De Deming cirkel, voluit de kwaliteitscirkel van Deming, is een methode die je helpt om structureel de kwaliteit te verbeteren en problemen op te lossen in een organisatie. De cirkel bestaat uit vier activiteiten: plan, do, check en act. Daarom noemen we de Deming cirkel ook wel de PDCA-cyclus.
Het basisidee van de Deming cirkel is dat je door het cyclisch uitvoeren van deze vier activiteiten structureel kwaliteitsverbetering bereikt. Daarbij is het belangrijk de resultaten te borgen om ervan te kunnen leren. Structureel leren van fouten draagt bij aan een intelligente, zelflerende organisatie.
De vier activiteiten in de Deming cirkel
De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming voer je uit in een vaste volgorde: plan, do, check, act. Anders gezegd, plannen, uitvoeren, controleren en aan de hand van de controles de uitvoering bijstellen. We lichten de vier stappen kort toe:
Plan
In deze fase stel je in een plan de doelstellingen op van je organisatie. In het plan beschrijf je ook de processen die je inzet om je doelstellingen te behalen. Daarbij is het essentieel dat je de doelstellingen meetbaar maakt. Zo zorg je er bijvoorbeeld voor dat je de resultaten uit de tweede fase (do) kunt meten in de derde fase (check).
Do
In de do fase voer je de plannen uit die je in de vorige fase hebt opgesteld. In deze fase draait het om concrete vragen, zoals: wat zijn de acties, wie voeren ze uit en met welke middelen? Vaak voer je de acties in deze fase in eerste instantie op kleine schaal uit.
Check
Analyseer de resultaten en vergelijk ze met de vroegere situatie: wat ging er goed en wat juist niet? Toets de resultaten aan de vooraf vastgestelde doelen.
Act
Dit is de fase van de oplossingen. Benut de resultaten uit de check fase optimaal. Als het goed is, weet je nu wat werkt en wat niet. Neem maatregelen om je doelstellingen te halen. Als je dit hebt gedaan begint de cyclus weer opnieuw.
Grote en kleine Deming cirkel
De bedenker van de kwaliteitscirkel van Deming, de Amerikaanse statisticus William Edwards Deming (1900-1993) onderscheidde twee cirkels: de grote cirkel voor de gehele organisatie en de kleine cirkel voor het continu verbeteren van de kwaliteit van producten en processen. Samen hebben ze als doelen:
- Klanttevredenheid: lever de juiste klanten de juiste producten.
- Kwaliteit: hogere kwaliteit leveren tegen dezelfde of als dat niet mogelijk is, een hogere prijs.
- Groei: meer omzet en een groter marktaandeel realiseren.
In de ideale situatie is elke medewerker met de Deming cirkel in staat de eigen werkwijze te analyseren en verbeteren. Handelingen van werknemers zijn dan een deelproces van een hoger gelegen, overkoepelend proces. Het management analyseert de hoger gelegen processen.
William Edwards Deming
De bedenker en naamgever van de kwaliteitscirkel van Deming, de Amerikaan William Edwards Deming, werd geboren in een bescheiden kolonistengemeenschap. Daar waren zuinigheid en een afkeer van verspilling belangrijke waarden, die een blijvende invloed op het denken van Deming hadden. Hij studeerde af aan de Yale universiteit en maakte carrière als invloedrijk statisticus. Na de Tweede Wereldoorlog werd hij uitgezonden naar Japan, om te helpen de Japanse economie op gang te brengen, die er na de oorlog slecht voorstond.
Deming richtte zich met zijn ideeën over kwaliteit en statistische controle tot de Japanse top van het bedrijfsleven. Verbeteren van kwaliteit leidt tot vermindering van uitgaven en vermeerdering van productiviteit en marktaandeel, was de kern van zijn boodschap. Meerdere Japanse producenten pasten zijn technieken toe en legden zo de basis voor een enorme nieuwe internationale vraag naar Japanse producten.
In 1960 ontving Deming als eerste Amerikaan ooit een onderscheiding van de toenmalige premier van Japan, Nobusuke Kishi, als eerbetoon voor zijn aandeel in het succes van de Japanse industrie.
Continu verbeteren
Mensen zijn van nature vaak geneigd bij problemen direct in oplossingen te denken. Op de lange termijn werkt het beter om eerst de oorzaak van een probleem te onderzoeken en daarvoor een structurele oplossing te bedenken. De kracht van de kwaliteitscirkel van Deming is dat die je helpt om op een gestructureerde, cyclische manier problemen aan te pakken.
Hoe langer een organisatie ermee werkt, hoe beter iedereen weet wat de aanpak is en wat de verwachtingen zijn. Het verbeteren van de kwaliteit heeft continu de aandacht, en door het elke keer op dezelfde manier op te pakken ontstaat er routine.
De Deming cirkel in de praktijk
In de praktijk komt het vaak voor dat het organisaties niet goed lukt om consequent alle vier de fases te doorlopen. De ene organisatie blijf steken bij plan en do, de ander lukt het niet om de cirkel cyclisch vol te houden. Daarbij gaat het vaak om doelstellingen, data of communicatie:
- Doelstellingen: maak doelstellingen altijd zo concreet mogelijk door ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) op te stellen, en door gebruik te maken van KPI’s (kritische performance indicatoren).
- Data: verzamel en gebruik data in alle vier de fases.
- Communicatie: maak het onderdeel van de bedrijfscultuur om feedback te geven en elkaar aan te spreken op zowel positieve als negatieve prestaties.
De Deming cirkel en lean
De PDCA-cyclus past perfect bij de filosofie van lean. De Deming cirkel zie je dan ook vaak bij organisaties terug als onderdeel van de lean-methode. Om de cirkel optimaal als onderdeel van de lean-methode in te zetten is een stappenplan gedefinieerd.
De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn binnen lean verdeeld over acht stappen. De eerste vijf stappen vormen de plan fase, de do, check en act fase vormen elk één stap. We zetten de acht stappen op een rij:
Plan fase
- Stap 1: Formuleer de probleemstelling zo helder en meetbaar mogelijk.
- Stap 2: Beschrijf de huidige situatie.
- Stap 3: Beschrijf de doelstellingen.
- Stap 4: Analyseer de mogelijke bottlenecks die de huidige situatie in stand houden.
- Stap 5: Bedenk en beschrijf de maatregelen om de oorzaken van de problemen weg te nemen.
Do fase
- Stap 6: Voer de verbetering uit. In deze fase geldt meestal ‘speed over perfection’. Anders gezegd, snel leren is in de do fase belangrijker dan eerst je aanpak perfectioneren.
Check fase
- Stap 7: Controleer de activiteiten. Leidden de acties in de do fase tot het gewenste resultaat, of zijn de doelstellingen minstens dichterbij gekomen?
Act fase
- Stap 8: Zet de verbeteringen die je dichter bij jouw doelstellingen brengen om naar een nieuwe manier van werken.
Met de Deming cirkel of PDCA-cyclus heb je een krachtig hulpmiddel om kwaliteit continu te verbeteren. Een cyclus is namelijk nooit af. Begin na afronding van de act fase weer opnieuw met een plan fase.
Veel succes met verbeteren!
