Krijg weer inzicht in je processen door werkvloeren.

Bij veel organisaties is vaak te weinig inzicht in de werkprocessen die zich afspelen. Ondanks dat iedere medewerker of afdeling erg zijn best doet kan het gebeuren dat er werkzaamheden dubbel uitgevoerd worden, of dat taken niet goed op elkaar zijn afgestemd. Dit resulteert onder andere in verspilling van tijd, geld en voorraden. 

Het is belangrijk dat je kritisch kijkt naar je bedrijfsprocessen. Je wilt niet alleen weten wat er goed gaat, maar vooral wat er beter kan. In dit artikel besteden we aandacht aan een handige Lean tool die je hiervoor kunt inzetten; werkvloeren. 

Wat is werkvloeren?

Eén van de tools uit de Lean gereedschapskist die inzichtelijk maakt hoe de processen in je organisatie lopen en waar die verbeterd kunnen worden is werkvloeren. Dit kun je op drie verschillende manieren doen.

We beschrijven ze alle drie: De krijtcrikel, Vastnieten en de Sit-in. Lees mee en ontdek hoe jij inzicht in je processen krijgt en voor verbetering kunt zorgen door te werkvloeren.

1. De krijtcirkel (van Taijchi Ohno)

Zoals de naam al impliceert teken je bij deze vorm van werkvloeren een krijtcirkel op de vloer, waar het werk zich afspeelt. Tape werkt overigens ook. Ga in de cirkel staan en observeer wat je ziet.

Ben je manager bij een bank? Ga dan eens in een één van de bankshops staan, bijvoorbeeld ergens in een hoekje waar je alles goed kunt overzien. Wat valt je op? Worden de klanten bij binnenkomst begroet door de medewerkers? Wat voor sfeer hangt er op de werkvloer? Zit iedereen langdurig op één plek, of lopen de medewerkers de hele dag heen en weer omdat de printer te ver weg staat?

Welke verliezen, afwijken en problemen zie je?

Focus tijdens je observatie vanuit de krijtcirkel op de verliezen en afwijkingen en blijf net zo lang staan totdat je een concreet lijstje hebt van punten die verbeterd kunnen worden. Taiichi Ohno, de bedenker van deze vorm van werkvloeren, liet medewerkers en managers rustig een dag(deel) staan! Geef het dus niet te snel op. Het doel van de oefening is om te leren zien wat de verliezen, afwijkingen en problemen zijn in een proces.

2. Vastnieten

Een tweede manier om te werkvloeren is door een fysieke order van begin tot eind door het proces te volgen. Je kunt je figuurlijk vastnieten aan een bestelling. Op deze manier leg je de gehele route af. Bijvoorbeeld van de postkamer, langs de verschillende afdelingen, tot aan de verzending naar de klant.

Werk je bij een winkel of groothandel? Vraag dan bijvoorbeeld eens een klant bij binnenkomst of je door de winkel mee mag lopen. Kan hij of zij alles goed vinden? Is er een logische looproute? Zijn de vakken voldoende gevuld? Hoe reageren de medewerkers op vragen? En hoe lang was de rij bij de kassa?

Wees objectief en nieuwsgierig.

Belangrijk is dat je zo objectief en nieuwsgierig mogelijk bent. Probeer jezelf bijvoorbeeld te verplaatsen in een kind dat voor het eerst naar een pretpark gaat. Verbaas je over alles wat je ziet en neem zo veel mogelijk indrukken in je op.

Deze methode van werkvloeren werkt vaak erg goed voor managers. Zij komen dan op de werkvloer, ervaren alles zelf en kunnen het proces ook vanuit klant perspectief bekijken.

3. Sit-in

Ten slotte is er de sit-in, de derde vorm van werkvloeren. Dit betekent dat je als manager, teamleider of medewerker gaat meeluisteren met een gesprek dat met een klant gevoerd wordt. Of dat je een dag(deel) mee gaat kijken met een medewerker op de werkvloer.

Vergelijk de praktijk met de werkinstructie.

Je observeert hoe iemand zijn werk doet. Gebeurt dit volgens de werkinstructie, of wordt daar juist van afgeweken? En als dit gebeurt, welke oorzaken en gevolgen heeft dit dan? Misschien heeft de medewerker wel een eigen manier ontwikkeld die in de praktijk veel beter lijkt te werken dan in de werkinstructie staat omschreven. In dat geval hoeft niet de medewerker gecorrigeerd te worden maar is het juist raadzaam om de standaard werkinstructie aan te passen. Zo kunnen andere collega’s deze betere werkwijze ook gaan toepassen.

Onlangs heb ik zelf de training Lean Green Belt van mijn collega Sebastiaan bijgewoond en geobserveerd wat ik zag.

Tijdens de sit-in heb ik rekening gehouden met drie belangrijke randvoorwaarden die gelden bij elke vorm van werkvloeren:

Go see

Ik heb gekeken naar wat er gebeurde. En zonder er direct een waardeoordeel aan toe te voegen heb ik mijn bevindingen genoteerd, om deze achteraf te kunnen bespreken.

Ask why

Met behulp van mijn aantekeningen heb ik na de training verschillende verdiepende vragen gesteld. “Waarom deed je dit?”, “Waarom gebeurde dat?” Dit soort vragen helpen je om meer achtergrondinformatie te kunnen verzamelen en beter te begrijpen wat er gebeurt.

Have respect

Zowel tijdens het observeren als in de bespreking achteraf is het belangrijk dat je respect toont naar je collega. Wees nieuwsgierig, maar val iemand niet aan. In de feedback die ik gegeven heb probeerde ik om niet te oordelen.

Belangrijk is dat je feitelijk vertelt wat je gezien hebt en hoe dit op jou is overgekomen. Vervolgens kun je daarover het gesprek aangaan en vragen of de ander zich hierin herkent. Op deze manier kun je samen bepalen of en hoe er de volgende keer misschien iets verbeterd kan worden.

Mijn bevindingen van de training door middel van werkvloeren.

Ondanks het feit dat de training volledig digitaal wordt gegeven lukt het Sebastiaan om het innemend en inspirerend te maken. Je gaat samen met hem en de andere deelnemers actief aan de slag met de materie van continu verbeteren. Met elkaar bespreek je hoe je de theorie het beste kunt toepassen in situaties die jij tegenkomt in je dagelijkse werk.

Van een Lean trainer mag je verwachten dat deze over voldoende kennis, ervaring en expertise beschikt; een basis-factor. Maar vooral de manier waarop Sebastiaan zijn passie en enthousiasme overbrengt op de deelnemers ervoer ik als een wow-factor.

Een belangrijk onderdeel van werkvloeren bestaat dus uit het stellen van verbazende vragen: “Ask Why”.

De vragen die ik voor Sebastiaan had lagen door zijn uitgebreide kennis van Lean niet op het gebied van de inhoud, maar vooral op de manier van trainen. Samen hebben we gekeken hoe wij onder andere de teksten op de flip-overs nog beter leesbaar kunnen krijgen voor de deelnemers en of er manieren zijn om deelnemers nog beter bij de les te betrekken.

Een aantal van de verbeterpunten is direct opgepakt en vervolgens verwerkt in de standaard werkwijze. Zo werkt dat dus!