Het is belangrijk om te standaardiseren, omdat je als bedrijf efficiënter en effectiever wilt werken. Hierdoor vind je snel aanknopingspunten in het bedrijfsproces die aandacht vragen voor procesverbetering.
Wat is standaardisatie van bedrijfsprocessen?
Bij standaardisatie maak je afspraken om op een bepaalde manier te werken. Het is belangrijk dat je de beste manier van werken toepast. Deze manier is de gestandaardiseerde manier waarop een bedrijfsproces draait. Hier houd je de vastgestelde normen en regels in de gaten en of dit nageleefd wordt. Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan interne en externe audits, of controles op basis van certificering- of branchestandaarden.
Hoe standaardiseer je bedrijfsprocessen?
Hoe pak je dit in de praktijk aan? Één van de bekendste methodes is een Lean tool genaamd: Standard Operating Procedure (SOP). Hiermee creëer je werkinstructies die de meest efficiënte omschrijving geven van processtappen. Op de werkvloer weet men hierdoor stap voor stap precies wat er moet gebeuren voor een succesvol, veilig en zo gemakkelijk mogelijk werkproces.
Voor welk werkproces kan je standaardisatie inzetten?
Standaardisatie kun je inzetten voor vrijwel elk werkproces. Het kan onder andere gaan om: administratieve processen, veiligheidsnormen en de productiewijze van goederen.
Standaardisatie kan bijvoorbeeld ook gaan over gedrag: bepaalde gedragsafspraken maken, er regels voor opstellen, ze naleven en elkaar erop aanspreken. Denk dan aan het maken van een afspraak om elkaar minstens eens per dag feedback te geven, met als doel ervan te leren.
Wat zijn de voordelen standaardiseren?
Gestandaardiseerd werken kan sterk bijdragen aan minder verspilling van tijd, geld en middelen, maar draagt ook bij aan:
- Duidelijkheid: hoe uitgebreider een proces, hoe groter de kans dat onderdelen van dat proces verschillend geïnterpreteerd kunnen worden. Met standaardisatie verminder je onduidelijkheden en richt je je op duidelijke en gedetailleerde instructies. Dit zorgt voor een uniforme werkwijze, met zo min mogelijk onduidelijkheden.
- Meetbaarheid: standaardisatie maakt processen makkelijker meetbaar. De waarden die je meet kun je bijvoorbeeld toetsen op efficiëntie of productiviteit. Zo kunnen deze waarden dan weer als input dienen voor verdere verbetering.
- Kwaliteit: door het standaardiseren bereik je niet alleen een hoger en constanter kwaliteitsniveau in je bedrijfsprocessen. Dit zorgt ervoor dat je als organisatie goed je product of dienst kan leveren naar de klant, waardoor de klanttevredenheid verhoogt wordt.
- Herhaalbaarheid: een proces dat je volgens vaste basisprincipes en best practices uitvoert, kun je makkelijk opnieuw starten, mocht het een keer fout gaan. Iedereen weet namelijk precies wat er moet gebeuren.
- Minder fouten: een gestandaardiseerd werkproces is minder gevoelig voor fouten dan een ongestructureerd proces.
- Overdraagbaar: gestandaardiseerde werkprocessen zijn veel makkelijker overdraagbaar aan nieuwe werknemers, dan ongestructureerde werkprocessen. Doordat het proces vrijwel elke keer hetzelfde gaat, bouwt een nieuwe medewerker sneller routine op.
- Makkelijker te automatiseren: processen die zijn vastgelegd, uitgewerkt en gestandaardiseerd zijn makkelijker te automatiseren. Door bepaalde stappen te automatiseren kun je een proces vaak nog sneller en tegen minder kosten uitvoeren.
Waar moet je bij standaardisering op letten?
Bij veel methodes voor kwaliteitsverbetering ligt de sleutel tot succes in de uitvoering. Een theorie kan nog zo sterk zijn, maar voer je het in de praktijk matig uit, dan haal je er niet het beoogde succes mee. Dat geldt ook voor standaardisatie: wil je dit succesvol uitvoeren, let dan op de volgende punten:
- Zorg voor betrokkenheid: Door het stimuleren van de betrokkenheid van medewerkers, kan je originele ideeën opdoen voor procesontwikkeling. Hierdoor blijft procesoptimalisering dynamisch.
- Zoek de balans: Vaak gaat aan de standaardisering van een proces het nodige overleg vooraf, tussen het management, uitvoerenden en eventueel andere specialisten. Het kan voorkomen dat de betrokkenen zoveel concessies vragen, dat het gestandaardiseerde werkproces niet efficiënt genoeg meer is.
- Centraliseer data: Goede data-analyse is belangrijk. Een bekende valkuil bij veel bedrijven is het verspreid opslaan van data in verschillende computersystemen. Voor een succesvolle standaardisatie is datamanagement van hoge kwaliteit nodig. Dus alle data op één plek, zodat data-analyse overzichtelijk blijft.
- Let op de correcte uitvoering: Waar hout gehakt wordt vallen spaanders. Het is daarom belangrijk dat er in het werk zo weinig mogelijk fouten gemaakt worden. Wanneer dit onverhoopt toch gebeurt, dan is het belangrijk dat er door open communicatie feedback gegeven en ontvangen wordt.
Standaardiseren in de praktijk
Bij standaardisatie denken we al snel aan grote bedrijven met machines en computers, maar ook als klein bedrijf kun je standaardiseren. Neem bijvoorbeeld een mkb’er; die kan veel administratieve en boekhoudkundige zaken vaak zelf doen. Maar dat kost meestal veel tijd, en daarbij heb je ook weinig toetsing of het kwalitatief misschien beter kan. Door te standaardiseren, door bijvoorbeeld gebruik te maken van standaarddocumenten, checklists en templates, bespaar je tijd en verminder je de kans op fouten.
Een ander veelvoorkomende vorm van standaardisatie bij bedrijven is onboarding, het proces van het aannemen van een nieuwe medewerker. Steeds opnieuw ad hoc een arbeidsovereenkomst opstellen, id-documenten verifiëren et cetera, kost veel tijd. Bij veel bedrijven is er voor het onboarding proces dan ook een standaardprocedure.
Standaardiseren in een Lean organisatie
Lean is een methodiek waarin de klant centraal staat. Alles en iedereen in de organisatie richt zich op waarde voor de klant. Hierdoor is er veel aandacht voor processen optimaliseren en verspillingen elimineren. Lean wordt ook wel eens het ‘Lean huis’ genoemd. Vergelijk je Lean met een huis, dan kun je standaardiseren als onderdeel van de fundering onder het huis beschouwen.
Standaardisatie als onderdeel van continue verbetering
Een kernprincipe van Lean is het streven naar continue verbetering. Standaardisatie is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Standaardisatie helpt met behouden van wat je al hebt bereikt en voorkomt terugvallen in oude fouten.
Een ander belangrijk kenmerk van het Lean denken is het zoveel mogelijk reduceren van verspilling. Ook op dat vlak ondersteunt standaardisatie de Lean methodiek. Gestandaardiseerde processen zijn namelijk efficiënter en minder foutgevoelig, waardoor je de kans op verspilling vermindert.
