Voorraad die je weg moet gooien, wachten op collega’s of leveranciers, klanten die bellen waar hun levering blijft. Voor jou herkenbare situaties? In dit artikel nemen we je mee in de theorie van Just in Time, een praktische methodiek op het juiste moment over gewenste materialen of informatie te beschikken.
Wat is Just in Time?
Just in Time (JIT) is een methode voor optimale voorraadbeheersing. Precies op tijd aan de klant leveren en tegelijkertijd een zo klein mogelijke voorraad aanhouden vormen de basis van JIT. ‘Zo laat mogelijk, maar toch op tijd’ is een veelgebruikte JIT-term.
Precies op tijd, zo laag mogelijke voorraad
Na een drukke werkweek besluit je het er van te nemen, je maakt een reservering bij een goed restaurant! Op het tijdstip van je reservering kom je binnen en je wordt direct naar je tafel gebracht. Een aperitief arriveert binnen enkele minuten, op het moment dat je het glas neerzet na de laatste slok wordt het voorgerecht uitgeserveerd. En hoewel het erg druk is in het restaurant staat het hoofdmenu dampend op tafel, kort nadat je het voorgerecht op hebt. Hoe doen ze dat toch vraag je jezelf af?
Just in Time betekent letterlijk precies op tijd, en dat is ook de kern van de Just in Time-methode: altijd precies op tijd aan de klant leveren. Niet te vroeg en zeker niet te laat. Daarbij is het streven om een zo klein mogelijke voorraad aan te houden, omdat dit simpelweg veel kosten bespaart. Het bedrijfsproces van bevoorraden en leveren lijkt bij JIT-optimalisatie veel op het principe van een lopende band. Het doel van JIT is om organisaties te helpen aanzienlijk op voorraadkosten én daarmee samenhangende kosten te besparen. En niet alleen dat, het toepassen van JIT stelt je ook in staat de klant direct te bedienen op het moment dat hij een order plaatst.
JIT draait om het toepassen van de 5-j’s: het leveren van de Juiste goederen van de Juiste kwaliteit, tegen de Juiste prijs, op het Juiste moment en in de Juiste hoeveelheid.
De voordelen en uitdagingen van Just in Time
Het grote voordeel van JIT is kostenbesparing, onder andere door het verminderen van drie vormen van verspilling:
- Voorraad: het belangrijkste voordeel: voorkomen van kosten door onnodige voorraad.
- Transport: goederen die je eerst in een magazijn of productie-omgeving opslaat voordat ze naar de klant gaan, transporteer je twee of drie keer. Meestal is dat verspilling.
- Overproductie: om er zeker van te zijn te kunnen leveren aan de klant wordt er meer geproduceerd dan wat de klant vraag. Met een te hoge voorraad of verkeerde voorraad tot gevolg.
De uitdaging bij JIT is om te voorkomen dat al bij een kleine verstoring het gehele aanleverproces stil komt te liggen. Met het aanleggen van kleine buffers voorkom je dat bij een verstoring een kettingreactie ontstaat.
Just in Time en Lean
JIT hangt nauw samen met lean. Beide zijn ontstaan in de maakindustrie. De in de vorige alinea genoemde vormen van verspillen zijn onderdeel van ‘de acht verspillingen van lean’.
Lean streeft naar continu verhogen van de efficiency van bedrijfsprocessen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het verminderen of elimineren van activiteiten binnen een organisatie die geen toegevoegde waarde hebben. JIT past perfect bij de lean-strategie door het voorkomen van verspillingen en als onderdeel van activiteiten om de kwaliteit van dienstverlening voor klant, medewerker en organisatie te optimaliseren.
JIT en ICT
Om met de Just in Time-methode het voorraadbeheer en de logistiek optimaal te laten verlopen is een real-time voorraadsysteem nodig. Doorgaans bestaat zo’n voorraadsysteem uit een host-computer en lokale computers of devices, die in de realtime-omgeving onderling communiceren.
Een computer deelt bijvoorbeeld gegevens over de voorraad van een bepaald item. De computer die de gegevens ontvangt, gebruikt deze om het voorraadniveau te updaten. Door moderne technieken worden real-time systemen steeds sneller en nauwkeuriger en zijn daardoor steeds beter in staat een hoog JIT-niveau te behalen.
Leest dit als erg ingewikkeld? In aanloop naar een op ICT-gebaseerde toepassing van JIT kan het gebruik maken van een ander hulpmiddel al een groot verschil maken. We vertellen je er alles over in ons artikel over Kanban.
Just in Time en co-makership
Just in Time is vaak succesvol bij co-makership, relaties waarin twee of meer organisaties langdurig samenwerken en streven naar gezamenlijke voordelen. In de praktijk komt bij co-makership, of co-ownership, het onderling uitbesteden van activiteiten en verantwoordelijkheden vaak voor.
Uitbesteden is het meest efficiënt als het voldoet aan hoge eisen op het gebied van betrouwbaarheid, kwaliteit en kostenreductie. Hier past Just in Time perfect bij. Het streven bij JIT is immers optimale logistieke procesbeheersing, met als einddoel meer productiviteit en leverbetrouwbaarheid. Voor JIT als onderdeel van succesvol co-makership gelden drie voorwaarden:
- Intensieve communicatie tussen de organisaties, met name over de planning.
- Zo veel mogelijk standaardisatie, voor snelle, efficiënte en betrouwbare leveringen.
- Zo hoog mogelijke betrouwbaarheid - in bijvoorbeeld de kwaliteit en levertijden - van de producten én de leveranciers.
Push- en pull Systemen
Just in Time wordt wel eens een pull-systeem genoemd, het tegenovergestelde van het traditionele, meer op voorraad gerichte push-systeem. Het pull-principe is een belangrijk onderdeel van de lean-filosofie. Simpel gesteld houdt pull in dat een organisatie alleen producten maakt wanneer de klant daar behoefte aan heeft.
Pull betekent letterlijk trekken: in het pull-principe trekt de klant producten als het ware naar zich toe. Bij bedrijven die werken volgens het push-principe gaat het precies andersom. Een bedrijf maakt producten, op basis van marktanalyse en -voorspellingen, en verkoopt ze vervolgens. Anders gezegd is het pull-principe meer vraag gestuurd en het push-principe meer aanbod gestuurd.
Impact op klant en medewerker
Het toepassen van de JIT-methodiek heeft een positieve impact op de klanttevredenheid en ook de tevredenheid van medewerkers. Vraag gestuurd kunnen werken betekent weliswaar dat je processen betrouwbaar en voorspelbaar moeten zijn ingericht, het betekent ook dat je veel beter in staat bent om mee te veren met de klantvraag. De datagedreven aanpak in combinatie met kleine voorraden zorgt voor minder piekbelasting en blijere klanten. Van onder grote tijdsdruk produceren en wachten op leveranciers is nog nooit iemand blij geworden.
Onder de indruk van de manier waarop het restaurant jou een fantastische ervaring heeft bezorgd besluit je om na het dessert te vragen om “een kijkje in de keuken.” En dat mag! In de keuken vallen je een aantal zaken op. Niet alleen zie je van elk gerecht een duidelijke beschrijving van hoe het samengesteld moet worden, je ziet ook per tafel welke gang de gasten bezig zijn. Per tafel loopt er een timer mee die de tijd tot de volgende gang aangeeft. Je ziet dat het keukenpersoneel alles goed heeft voorbereid en door een goede mise en place het gerecht kan samenstellen als de timer bijna klinkt. En wat je boven alles opvalt is de rust, iedereen werkt geconcentreerd en zonder stress! Je maakt voor jezelf een notitie, “maandag bespreken in de weekstart, Just In Time.”
