Veel van de fouten, inefficiënties en variabiliteit in processen worden veroorzaakt door menselijke fouten. Door middel van Poka Yoke worden de fouten in de processen gedetecteerd en opgelost. Het is gepionierd als een belangrijk onderdeel van het productieproces van Toyota, maar tegenwoordig wordt de tool in bijna iedere sector toegepast.
Poka Yoke is een Japanse term die foutpreventie betekent. Alles wat ervoor zorgt dat er fouten voorkomen kunnen worden voorkomen in processen, wordt een Poka Yoke genoemd. Als er een fout ontstaat binnen een proces, dan wordt hier een gestandaardiseerde oplossing voor bedacht, zodat dezelfde fout niet meerdere malen voorkomt en er duurzame kwaliteit ontstaat.
Het ontstaan van Poka Yoke
De term Poka Yoke was eerst baka-yoke, maar dit stond voor “idiot-proofing”. Die term was niet erg vriendelijk en daarom werd de naam al snel veranderd naar Poka Yoke (foutpreventie).
Poka Yoke werd als eerste gebruikt door Sigeo Shingo in de jaren 60, om menselijke fouten te reduceren in industriële processen. Hij ontwikkelde een oplossing voor een proces waarbij fabrieksmedewerkers, bij het monteren van een kleine schakelaar, vaak vergaten de essentiële veer onder een van de schakelknoppen te plaatsen.
Het nieuwe proces werd in twee stappen voltooid, waarbij er tijdens stap 1, de voorbereiding, een tijdelijke aanduiding geplaatst werd op de plaats waar de veren gemonteerd dienen te worden. Zo wisten de medewerkers dat ze de veer waren vergeten en konden ze dit tijdig corrigeren.
Waarom is Poka Yoke belangrijk?
Met Poka Yoke help je mensen en processen soepel te verlopen door het onmogelijk te maken om fouten te maken.
Met deze technieken kun je standaardisatie en daarmee de kwaliteit en de betrouwbaarheid van je processen significant verbeteren. Deze aanpak past naadloos in de Lean cultuur van continu verbeteren.
Een Poka Yoke oplossing hoeft daarnaast helemaal niet kostbaar te zijn. Integendeel. Zo is het doel van Toyota om ieder foutpreventie mechanisme voor minder dan € 120,- te ontwikkelen.
Daarnaast is een langdurige oplossing voor fouten ontzettend kostenbesparend. Daarom is het zeer rendabel om tijd en energie te steken in het ontwikkelen van Poka Yokes.
De drie verschillende soorten van Poka Yoke
Een Poka Yoke komt in drie verschillende soorten: visuele hulpmiddelen, visuele stuurmiddelen en een failsafe.
Visuele hulpmiddelen zijn zichtbaar en geven een toelichting over een werkwijze of instructie aan. Bijvoorbeeld de visuele borden over Corona maatregelen bij winkels als Jumbo en AH. Ze geven aan welk gedrag gewenst is bij het boodschappen doen.
Visuele stuurmiddelen sturen het gedrag bij een afwijking van de gebruikelijke situatie, zoals bij het nalopen van een checklist door de piloot en co-piloot bij de startprocedure voor het kunnen opstijgen van een vliegtuig.
Een failsafe is een middel om ervoor te zorgen dat iets niet fout kán gaan, door ervoor te zorgen dat het maar op een manier kan worden gaan. Zo kun je een Samsung oplader niet in je iPhone gebruiken of andersom of dienen alle verplichte velden ingevuld te zijn wanneer je een bedrag wilt overmaken via je bank.
Hoe werkt Poka Yoke in de praktijk?
Als je een Poka Yoke wil introduceren in een werkproces, dan moet je de volgende vijf stappen doorlopen:
- Beschrijf de fout of de oplossing voor de fout.
Wat is het probleem dat je tegenkomt in het proces? Omschrijf het probleem waar je mee te maken hebt.
- Ga naar de werkvloer waar de fouten ontstaan.
Hier kijk je hoe frequent doet het probleem zich voor en waardoor ontstaat het probleem in het werkproces. Zo kijk je bijvoorbeeld of het een fout in het productieproces of een fout bij een medewerker betreft.
- Wat is de kern van de oorzaak van het probleem? Breng het probleem gedetailleerd in kaart.
Door middel van de tool ‘five times why’ kom je tot de kern van de symptomen van een probleem, zodat je er een definitieve oplossing voor kunt bedenken.
- Bedenk de Poka Yoke oplossing voor het beschreven probleem.
Brainstorm met je team over slimme oplossingen om een oplossing voor het probleem te bedenken.
- Documenteer en implementeer de Poka Yoke, zodat de organisatie steeds efficiënter wordt.
Neem de oplossing in gebruik en test of deze werkt en de definitieve oplossing is.
Voorbeelden van Poka Yoke in de praktijk
- Een pinautomaat geeft een geluidje wanneer je de pas uit kunt nemen, wat voorkomt dat je je pinpas vergeet
- Auto’s die een geluidje en een melding in het dashboard geven wanneer je vergeet je pas van de auto uit te nemen wanneer je de portier van de deur opent
- Een stand-by timer voor apparaten zodat deze automatisch uitgaan na een bepaalde tijd indien ze niet gebruikt worden
- Sensoren in auto’s in combinatie met Artificial Intelligence die actief verkeersongelukken voorkomen en ingrijpen in gevaarlijke situaties
Tools om in te zetten bij het opstellen van een Poka Yoke
Bij het opstellen van een Poka Yoke worden meerdere tools gebruikt om zowel te voorkomen dat fouten veelvoudig gemaakt worden of om fouten preventief te voorkomen. We zetten ze op een rij:
Process mapping
Door middel van process mapping breng je alle specifieke acties die door een proces lopen in kaart. Op deze manier kun je de gebieden en stappen identificeren waar optimalisatie vereist is om het proces beter te laten verlopen. Ook geeft het inzicht in welke stappen in het proces waarde toevoegen en welke niet.
Ga naar de werkvloer
In Lean Management termen wordt er vaak gesproken over “Go to the Gemba”. Dat is Japans voor “De eigenlijke plaats”. Uiteraard wordt hier binnen Lean verwezen naar de werkvloer, de plek waar de toegevoegde waarde wordt geleverd, maar ook waar de bron voor fouten ontstaat.
Ishikawa-diagram
Een oorzaak en gevolg diagram is een heldere tool waarmee je vanuit zes verschillende perspectieven naar de (grond)oorzaken van een probleem te kijken.
Wanneer een subgraat ingevuld is, kun je heel makkelijk tot de echte grondoorzaak komen door de Five times why te stellen.
Five times why
Sakichi Toyoda, de oprichter van Toyota Industries, ontwikkelde deze techniek in de jaren 30 van de vorige eeuw. De techniek werd populair in de jaren 70 en wordt hedendaags nog steeds toegepast bij bedrijven uit alle markten.
De meest effectieve antwoorden op deze vragen komen vanuit de mensen op de werkvloer zelf. Mensen die directe ervaring hebben met het proces of het probleem wat voorhanden ligt.
Door tot vijf maal de vraag te stellen “waarom?”, kom je tot de kern van het probleem. Zo kan de oplossing tot het licht komen waardoor je het probleem voorgoed kan oplossen.
