Veel organisaties en teams verliezen zichzelf in grote, generieke en dikke jaarplannen. Plannen die, in het slechtste geval, aan het eind van het jaar uit de la worden gehaald, afgestoft en besproken vanuit de vraag "Waar gingen we dit jaar ook al weer voor?"
Een manier van werken die tijdrovend is, weinig energie geeft en vooral niet leidt tot succes. Herken je dit of wil je deze situatie voorkomen? Dan menen we je in dit artikel graag mee in een krachtige tool, de OGSM. Ook wel bekend als een businessplan op één A4.
Na het lezen van dit artikel kun je een goede inschatting maken of OGSM voor jouw team of organisatie toegevoegde waarde heeft.
Wat is een OGSM?
OGSM is de afkorting van Objective, Goals, Strategies en Measures. De uitwerking van deze vier elementen op een A4 levert een duidelijk en overzichtelijk businessplan op.
Door het maken van een OGSM vertaal je de hoog-over doelstelling (Objective) van je organisatie of team door naar een concreet actieplan (Measures). In deze vertaalslag beschrijf je ook een specifieke doelstelling (Goals) en op welke manier je deze doelstelling wilt gaan bereiken (Strategies).
Waar komt OGSM vandaan?
Zoals zoveel hedendaagse managementtechnieken komt ook OGSM voort uit de maakindustrie. De eerste stappen in de richting van wat we nu kennen als OGSM werden gezet door Japanse (auto)producenten ten tijde van de wederopbouw na de Tweede Wereldoorlog
In het boek "The Practice of Management" uit 1954 beschrijft Peter Drucker de grondbeginselen van OGSM, voortkomend uit een manier van denken die hij Management by Objectives (MBO) noemt, ook wel bekend als Management by Planning (MBP)
In een later stadium werd de techniek verfijnd en overgenomen door grote organisaties als Coca Cola, Mars en Triumph. Echt groot en breed bekend werd OGSM toen het werd omarmd door Procter & Gamble.
Hoe werkt een OGSM?
Om te komen tot een businessplan op één A4 moeten de vier pijlers van de OGSM worden ingevuld. We beschrijven ze stuk voor stuk zodat je een goed beeld krijgt.
Objective
De Objective is de paraplu van de OGSM en geef in één zin zowel weer wat er gedaan moet worden en hoe dit dit gerealiseerd moet worden. Dit vraagt om keuzes, een duidelijk objective bakent af. Het moet direct duidelijk zijn wat er wel en wat er niet onder valt.
Voorbeeld: In 2021 olympisch voetbalkampioen door een attractieve speelwijze met speelsters uit de eigen opleiding.
Goals
Onder Goals vindt een vertaalslag van de kwalitatieve doelstelling onder Objective naar een kwantitatieve doelstelling plaats. Het hoe en wat wordt vertaald naar duidelijke KPI’s. Om focus te behouden worden in de regel maximaal vijf KPI’s benoemd. Minstens één KPI betreft een financiële doelstelling, bijvoorbeeld omzet of marge. De organisatie of het team is alleen succesvol als alle doelstellingen worden gerealiseerd.
Voorbeeld 1: Elke wedstrijd wordt er minimaal 2 keer gescoord.
Voorbeeld 2: In 75% van de wedstrijden wordt een speelster uit het eigen team verkozen tot “Player of the Match”
Strategies
Onder Strategies beschrijf je de strategie als specifieke keuze over de inzet van mensen, tijd en geld om de Objective te realiseren. Maximaal vijf strategieën geven een duidelijke richting en brengen focus aan. De verschillende strategieën versterken elkaar en zijn gezamenlijk voldoende om de Objective te realiseren.
Voorbeeld: Wedstrijden overtuigend winnen door het spelen van een 4-3-3 systeem.
Measures
Het onderdeel Measuses bestaat uit twee delen. Het dashboard en het actieplan. Het dashboard bevat de performance indicatoren (PI’s) die het wat en hoe van de strategieën meten. Op basis hiervan kun je het team of de organisatie sturen.
Onder actieplan staan de acties benoemd voor de komende periode. Vaak beschreven als 100-dagen plan.
Voorbeeld actie 1: Organiseren van een oefenprogramma voor 15 mei 2021 door de bondscoach.
Voorbeeld actie 2: Beschrijven van een individueel trainingsprogramma voor elke speler voor 10 juni 2021 door de bondstrainer.
Voorbeeld dashboard: gemiddeld aantal doelpunten gescoord per wedstrijd.
Hoe maak je een OGSM?
Nu je bekend met de vier onderdelen van de OGSM volgt automatisch de vraag “hoe maak je zo’n OGSM?”. We reiken je een overzichtelijk stappenplan aan om te komen tot een breed gedragen OGSM;
Stap 1 is de voorbereiding, maak een duidelijke planning. Beschrijf kort wanneer je welke stap wil zetten. Plan verschillende werksessies en nodig de deelnemers tijdig uit.
Stap 2 is de analyse, maak een analyse van de huidige situatie. Verzamel informatie, bekijk businessplannen of doe een concurrentieanalyse. Het kan waardevol zijn om een SWOT-analyse te maken.
Stap 3 bestaat uit het informeren van alle betrokkenen. Neem ze mee in het doel en de opzet van de OGSM. Beschrijf het proces om te komen tot een definitieve versie.
Stap 4 betreft het maken van de OGSM. Gebruik hiervoor meerdere werksessies van 1 tot 1,5 uur. Stel een duidelijk doel per sessie en werk met een vaste agenda. Om het proces te versnellen kan het waardevol zijn om tijdens een werksessie uiteen te gaan in subgroepen.
Stap 5 is waar je de OGSM vaststelt. Neem alle betrokkenen mee in het eindresultaat. Wanneer je dit gepaard laat gaan met een kleine ceremonie waarin mensen zich achter de inhoud scharen vergroot je de effectiviteit van de OGSM.
Stap 6 is de laatste stap waarin je de acties, zoals gedefinieerd uitvoert. Bespreek de voortgang op de doelen en stuur waar nodig bij.
Welke alternatieven zijn er?
Met behulp van OGSM geef je invulling aan het realiseren van de doelen van je team of organisatie. De techniek is daarmee onlosmakelijk verbonden met het onderwerp strategie executie. Hierin vind je een groot aantal tools en technieken terug. Denk daarbij bijvoorbeeld aan Hoshin, KPI Boom, Business Model Canvas of A3. Kies de tool of techniek die past bij jouw team of organisatie.
OGSM als aanvulling op Lean
OGSM en Lean zijn twee methodes die organisaties helpen efficiënter te werken. OGSM helpt om duidelijke doelen te stellen en te meten of deze worden bereikt. Lean richt zich op onder andere op het weghalen van onnodige stappen in het werkproces en het continu verbeteren van hoe dingen worden gedaan. Als je deze twee methodes combineert, krijg je een krachtig systeem. Hiermee kan een organsiatie niet alleen zijn doelen halen, maar ook blijven groeien en verbeteren. Dit maakt de combinatie van OGSM en Lean heel handig voor het plannen en uitvoeren van organisatiestrategieën.
Meer weten? In de Lean Green Belt training van 12Mprove staan we uitgebreid stil bij het stellen van de juiste doelen en het implementeren van verbeteringen die er voor zorgen dat de doelen behaald worden.
