Ben je, samen met je collega’s, ook wel eens op zoek naar wie waar mee bezig is? Zou je ook graag een visueel overzicht hebben van de status van het werk? Grijp je ook wel eens mis omdat er te laat besteld is? In dit artikel lees je alles over Kanban en hoe Kanban je kan helpen om overzicht te houden en grip op voorraad te krijgen.
Wat is Kanban?
Kanban is een erg krachtige methode om het werk te organiseren, voorraad te managen en overzicht te houden. Met behulp van Kanban maak je bijvoorbeeld zichtbaar welke taken een team aan werkt, welke taken afgerond zijn en welke taken nog moeten worden opgepakt.
Vertaald vanuit het Japans betekent Kanban zoveel als “het visualiseren van het werk”. Zoals zoveel aan Lean gerelateerde instrumenten komt het ook uit de koker van Taiichi Ohno die het bedacht voor de fabrieken van Toyota. Rond 2004 werd deze methode ook in andere sectoren geïntroduceerd. David J. Anderson schreef Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business, misschien wel het standaardwerk over Kanban.
De vier fundamentele Kanban principes
Om maximaal te kunnen profiteren van de Kanban methodiek zijn er vier fundamentele principes beschreven. We benoemen ze kort:
1) Visualiseer het werk
Maak het proces of de werkvoorraad visueel. Een eenvoudig bord waarop je het werk verdeelt in de categorieën, namelijk to do, doing en done, maakt al een wereld van verschil.
2) Beperk de hoeveelheid werk
Veel onafgemaakt werk of openstaande taken is weinig efficiënt en werkt niet prettig. Door een maximum te stellen aan de hoeveelheid “Work In Progress”, WIP, creëer je overzicht en focus.
3) Zorg voor Flow
Flow kennen we natuurlijk ook als één van de Lean principes. Door de hoeveelheid WIP te beperken en te leren van de snelheid en kwaliteit waarmee taken worden afgerond kun je het proces verder optimaliseren. Op die manier breng je meer flow in het werk.
4) Monitoren, wijzigen en verbeteren
Door niet incidenteel maar juist continu te kijken naar de mogelijkheid om meer flow te organiseren, ontstaat er een gerichte verbetercyclus. Het vierde principe “monitoren, wijzigen en verbeteren” laat zien waarom Kanban zo goed toepasbaar is binnen een cultuur van continu verbeteren.
Gebruik het om je voorraad te beheersen
In een productieomgeving wil je altijd voorkomen dat de lijn moet worden stilgezet omdat de medewerkers geen materiaal meer hebben. Vanuit de Kanban methodiek wordt daarom vaak gewerkt met een “tweebakkensysteem”, ook wel Two Bin System genoemd. In de eerste bak ligt de werkvoorraad, in de tweede bak ligt een beperkte reservevoorraad. Wanneer de bak met werkvoorraad leeg is wordt de reservevoorraad aangesproken en is direct duidelijk dat de voorraad moet worden aangevuld.
Baal jij ook zo als je er kort voor een werksessie achter komt dat de materialen op zijn of als de koffie plotseling op is?
Maak dan gebruik van een Kanban, deze plaats je in de voorraad op een niveau waarbij de voorraad kritisch wordt. Deze kaart, vaak met een opvallende kleur en instructie, geeft een signaal af dat er actie moet worden ondernomen:
“Kom je deze kaart tegen, dan is er nog voor 2 dagen koffie, bestel nu 5 nieuwe pakken.”
Hoe werkt het Kanban bord?
Wil je grip krijgen op de hoeveelheid af te handelen werk? Maak dan gebruik van een Kanban bord.
Een Kanban bord kent in al zijn eenvoud drie categorieën. To do, Doing en Done. Het bord wordt gevuld met kaartjes of post-its die allemaal één taak beschrijven. Elke taak krijg een plek onder één van de drie categorieën.
- To do: de taken die nog moeten worden opgepakt
- Doing: de taken waar nu aan gewerkt wordt
- Done: de taken die zijn afgerond
Door als team regelmatig te spreken, bijvoorbeeld in de dagstart, over de hoeveelheid taken per categorie en de snelheid waarmee taken van “to do” naar “done” verplaatst worden ontstaat een verbeterloop. Zie je de samenhang met het derde en vierde principe?
De voordelen van Kanban
Tussen de regels door heb je al kunnen lezen over de voordelen van Kanban, we zetten de vier belangrijkste voordelen nog eens voor je op een rij.
1) Door het visuele karakter is het overzichtelijk en transparant.
2) Het werken met Kanban is eenvoudig en vraagt geen grote investeringen.
3) Het draagt bij aan een goede verdeling van het werk en is een waardevolle drijver van continu verbeteren.
4) Het toepassen van Kanban voorkomt dat het proces stil komt te liggen.
