Ken je dat? Je wil graag problemen in je werk oplossen en bedrijfsprocessen verbeteren, daarom heb je een lijst met verbeterideeën ontwikkeld. Deze verbeterideeën zijn wellicht een resultaat van een brainstorm sessie. Maar hoe bepaal je welke ideeën de hoogste prioriteit hebben? De impact/effort matrix, ook wel bekend als de impact/gemak matrix, kan je hierbij helpen.
Waarom een impact/effort matrix gebruiken?
Naast het prioriteren van de verbeterideeën, kan je ook met een impact/effort matrix kritischer kijken naar wat écht aandacht vraagt. Door de matrix ga je niet direct in actie modus, maar je kijkt juist naar wat er nú nodig is.
Wat is een impact/effort matrix?
De impact/effort matrix heeft als doel de verhoudingen te bepalen die wat zeggen over wat voor invloed een taak heeft op de doelstellingen (impact) en de hoeveel moeite je voor een taak moet doen (effort). Als je deze verhoudingen weet helpt dit jou om de verschillende taken te prioriteren.
Welke 4 kwadranten zijn er?
Bij de impact/effort matrix kijk je naar de moeite en de impact van een taak. Dit zijn er vier:
- Quick wins
- Major projects
- Thankless tasks
- Fill ins
Quick wins (low effort, high impact)
‘Quick wins’ kosten weinig moeite (effort), maar hebben een hoge impact en leveren dus veel op. Dit zijn verbeterideeën waarmee je snel aan de slag kan. Het is dus gemakkelijk je to-do list afstrepen en dit motiveert weer om verder aan de slag te gaan.
Major projects (high effort, high impact)
De ‘major projects’ zijn verbeterideeën die de moeite waard zijn om uit te voeren, omdat ze veel opleveren. Dit kost wel wat meer moeite om het daadwerkelijk te doen. Dit betreft vaak belangrijke projecten, waarvoor je de tijd moet nemen om een plan te maken en dat te implementeren.
Thankless tasks (high effort, low impact)
De ‘thankless tasks’ zijn taken in de impact/effort matrix die je moet vermijden. Deze taken kosten veel moeite, maar leveren weinig op.
Fill ins (low effort, low impact)
De ‘fill ins’ kosten niet veel moeite, maar leveren ook niet zoveel op. Met deze verbeterideeën ga je alleen aan de slag als je tijd over hebt, of je laat ze iemand anders oppakken.
Hoe ziet de impact/effort matrix eruit?
Hieronder zie je een visueel voorbeeld van de impact/effort matrix. De quick wins staan linksboven, de major projects rechtsboven, de fill ins linksonder en de thankless tasks rechtsonder. Zoals in de paragraaf eerder verteld werd zijn de quick wins en de major projects het beste om mee te werken.
Een impact/effort matrix maak je altijd samen met je team. Dit doe je zo:
- Teken de matrix bijvoorbeeld op een flip over. Op de X-as van de impact/effort matrix zet je de mate van moeite en op de Y-as de mate van impact.
- Gezamenlijk bepaal je welke definities je gebruikt voor de termen op de X- en Y-as. In het voorbeeld van de impact-gemak matrix staat nu een combinatie van Engelse en Nederlandse termen, maar deze kan je prima aanpassen naar een vorm passend bij je organisatie.
- Vervolgens plaats je de verbeterideeën in de vier categorieën.
- Begin eerste met de quick wins en de major projects.
Hoe maak ik meer impact?
Als je de verbeterideeën hebt verwerkt in de impact/effort matrix, is het tijd om daadwerkelijk aan de slag te gaan met de uitvoer ervan. Hierbij kan je gebruikmaken van bijvoorbeeld de PDCA cirkel middels een prestatiedialoog.
- Zorg dat de ideeën behapbare brokken werk zijn (dit kan bijvoorbeeld via een PDCA).
- Bepaal per idee wat het gewenste effect zou moeten/ kunnen zijn (Plan).
- Niet te veel tegelijk beetpakken (limiet stellen op zaken die op Do staan).
- Bewaak de voortgang middels een Kanban bord (maak het visueel) of een PDCA. (Dit is het Check onderdeel).
- Als het resultaat niet het gewenste effect heeft wat je eerst voor ogen had: inspecteer en pas aan (dit is het Act onderdeel binnen de PDCA).
Meer weten over het implementeren van verbeterideeën?
Bekijk onze site voor een training die bij jouw vraag past. We bieden onder andere Lean en Scrum trainingen aan. Of wil je liever eerst meer informatie? Dat kan ook. Neem met ons contact op om te kijken wat we voor jou kunnen doen.
