Ken je dat? Je wil graag problemen in je werk oplossen en bedrijfsprocessen verbeteren, daarom heb je een lijst met verbeterideeën ontwikkeld. Deze verbeterideeën zijn wellicht een resultaat van een brainstorm sessie. Maar hoe bepaal je welke ideeën de hoogste prioriteit hebben? De impact/effort matrix, ook wel bekend als de impact/gemak matrix, kan je hierbij helpen.
Waarom een impact/effort matrix gebruiken?
Naast het prioriteren van de verbeterideeën, kan je ook met een impact/effort matrix kritischer kijken naar wat écht aandacht vraagt. Door de matrix ga je niet direct in actie modus, maar je kijkt juist naar wat er nú nodig is.
Wat is een impact/effort matrix?
De impact/effort matrix heeft als doel de verhoudingen te bepalen die wat zeggen over wat voor invloed een taak heeft op de doelstellingen (impact) en de hoeveel moeite je voor een taak moet doen (effort). Als je deze verhoudingen weet helpt dit jou om de verschillende taken te prioriteren.
Welke 4 kwadranten zijn er?
Bij de impact/effort matrix kijk je naar de moeite en de impact van een taak. Dit zijn er vier:
- Quick wins
- Major projects
- Thankless tasks
- Fill ins
Quick wins (low effort, high impact)
‘Quick wins’ kosten weinig moeite (effort), maar hebben een hoge impact en leveren dus veel op. Dit zijn verbeterideeën waarmee je snel aan de slag kan. Het is dus gemakkelijk je to-do list afstrepen en dit motiveert weer om verder aan de slag te gaan.
Major projects (high effort, high impact)
De ‘major projects’ zijn verbeterideeën die de moeite waard zijn om uit te voeren, omdat ze veel opleveren. Dit kost wel wat meer moeite om het daadwerkelijk te doen. Dit betreft vaak belangrijke projecten, waarvoor je de tijd moet nemen om een plan te maken en dat te implementeren.
Thankless tasks (high effort, low impact)
De ‘thankless tasks’ zijn taken in de impact/effort matrix die je moet vermijden. Deze taken kosten veel moeite, maar leveren weinig op.
Fill ins (low effort, low impact)
De ‘fill ins’ kosten niet veel moeite, maar leveren ook niet zoveel op. Met deze verbeterideeën ga je alleen aan de slag als je tijd over hebt, of je laat ze iemand anders oppakken.
Hoe ziet de impact/effort matrix eruit?
Hieronder zie je een visueel voorbeeld van de impact/effort matrix. De quick wins staan linksboven, de major projects rechtsboven, de fill ins linksonder en de thankless tasks rechtsonder. Zoals in de paragraaf eerder verteld werd zijn de quick wins en de major projects het beste om mee te werken.
Een impact/effort matrix maak je altijd samen met je team. Dit doe je zo:
- Teken de matrix bijvoorbeeld op een flip over. Op de X-as van de impact/effort matrix zet je de mate van moeite en op de Y-as de mate van impact.
- Gezamenlijk bepaal je welke definities je gebruikt voor de termen op de X- en Y-as. In het voorbeeld van de impact-gemak matrix staat nu een combinatie van Engelse en Nederlandse termen, maar deze kan je prima aanpassen naar een vorm passend bij je organisatie.
- Vervolgens plaats je de verbeterideeën in de vier categorieën.
- Begin eerste met de quick wins en de major projects.
De Impact/Gemak variant
In onze Lean trainingen gebruiken wij ook wel de impact/gemak matrix als volledig Nederlandse variant op de impact/effort matrix.
De ideeën die je hierin rechtsboven plaatst, met hoog gemak en grote impact, pak je als eerste op. Die met kleine impact en een laag gemak doe je niet. De andere oplossingen plan je in voor later.
Meer weten over het implementeren van verbeterideeën?
In onze trainingen helpen we jou en jouw organisatie om slimmer te werken in plaats van harder. Het prioriteren van je taken, met onder andere de impact/effort matrix, is hier een onderdeel van. In de Lean Green Belt training van 12Mprove geven we jou alle handvatten en nog meer praktische tools en technieken om processen te verbeteren en problemen structureel op te lossen.
