Deze week staat Eindhoven in het teken van Dutch Design Week. Een evenement waar ontwerpers en vernieuwers laten zien hoe je met een andere blik naar bestaande producten, systemen en maatschappelijke vraagstukken kunt kijken.
Wat mij daarin inspireert, is de bereidheid om vanzelfsprekendheden ter discussie te stellen.
Niet meteen zoeken naar een betere oplossing, maar eerst de vraag stellen: lossen we eigenlijk wel het juiste probleem op?
En dat zette mij aan het denken over ons eigen vakgebied: Lean en continu verbeteren.
Zijn we het juiste proces aan het verbeteren?
Stel je voor.
Een organisatie heeft een administratief proces dat veel tijd kost. Medewerkers voeren gegevens in, controleren formulieren, sturen informatie door en verwerken correcties.
Het proces loopt niet lekker. Dus wordt er een verbeterteam samengesteld.
Met Lean brengen ze het proces in kaart. Overbodige stappen verdwijnen, verantwoordelijkheden worden verduidelijkt en de doorlooptijd wordt verkort.
Een mooi resultaat!
Maar dan stelt iemand een andere vraag:
Waarom voeren we deze gegevens eigenlijk nog handmatig in?
En ineens verandert het gesprek.
Misschien kan de klant de gegevens rechtstreeks aanleveren. Misschien zijn sommige controles helemaal niet nodig. Of misschien kan AI het grootste deel van het werk uitvoeren.
Dan blijkt dat we vooral bezig waren een proces te verbeteren dat we misschien beter opnieuw hadden kunnen inrichten.
Continu verbeteren vraagt ook om anders denken
Binnen Lean draait het om het creëren van waarde voor de klant en het elimineren van verspilling.
Dat betekent niet alleen processen sneller of efficiënter maken.
Het betekent ook kritisch blijven kijken naar de noodzaak van bestaande werkzaamheden.
Toch zie ik in organisaties regelmatig dat verbeterteams vooral bezig zijn met het optimaliseren van wat er al is.
We verkorten doorlooptijden, verminderen fouten en maken werkafspraken duidelijker.
Allemaal waardevol.
Maar hoe vaak stellen we de vraag of het proces zelf nog wel nodig is?
Of we het vandaag, met de kennis en technologie die we nu hebben, nog steeds op dezelfde manier zouden organiseren?
AI maakt nieuwe oplossingen mogelijk
En juist daar wordt het interessant.
AI biedt mogelijkheden die een paar jaar geleden nauwelijks denkbaar waren.
Documenten kunnen automatisch worden verwerkt. Klantvragen kunnen direct worden geanalyseerd. Afwijkingen kunnen eerder worden herkend. Medewerkers kunnen worden ondersteund bij complexe beslissingen.
Maar ik denk dat we moeten oppassen voor een bekende valkuil.
We vragen ons af hoe AI ons bestaande werk sneller kan maken.
Terwijl we misschien beter kunnen vragen:
Hoe zouden we dit werk vandaag organiseren als we helemaal opnieuw mochten beginnen?
Dat is een wezenlijk andere benadering.
Dan gebruiken we AI niet alleen om bestaande processen te automatiseren, maar ook om nieuwe manieren van werken mogelijk te maken.
Wat Dutch Design Week mij laat zien
Wat ik inspirerend vind aan Dutch Design Week, is dat ontwerpers vaak beginnen met het loslaten van bestaande aannames.
Ze kijken vanuit verschillende perspectieven, experimenteren en durven oplossingen te bedenken die op het eerste gezicht misschien ongebruikelijk lijken.
Die houding kunnen we ook binnen continu verbeteren goed gebruiken.
Want een verbeterteam hoeft zich niet te beperken tot de vraag hoe een bestaande werkwijze efficiënter kan.
Het kan ook onderzoeken hoe het werk fundamenteel anders georganiseerd kan worden.
En met de huidige mogelijkheden van AI is die vraag relevanter dan ooit.
De vraag die we vaker moeten stellen
Lean helpt ons om processen te begrijpen en systematisch te verbeteren.
AI biedt nieuwe mogelijkheden om werk anders te organiseren.
Maar de grootste verandering begint misschien wel met onze manier van denken.
Door niet alleen te vragen:
Hoe kunnen we dit proces verbeteren?
Maar ook:
Als we vandaag opnieuw mochten beginnen, zouden we het dan nog steeds zo doen?
Want het beste proces is niet altijd het snelste proces.
Soms is het beste proces het proces dat niet meer bestaat.
Benieuwd hoe je AI praktisch kunt inzetten bij continu verbeteren? Ontdek onze training AI & Continu Verbeteren.
