Wie wil verbeteren in een organisatie kan gebruik maken van Kaizen of PDCA, ook wel Deming cirkel genoemd. Maar hoe weet je nu welke methode het meest geschikt is om toe te passen in jouw specifieke situatie? In dit artikel help ik je graag door de verschillen en overeenkomsten toe te lichten zodat jij een goede keuze kunt maken.
Wat is Kaizen
Kaizen is een Japanse term dat letterlijk “verandering ten goede” betekent. Het is een Lean methodiek waarin iedereen gemotiveerd wordt om continu verbeteringen voor te stellen. Als je de Kaizen methode volgt, zorg je ervoor dat je problemen duurzaam oplost. De Kaizen cirkel bestaat uit 6 stappen:
- Definieer het probleem
- Verzamel data
- Analyseer de data
- Genereer verbeterideeën
- Implementeer oplossing(en)
- Check en borg
Kaizen cirkel
Wat is PDCA
De PDCA-cyclus is ook wel bekend als de kwaliteitscirkel van Deming. Een methode om die je helpt om structureel de kwaliteit te verbeteren en problemen op te lossen in een organisatie. Deze Deming cirkel bestaat uit 4 onderdelen:
- Plan
- Do
- Check
- Act
Deming cirkel
Verschillen en overeenkomsten tussen Kaizen en PDCA.
De Kaizen methode pakt het probleem projectmatig aan. Tussen de stappen in de Kaizen cirkel zijn duidelijke go/nogo-momenten vastgepind, met beslisdocumenten die daarbij horen (bijvoorbeeld het meetplan, het analyseplan en het implementatieplan).
De kracht van de Kaizen ligt in het zoeken, beetpakken en optimaliseren van de grondoorzaken van de problemen in een proces. Daarbij gaat het uit van denken binnen bepaalde kaders, bij bijvoorbeeld klanten, standaard producten en services. Het model wordt gebruikt om product- of procesverbetering te realiseren. Als je een proces wilt herontwerpen of out of the box veranderingen wilt doorvoeren is het minder toepasbaar.
De PDCA-cyclus is breder toepasbaar. Daar waar de Kaizen methode zich concentreert op het probleem, heeft de PDCA-cyclus aandacht voor het gehele project.
Kaizen is in principe de toepassing van de PDCA-cyclus. Om complexe problemen te kunnen weerstaan is een grondige probleemanalyse noodzakelijk. De Kaizen methode besteedt hier drie stappen aan: de rechterkant van de cirkel. De PDCA-cyclus vat dit samen in de plan fase. De PDCA-cyclus houdt zich vooral bezig met de maatregelen die nodig zijn om het plan te borgen en bij te stellen (Act).
De Kaizen methode kent deze stap niet zo sterk: de activiteiten uit de Check en Act worden samengevat in de Check & borg. Zodra de oplossingen onvoldoende effectief zijn heb je nieuwe problemen, die met de Kaizen methode kunnen worden opgelost.
PDCA wordt ook vaak toegepast binnen de Lean filosofie. PDCA wordt meestal gebruikt om middelgrote problemen op te lossen binnen 4 en 8 weken. Om continu te verbeteren zorgt de Act fase dat de PDCA-cyclus weer gestart wordt. De Plan-fase moet nauwkeurig gebeuren waarbij er een goed gedeelte van de tijd aan gespendeerd wordt: hier gaat meestal 50% van de hele cyclus tijd in zitten.
De Kaizen is in de basis de PDCA cyclus dat gebruikt wordt voor grote complexe problemen. Meestal wordt hiervoor een grote hoeveelheid data gebruikt. Statistische tools als Minitab (uit SixSigma) worden daarom gebruikt binnen Kaizen, maar is geheel niet noodzakelijk. De duur van het doorlopen van de Kaizen cirkel, van probleem tot borging van de oplossing duurt veelal tussen de 3 en de 6 maanden. Besparingen kunnen oplopen tot wel tien duizenden euro's en daarom worden het ook wel doorbraak projecten genoemd.
PDCA of Kaizen?
Moeilijke vraag! Het correcte antwoord zal ik je schuldig moeten blijven. Het hangt totaal af van de situatie.
Ik zou zeggen dat de Kaizen methode gebruikt moet worden wanneer er grote aanpassingen aan een bestaand proces worden uitgevoerd. PDCA gebruik ik om met experimenten en met leren steeds dichter bij mijn doel te komen.
