Kaizen: 6 stappen in continu verbeteren

 

Wist jij dat een bedrijf als Canon 60 tot 70 verbetervoorstellen per medewerker per jaar realiseert? Deze voorstellen komen van het management tot aan het vloerpersoneel; alle medewerkers zijn hierbij betrokken. Wil jij weten hoe je jouw medewerkers net zo betrokken krijgt in het verbeteren van de organisatie? Lees het in deze blog.

Kaizen: verandering ten goede

Binnen Canon, maar ook bij Toyota, werken ze volgens een filosofie genaamd “Kaizen”. Deze Japanse term betekent letterlijk “verandering ten goede”. Het is een methodiek waarin iedereen gemotiveerd wordt om continu verbeteringen voor te stellen. Dit zijn over het algemeen kleine verbeteringen, maar kunnen ook grote verbeteringen zijn. Dit is afhankelijk van hoeveel impact het heeft op de organisatie.

Kaizen is niet alleen verbeteren als het slecht gaat

De kracht van Kaizen is dat er ook verbeterd wordt als het al goed gaat. Dit kan je raar vinden – want het gaat toch al goed – maar alleen verbeteren als iets slecht gaat betekent eigenlijk dat je achter de feiten aanloopt. Met de “Kaizen mindset” blijf je de concurrentie voor door elke keer te werken naar een hogere standaard, want als jij dat niet doet, dan doet je concurrent het wel en is hij je een stap voor. Kaizen is daarom ook geen proces met een begin en een eind, het is continu; het is een filosofie.

De 6 stappen van Kaizen

Je weet nu dat Kaizen een methodiek is waarin iedereen gemotiveerd wordt om met verbetervoorstellen te komen en dat daar een bepaalde mindset bij hoort. De vraag blijft hoe ga je nu concreet aan de slag om daadwerkelijk te verbeteren. Zie hier de 6 stappen in continu verbeteren, deze kunnen toegepast worden door eenieder in de organisatie:

  1. Definieer het probleem

Zorg ervoor dat duidelijk is welk probleem er opgelost moet worden en formuleer het doel volgens de S.M.A.R.T-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Zo weet je precies wat er wanneer is verbeterd.

  1. Verzamel data

Ze zeggen niet voor niets; meten is weten. Vaak komt een verbeter idee vanuit het gevoel dat iets beter kan. Zorg dat dit te onderbouwen is met data. Hiervoor kan je bijvoorbeeld de value streammap gebruiken of een andere methode om data inzichtelijk te maken.

  1. Analyseer

Als de feiten boven water zijn gehaald, start dan met het analyseren. Heel belangrijk hierbij is dat je de opvallende feiten gaat bevragen doormiddel van de 5x waarom methode. Zo achterhaal je de grondoorzaak van wat er gemeten is.

  1. Genereer en selecteer de oplossing

Na de analyse zou je exact moeten weten wat het probleem veroorzaakt en op welke manieren je het kan oplossen. Bepaal wat de juiste oplossing is aan de hand van de haalbaarheid en impact van de gegenereerde oplossingen.

  1. Implementeer

Ga met de verbetering aan de slag en houd de voortgang bij, zodat je precies weet wat de status is. Zo maak je ook inzichtelijk of je het doel (stap 1) gaat halen.

  1. Check en standaardiseer

Check de implementatie; is je probleem nu opgelost? Zo ja, zorg voor standaardisatie. Indien nodig pas je hiervoor werkinstructies aan, train je andere medewerkers en betrek je belanghebbenden bij het resultaat. Een verbetering is pas een verbetering als het geborgd is in de organisatie.

Met deze zes stappen kan iedereen binnen welke organisatie dan ook aan de slag met kleine of grote verbetervoorstellen.

Samenvattend

We hebben je verteld dat Kaizen een filosofie is, maar ook een methodiek waarbij iedereen betrokken is. Kaizen betekent continu bezig zijn met verbeteren, zelfs als het al goed gaat, want zo blijf je de concurrentie voor. Concreet doe je zes stappen: 1. Definieer het probleem, 2. verzamel data, 3. analyseer de data, 4. genereer en selecteer de oplossing, 5. implementeer en 6. check en standaardiseer.

Dit was in een notendop wat Kaizen is en hoe je ermee aan de slag kan. Nu is het aan jou om het alleen nog maar te doen!

Wil je leren hoe je je team, afdeling of gehele organisatie kan laten verbeteren met de Kaizen methodiek? Check onze Green Belt training