Je hoort de laatste tijd steeds vaker over kata, een vrij nieuwe methodiek voor continu verbeteren in organisaties. Maar wat houdt kata nu eigenlijk precies in en hoe werkt het? En hoe kan het jou en je organisatie helpen?
Van vechtsport tot organisatieverandering
Kata is een Japans woord dat letterlijk vertaald ‘manier om dingen te doen’ betekent. De term kata is afkomstig uit de Japanse vechtsportwereld, waar het staat voor een reeks oefeningen die je net zo vaak herhaalt tot je ze volledig beheerst. Door de oefeningen steeds weer opnieuw te doen en te verbeteren, is de beheersing ervan op een gegeven moment zó goed dat een vechtsporter er een onverwachte aanval van meerdere tegenstanders moeiteloos mee kan afslaan.
Voor organisaties is kata een methode om routines te creëren en te oefenen, net zo lang tot ze een gewoonte zijn geworden. Dat kan op verschillende niveaus: voor individuen, afdelingen of de hele organisatie. Het doel van de kata-routines is om continu verbeteringen vooruitgang te boeken in een organisatie.
Waar komt kata vandaan?
Continu verbeteren en vooruitgang boeken, daarbij denk je al snel aan Lean. Kata heeft zeker raakvlakken met Lean. In de praktijk bleek namelijk dat bedrijven vaak minder goede resultaten boekten met Lean dan het bedrijf waar de Lean-filosofie ooit is begonnen: Toyota. Waarom werkte dit bij Toyota wel, en bij veel andere bedrijven veel minder goed?
Deze vraag intrigeerde de Amerikaanse onderzoeker Mike Rother. In 2004 begon hij met een onderzoek om te achterhalen hoe het zat: had Toyota misschien voor de buitenwereld onzichtbare managementroutines? Na zes jaar onderzoek kwam hij uit op een manier van werken die iedereen bij Toyota consequent gebruikte, in al hun denken en handelen. Hij noemde het kata en verdeelde het onder in twee routines: verbeter-kata en coaching-kata.
Waarom zou je kata gebruiken?
De basis van kata is dat je binnen een organisatie routines creëert die een gewoonte worden, oftewel onderdeel van het dagelijkse werk van de betrokken medewerkers. Deze routines hebben allemaal het continu verbeteren van alle facetten van de organisatie als doel.
Bij de Lean-methode is het streven naar continu verbeteren en vooruitgang ook het doel. Kata richt zich meer op hoe je dat doet, het geeft meer concrete handvaten om je doelen te bereiken.
Hoe werkt kata?
Bedenk routines, structureer en verbeter ze, en blijf ze vervolgens herhalen en de betrokken medewerkers hierin coachen. Zo kunnen individuele medewerkers, afdelingen en hele bedrijven meetbaar vooruitgang boeken en continu blijven verbeteren.
Essentieel daarbij is dat alle deelnemers de routines internaliseren. Anders gezegd: de routines moeten net zo gewoon worden als ademhalen. De gedachte daarachter is dat hoe meer en hoe beter de routines een vast onderdeel zijn van al het denken en handelen, hoe beter je met -onverwachte- tegenslagen en obstakels kunt omgaan en hoe meer vooruitgang en successen je ermee mee zult boeken.
Verbeter-kata en Coaching-kata
De grondlegger van kata, Mike Rother verdeelde kata onder in de verbeter-kata en de coaching-kata. Ze zijn sterk met elkaar verbonden, maar wat houden deze twee kata’s in?
De verbeter-kata
De verbeter-kata draait om het ontwikkelen van vaardigheden om tot een systematische aanpak te komen. Deelnemers leren onder andere de volgende dingen:
- Obstakels die verbetering in de weg staan overwinnen
- Uitdagingen aangaan en doelen behalen.
- Verbetering, aanpassing en innovatie als één onlosmakelijk geheel zien.
De verbeter-kata kent vier stappen:
- Begrijp de richting waar je naartoe wil.
- Begrijp de huidige toestand.
- Bepaal de gewenste doeltoestand.
- Verbeter richting de toekomstige, gewenste toestand.
De coaching-kata
De coaching-kata is bedoeld voor leidinggevenden, zoals managers, teamleiders, projectleiders en ook Lean coaches. Het gaat om het ontwikkelen van kennis en vaardigheden om de verbeter-kata te kunnen leren aan medewerkersof elkaar, in de vorm van coaching cycli. De coaching-kata kent vijf vragen, die helpen om op een gestructureerde manier te coachen:
- Wat is de gewenste doelsituatie?
- Wat is de huidige situatie?
- Welke obstakels hinderen het bereiken van de doelsituatie?
- Wat is je volgende stap en wat zijn je verwachtingen hierbij?
- Wanneer heb je geleerd van het nemen van deze stap?
Zowel de verbeter-kata als de coaching-kata zijn cyclisch en kan je op alle organisatieniveaus toepassen. Bij praktische problemen op de werkvloer bijvoorbeeld, wil je de medewerkers die daar het meest bij betrokken zijn leren hoe ze dit met de verbeter-kata op een gestructureerde manier kunnen aanpakken. De leidinggevende of Lean coach van deze medewerkers coacht hen daarin, op basis van de coaching-kata.
