SIPOC als start voor een proces verbetering

Vaak is het in de dienstverlening niet transparant hoe op hoofdlijnen processen vanaf leverancier tot en met de klant verlopen en welke relatie er tussen de verschillende afdelingen ligt. Als je wilt weten op welk subproces je wilt verbeteren, geeft een SIPOC inzicht door het visueel maken van het proces op hoofdlijnen.

Wat is SIPOC en waar staat het voor?

SIPOC is een acroniem voor Supplier, Input, Process, Output en Customer.
Een SIPOC beschrijft het proces op hoofdlijnen en is een hulpmiddel voor het identificeren van alle relevante onderdelen van het proces.

SIPOC model

Suppliers

Partij(en) of systemen die een processtap voorzien van materialen, informatie of resources. Wie zijn de leveranciers van de input? Wat zijn de eisen die het proces stelt aan de performance van de leveranciers?

Inputs

Materialen, informatie of resources die door leveranciers worden aangeleverd en die door een processtap op een manier worden gebruikt of verbruikt. Wat heb je nodig om de processtappen uit te kunnen voeren? Wat zijn de eisen die het proces stelt aan deze input?

Proces

Een proces is een serie van opeenvolgende stappen die ervoor zorgen dat de input wordt omgezet naar de gewenste output (het eindproduct of dienst).

Outputs

Welk eindresultaat levert het proces op; het product, de dienst of de informatie die naar de klant gaat. Wat leveren de processtappen op? Wat zijn de eisen die de klant stelt aan de output en de performance van het proces?

Customers

Elke partij die output van het proces ontvangt. Dit kunnen organisaties, mensen, afdelingen maar ook systemen zijn. Voor wie is de output bestemd?

Het doel van SIPOC

Het doel van een SIPOC is vooral het afbakenen van de grenzen van een project (scoping) door een duidelijk start- en eindpunt weer te geven. Om dit te realiseren zorg je voor een opdeling van het proces in 5 tot 7 overzichtelijke processtappen.

Waarom zou je een SIPOC inzetten?

De SIPOC helpt het proces beter te begrijpen en vormt een goede kapstok voor procesverbetering. Het geeft focus.
Vaak wordt een SIPOC ingezet bij de start van het verbeteren van een proces om de focus te bepalen en de grenzen te bepalen. Dit geeft houvast en draagvlak bij betrokken deelnemers en stakeholders bij het verbeterproject. Er ontstaat een gezamenlijk beeld.
In een transformatieproces geeft een SIPOC al enig inzicht welke verbetergebieden in een later stadium niet vergeten mogen worden.
Het helpt de gebieden te identificeren die binnen en buiten de eigen controle liggen.
Met een SIPOC kun je makkelijk van buiten naar binnen redeneren: klanten stellen eisen aan de output, de gewenste output stelt eisen eisen aan het proces, het proces stelt op haar beurt eisen aan de input en dit kan weer worden doorvertaald naar eisen aan de leveranciers. De VOC (Voice of the Customer) is dus het vertrekpunt van een SIPOC.
Met een visuele SIPOC kun je een proces op hoofdlijnen communiceren aan betrokken spelers.

Hoe maak je een SIPOC?

Een belangrijke vuistregel is het aantal processtappen te beperken tot 5 tot 7 stappen. Focus in eerste instantie op het high-level proces. Afhankelijk van de uiteindelijke impact van een specifieke processtap kan later altijd nog bepaald worden om meer detail toe te voegen.

1) Bepaal start- en eindpunt van het proces

2) Geef daarna de processtappen weer tussen start en eindpunt (5-7 stappen)

3) Bepaal vervolgens de output van iedere processtap (welk product, dienst of informatie levert deze processtap?)

4) Wie is de klant van deze output?

5) Wat is de input voor de processtap?

6) Welke supplier levert deze input?

Zorg bij het maken van de SIPOC dat iedere output minimaal een klant heeft en iedere input een supplier.

Voorbeeld van een SIPOC

Om het beter te begrijpen hebben we hieronder een ingevuld voorbeeld van een SIPOC voor je, van het bakken en eten van pannenkoeken. SIPOC model voorbeel

Tips

Tip 1: De SIPOC maak je nooit alleen, maar vaak in de vorm van een workshop. Deze wordt al snel onoverzichtelijk en chaotisch als er te veel mensen bij betrokken zijn. Een nuttige richtlijn voor dergelijke workshops is om deze met maximaal 6 personen te doen.

Tip 2: Maak de SIPOC op high-level proces niveau. Afhankelijk van de uiteindelijke impact van een specifieke processtap kan later altijd nog bepaald worden om meer detail toe te voegen.

Tip 3: Na de SIPOC en het bepalen van de scope, kun je van een gekozen subproces door middel van een Value Stream Map (waardestroomanalyse) de verspillingen zichtbaar maken en de roadmap bepalen voor je verbeterstrategie.