Je kent het vast wel: je hebt altijd een volle inbox en je takenlijsten reiken tot aan het plafond. Prioriteren is lastig en je stelt jezelf steeds opnieuw de vraag: ‘waar begin ik?’ Dit verschijnsel wil niet per definitie zeggen dat je het druk hebt, maar dat je misschien gewoon niet weet wat het belangrijkste is. Weet je zeker dat alles vandaag af moet?
Als je hier hulp bij nodig hebt, dan biedt de Eisenhower-matrix uitkomst. In dit artikel lees je meer over:
- wat de Eisenhower-matrix is;
- wanneer je de matrix gebruikt;
- hoe de vier kwadranten van de matrix bedoeld zijn;
- hoe je die voor jezelf gebruikt;
- wat de voordelen zijn van het gebruik van de Eisenhower-matrix.
Wat is de Eisenhower-matrix?
Steeds meer mensen vinden het lastig om hun taken te prioriteren, omdat werk soms zich opstapelt en je dan het overzicht kwijt kan raken. Dit model is gemaakt om belangrijke en urgente taken naar voren te halen. De minder dringende en belangrijke taken kunnen nog even wachten. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van nummertjes in je mail of op je to-do lijst, zodat je weet in welk kwadrant een taak hoort. Verder in dit artikel leggen we je meer uit.
Waar komt de naam vandaan?
Dit model heeft zijn naam te danken aan Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten van 1953 tot 1961. Voor zijn baan als president bekleedde hij al hoge functies, zoals generaal in het Amerikaanse leger. Ook was hij opperbevelhebber van de geallieerden tijdens de Tweede Wereldoorlog en later zelfs van de NAVO. Hij moest altijd belangrijke beslissingen nemen over welke taken hij eerst zou doen. Zo is het beroemde Eisenhower-model ontstaan. We gebruiken dit tot op de dag van vandaag, om taken te categoriseren op urgentie en belang.
Wanneer gebruik je de Eisenhower-matrix?
Je kan de Eisenhower-matrix gebruiken als je merkt dat je overspoeld raakt door je inbox en je takenlijst. Maar ook als je als een team je taken moet prioriteren, bijvoorbeeld in een project waar jullie samen aan werken. Het maakt niet uit wat je functie is of hoe druk je bent. Je kunt dit model altijd gebruiken om meer overzicht te krijgen in je werkzaamheden.
Wat zijn de vier kwadranten?
De Eisenhower-matrix bestaat uit vier kwadranten:
1. Belangrijk en urgent
Krijg je een belangrijke en urgente taak? Dat betekent altijd gelijk doen. Dit zijn de taken die echt niet kunnen wachten, dus deze laat je voorgaan op al het andere. Dit type taken komen vooral met onverwachte situaties. Denk hierbij aan ziekte van een collega, een vervelende gebeurtenis met een klant of een spoedverzoek. Het zijn taken die je beter gister had kunnen doen. Het vraagt wat extra time-management, maar zet het nu op je takenlijst en ga er gelijk mee aan de slag.
2. Belangrijk, maar niet urgent
Deze taken zet je op je to-do lijst en hoef je niet gelijk te doen. Het kan ook morgen of aan het einde van de dag. Of check goed of er een deadline aan de taak is gekoppeld. Deze dingen vragen nu niet veel aandacht, maar zijn wel belangrijk. Voorbeelden hiervan zijn de trainingen of cursussen die al een tijdje zijn blijven liggen. Plan het in, zodat je zeker weet dat je kennis niet verloren gaat. De taken in dit kwadrant moeten dus op de langere termijn en gelijkmatig verdeeld worden.
3. Urgent, maar niet belangrijk
Deze mag je delegeren. Geef het aan een andere collega, iemand aan wie je leiding geeft of eventueel een stagiair. Delegeren geeft rust en ruimte. Het geeft je ook inzicht dat je niet alles hoeft te doen. In deze kwadrant vallen heel veel taken, soms wel 60 procent van je werk. Bij deze taken mag je jezelf afvragen of het voor nu belangrijk genoeg is. Denk hierbij aan mails naar klanten, marketingactiviteiten en sociale media. Die hoef je niet zelf allemaal op te pakken, maar kan je ook delegeren. Dit zorgt ervoor dat de taken snel gedaan worden, zonder dat je overloopt en overspannen raakt.
4. Niet urgent, niet belangrijk
Deze mag je vergeten of doen als je echt verder niets om handen hebt. Is de vraag totaal onbelangrijk? Dan mag de mail van de zender ook met “nee” beantwoord worden. Dit zijn vaak ook taken die leuk zijn, maar gewoon niet hoeven. Mensen die taken uitstellen brengen veel tijd door in dit kwadrant. Het advies is om de taken in het vierde kwadrant te bewaren voor je vrije tijd.
Hoe gebruik je de Eisenhower-matrix?
Hoe gebruik je de Eisenhower-matrix? Dat is vrij makkelijk, al is het in het begin even wennen. Alle oefening baart kunst en dat zal ook zo zijn met het prioriteren van je taken. Zo ga je aan de slag:
Eerste stap
Begin eerst met het categoriseren van de urgente en belangrijke taken. Om dit te doen, moet je duidelijke prioriteiten stellen en in de mail of op je takenlijst aangeven wat urgent is. Dringende taken zijn de taken die echt gelijk gedaan moeten worden. Hiervoor moet je alles uit je handen laten vallen.
Daarna komen de belangrijke taken en die zijn meer voor de lange termijn. Daarnaast hebben ze ook een belangrijk doel. De uitvoering zorgt niet gelijk voor resultaat, maar brengen je een stapje dichter bij het doel. Zoals het afronden van een project in teamverband. Ben je klaar met categoriseren? Doe dan de volgende dingen om de Eisenhower-matrix goed te benutten:
Kleurcodes voor de kwadranten
Door kleurcodes aan kwadranten te geven, zie je gelijk hoe snel de taak moet worden gedaan. Het helpt je om overzicht te creëren in de berg met taken die je moet doen. En dat geeft je weer de ruimte om een overwogen beslissing te nemen. Kleur het eerste kwadrant bijvoorbeeld rood, want die kleur geeft de urgentie aan van een taak.
Beperk het aantal artikelen per kwadrant
Het toevoegen van te veel items per kwadrant maakt de zaken alleen maar moeilijker. Zo schiet je het doel van de Eisenhower-matrix (tijd overhouden) weer voorbij. Om het optimaal voor je te laten werken, beperk je het aantal acties tot zeven of acht stuks. Op die manier word je niet overweldigd door wat je moet doen.
Wat levert goed gebruik van de Eisenhower-matrix je op?
Als je precies weet hoe de matrix werkt, merk je uiteindelijk de voordelen op. Welke zijn dat?
Duidelijke prioriteiten
Dit is eigenlijk de essentie van de Eisenhower-Matrix. Door te weten waar je als eerste ja tegen moet zeggen, weet je ook gelijk waar je nee tegen moet zeggen. Als je nee zegt tegen de administratie, zeg je weer ja tegen je klanten. De Eisenhower-Matrix verplicht je dus tot keuzes maken en prioriteiten stellen.
Rust
Minder taken zorgen voor meer tijd. Als je precies weet welke urgentie hebben en welke naar achter kan worden geschoven, weet je ook precies hoe je je agenda moet indelen. Dit zorgt voor overzicht en uiteindelijk rust. Je kunt dan ook duidelijk communiceren naar collega’s wanneer je er bij hen op terugkomt of wanneer ze de afgeronde taak kunnen verwachten.
Lege inbox
Categoriseer de taken in vakjes of mapjes, per kwadrant. Je kunt ze allemaal slepen vanuit je inbox naar desbetreffende map. Die inbox van jou is dan altijd opgeruimd.
Minder stress
Stress komt vaak voor bij mensen en dat is vooral omdat ze het altijd druk hebben. Bij jou is dat niet het geval, omdat je de Eisenhower-matrix gebruikt.
Wil je je eigen workflow verbeteren en heb je daar nog meer tips voor nodig? Neem met ons contact op om te kijken wat we voor jou kunnen doen.
