vinden en optimaliseert de processen om die onderdelen te verbeteren. Vaak is de omgeving waarin Lean wordt toegepast minder complex dan bij Agile. De externe omgeving is vaak stabieler, het is duidelijk hoe de markt opereert en wat de ontwikkelingen zijn. Op dat moment wordt Lean toegepast om processen te verbeteren en een hogere klantwaarde te realiseren.

Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen Agile en Lean?

Kortom, een Agile bedrijf is een flexibel bedrijf dat zich snel aanpast aan veranderingen, een bedrijf dat constant kan innoveren en nieuwe kansen direct kan aangrijpen. Een bedrijf dat werkt met de filosofie van Lean optimaliseert de processen om zo de waarde te verhogen. 

Maar natuurlijk is het mogelijk om beide filosofieën toe te passen binnen één bedrijf: zo kan de marketingafdeling werken volgens de filosofie van Agile, terwijl tegelijkertijd de administratieve processen worden geoptimaliseerd volgens de aanpak van Lean.

Focus op klantwaarde

Bij zowel Lean als Agile wordt er gefocust op klantwaarde. Bij Lean staat klantwaarde centraal: de filosofie gaat per definitie over klantwaarde leveren en verspillingen verwijderen. Maar ook bij Agile komt klantwaarde terug. De klant kan namelijk direct betrokken zijn bij het proces. Bij de scrummethode worden bijvoorbeeld steeds tussenproducten opgeleverd na een sprint. Doordat er sneller een product of dienst opgeleverd wordt waar de klant gebruik van kan maken, wordt de klantwaarde sneller bereikt.

Een stabiele of complexe omgeving?

Zoals eerder vermeld, werkt Agile goed in een complexe omgeving. Wanneer er onbekend is wat er gerealiseerd moet worden en ook hoe dit bereikt moet worden, is Agile een uitkomst. Door het proces in kleine stappen te verdelen en de omgeving erbij te betrekken, is het mogelijk om al aan het proces te beginnen. Lean werkt juist goed in een stabielere omgeving waarbij de marktsituatie en de omgeving bekend is. Juist dan kan er goed gefocust worden op de processen en hoe deze processen verbeterd kunnen worden.

Moet de complete structuur veranderd worden?

Om op een Agile manier samen te werken, is het noodzakelijk dat de complete structuur van het team verandert. Er zijn multidisciplinaire teams nodig, waarbij iedereen een eigen verantwoordelijkheid heeft om te bepalen hoe de gestelde doelen gehaald gaan worden. Hierbij is het cruciaal dat deze teams werken via zelforganisatie en niet via een traditionele managementaanpak. Bij Lean is het daartegenover goed mogelijk om te blijven werken volgens de bestaande structuur: er wordt alleen een integraal perspectief toegevoegd, waardoor de medewerkers betrokken zijn en nadenken over hoe zij hun werk beter en efficiënter kunnen uitvoeren. Wel is het mogelijk dat uit de procesoptimalisatie blijkt dat structuren en systemen veranderd moeten worden, om zo een hogere klantwaarde te realiseren.