A3 probleemoplossing: wat is het en waarom gebruik je het?

Zie je wel eens projectplannen van meer dan 50 pagina’s voorbijkomen in je organisatie? Merk je hoeveel moeite het kost om collega’s en andere stakeholders steeds mee te nemen in de voortgang van het project? Ervaar je ook onvoldoende sturing op projectplannen in de eigen organisatie?

Om een verbeterproject intern te communiceren èn hierop te sturen binnen de eigen organisatie is er de A3 methode of ook wel het A3 rapport genoemd.

Waarom A3 en wat zijn de voordelen?

Met een A3 rapport kun je je verbeterplan kort en krachtig communiceren zodat deze daadwerkelijk gelezen wordt en stakeholders in de organisatie ook veel beter worden meegenomen. In een A3 rapport staat waarom het verbeterinitiatief van belang is, wat er gedaan wordt en wat de actuele status daarvan is.

Hiermee creëer je meer focus, alignment, commitment en draagvlak voor het slagen van het verbeterproject.

Wat is de A3 methode?

A3 is een gestructureerde aanpak voor probleemoplossing en continue verbetering, die voor het eerst bij Toyota werd gebruikt en doorgaans wordt gebruikt door professionele Lean-organisaties. Het biedt een eenvoudige en strikte procedure die medewerkers begeleidt bij het oplossen van problemen.

De methode is oorspronkelijk binnen het Toyota Productie Systeem (TPS) ontwikkeld als manier om de inhoud van verbeterprojecten te communiceren. Het was het grootste stuk papier wat bij Toyota door de fax paste. Vandaar het A3-formaat. Inmiddels wordt deze methode door steeds meer organisaties toegepast om kort en krachtig te communiceren over verbeterprojecten.

Een A3 vertelt in één oogopslag het verhaal achter je project. Hoofd- en bijzaken worden gescheiden. Minimale inhoud dus, maar met maximaal resultaat!

De structuur van een A3 rapport

De A3 bestaat meestal uit een 4 vlaks-indeling:

A3 4 vlaks-indeling

Het eerste vak (linksboven) is de “Uitdaging” of het probleem. Het document heeft als startpunt/uitgangspunt de visie en doelstellingen van organisatie. De huidige situatie wordt afgezet tegen de gewenste situatie. De link moet gelegd kunnen worden met de doelstellingen van de organisatie.

In het tweede vlak (linksonder) worden obstakels benoemd dat wil zeggen kernoorzaken die ten grondslag liggen aan de kloof tussen huidige en gewenste situatie. Belangrijk in deze stap is dat er goed wordt doorgevraagd naar de werkelijke grondoorzaak.

In het derde vlak (rechtsboven) staan de tegenmaatregelen om de grondoorzaken weg te nemen.

Tot slot staan in het vierde vlak (rechtsonder) – bij voorkeur visueel – de vereiste meetpunten en KPI’s die inzichtelijk maken in hoeverre we op weg zijn het doel te behalen en daarmee het probleem op te lossen.

Toelichting

Een “A3” heeft de PDCA cirkel (Plan, Do, Check, Act) van Deming als basis.

PDCA model 12mprove

Plan

  • Stap 1: beschrijving van de huidige en gewenste situatie.
  • Stap 2: beschrijving van de grondoorzaken van het probleem

Do

  • Stap 3: implementeren van tegenmaatregelen

Check & Act

  • Stap 4: meet de voortgang en stuur bij.

Kaizen en A3

Het A3 rapport wordt ook gebruikt als verslaglegging van een Kaizen – het structureel oplossen van problemen in organisaties die al bezig zijn met continu verbeteren (de Lean filosfie). Deze methode wordt dan vooral gebruikt om daadwerkelijk jaardoelen te realiseren met doorbraak A3 verbeterprojecten. De A3 ‘volgt’ dan iedere stap van de Kaizen.

D: definieer het probleem en het doel.

M: meet de feiten.

A: analyseer de grondoorzaken.

G: genereer verbeteroplossingen en selecteer deze op impact en gemak.

I:   implementeer de verbetermaatregelen.

C:  check de voortgang op basis van kpi’s en borg de verbeteringen door standaardisatie.

Bij elke stap van deze Kaizen aanpak (DMAGIC) kunnen stakeholders dankzij de inzet van de A3 als communicatiemiddel worden geïnformeerd en betrokken. In de praktijk zie dan ook 6 of 7 vlaks A3-formaten, echter is de PDCA-cyclus hetzelfde.

Voorbeelden

Om een beter beeld te krijgen van hoe een zo’n rapport er in de praktijk uit kan zien tonen wij je graag twee voorbeelden van deelnemers uit onze Lean Green Belt training. Klik op de afbeelding om te vergroten.

Template A3 rapport

Wij jij een gratis template ontvangen waarmee je zelf zo’n A3 kunt maken? We sturen het graag naar je toe.

Catchball: de communicatie aanpak

De afstemming en communicatie met behulp van het A3 rapport heet “catchball”.

Catchball is een term vanuit het honkbal waarbij de bal op en neer wordt gegooid. Zie de bal als de actuele status van het rapport dat op en neer wordt gegooid tussen alle niveaus in de organisatie. Bij elke laag worden er vragen gesteld en wordt de uitdaging en het plan om dat te bereiken aangescherpt.

Catchballen gebeurt zowel op horizontaal als op verticaal niveau en op meerdere momenten gedurende het traject.

De A3 gaat “over en weer” tussen managers en medewerkers in de organisatie om het document steeds beter te maken. Stakeholders krijgen de kans vragen te stellen, feedback te geven en mee te denken over de inhoud. Catchball zorgt hiermee enerzijds voor een hogere kwaliteit van de gekozen verbeteroplossingen en anderzijds voor meer draagvlak voor je verbeterproject.

Catchballen vindt in ieder geval periodiek plaats met de sponsor en/of opdrachtgever van het verbetertraject. Sponsors zijn veelal managers die een groot belang hebben bij het proces of project. Zij faciliteren en bepalen of de SMART doelstellingen de juiste zijn.
Catchball vindt plaats wanneer in het projectproces de eigenaar van de A3 dit nodig acht voor draagvlak of kwaliteitsverbetering.

Moeder en Baby A3

Bij grotere uitdagingen die met elkaar een relatie hebben op meerdere niveaus in de organisatie, is het mogelijk de A3’s met elkaar te verbinden.

Doordat elk niveau eigen A3’s heeft is het makkelijker verbanden te zien tussen de initiatieven en doelen van de verschillende niveaus van de organisatie. Door een doel of verbeterinitiatief op te splitsen in Moeder en Baby A3’s maak je het bovendien eenvoudiger om in kleine stappen continu te verbeteren. Met meer resultaat en vaker succes tot gevolg.

Moeder A3 en Baby A3

Wanneer gebruik je een A3?

Als je snel, kort en krachtig het juiste verhaal wilt vertellen kun je het A3 rapport inzetten op alle niveaus in de organisatie bij ieder verschil tussen een huidige situatie en gewenste situatie.

Pascal Dennis (Getting the Right Things Done) zei het al:

“Als je je plan niet op 1 pagina uiteen kunt zetten, dan begrijp je het waarschijnlijk niet.”

Na het lezen van je A3 weet de lezer:

  1. Waarom je iets doet
  2. Wat je doet
  3. Wat de status is

Zelf aan de slag met de A3 methode?

Wil jij de A3 methode op de juiste manier aanpakken, de belangrijkste valkuilen vermijden en grote impact maken binnen jouw organisatie?

Volg dan onze Green Belt training Met Impact waarin we je exact uitleggen hoe je structureel problemen kunt oplossen en leert daadkrachtig te communiceren met de A3 methode.

Ook deze e-learning geeft je al de eerste praktische inzichten over de A3.

Liever gewoon even telefonisch in contact met ons komen? Dat kan natuurlijk ook, we helpen je graag!

Bel naar 085 – 3037105 of stuur een mail naar info@12mprove.nl voor al je vragen.