Wat is Scrum en hoe kun je het succesvol toepassen?

Een korte samenvatting van Scrum

Scrum is een framework om Agile te kunnen werken. Agile is een filosofie waarin wendbaarheid centraal staat: bedrijven moeten snel en effectief kunnen inspelen op veranderingen. Werken met het Scrum framework is één van de manieren om dit toe te passen in een organisatie. Met Scrum worden projecten opgedeeld in kleinere stukken: de sprints van één tot vier weken. In elke sprint wordt er een werkende oplossing geleverd, vervolgens wordt er geëvalueerd en wordt de volgende sprint gestart.

Het Scrum team

Een Scrum team is altijd zelf-organiserend en multidisciplinair. Dit betekent dat het team zelf kiest hoe zij het werk het beste kunnen uitvoeren, in plaats dat dit verteld wordt door bijvoorbeeld een manager. Daarnaast zijn er binnen het team verschillende vaardigheden aanwezig. Hierdoor kan het werk tijdens een sprint goed uitgevoerd worden, zonder dat het team afhankelijk is van anderen buiten het Scrum team.

De verschillende rollen in een Scrum team

Een Scrum team bestaat altijd uit een Product Owner, het ontwikkelteam en een Scrum Master. Deze rollen hebben vervolgens verschillende vaste taken.

De Product Owner

In het Scrum team vertegenwoordigt de Product Owner de belangen van de klant en interne stakeholders. De Product Owner houdt in de gaten wat voor product er door het team gerealiseerd wordt en zorgt ervoor dat dit product zo veel mogelijk waarde heeft. Daarnaast is de Product Owner verantwoordelijk voor het managen van de product backlog. Dit betekent dat de Product Owner bepaalt welke taken het belangrijkste zijn en het meeste waarde opleveren. Deze taken worden dan als eerste uitgevoerd.

Het ontwikkelteam

Het ontwikkelteam bestaat uit verschillende professionals die tijdens een sprint werken aan de doelen voor die sprint. Samen zorgt het team ervoor dat het product voldoet aan alle eisen van de klant.

Het ontwikkelteam bestaat uit 3 tot 9 personen die voor langere tijd bij elkaar blijven. Het is belangrijk dat het team klein genoeg is om wendbaar te blijven, maar tegelijkertijd moet het team groot genoeg zijn om genoeg waarde te leveren in een sprint.

De Scrum Master

De Scrum Master is verantwoordelijk voor het volledige Scrum proces. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het organiseren van alle events. De Scrum Master zorgt er ook voor dat iedereen in het ontwikkelteam ongestoord kan werken. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het team belemmeringen ervaart of dat niet iedereen binnen de organisatie Scrum begrijpt. Dan is het de taak van de Scrum Master om Scrum aan de organisatie uit te leggen en ervoor te zorgen dat het team zonder belemmeringen verder kan werken.

Managers in de organisatie

De managers in een organisatie zijn niet onderdeel van het Scrum team, maar hebben wel veel invloed op hoe succesvol Scrum is in een organisatie.

Als er gewerkt wordt met Scrum, heeft dit namelijk ook veel effect op de rol van de manager. Het is noodzakelijk dat de manager de traditionele rol loslaat. De manager is niet meer projectverantwoordelijk en bepaalt niet de prioriteiten. Het is juist essentieel dat de manager faciliterend werkt. Als manager is het de taak om het Scrum team te ondersteunen en belemmeringen weg te nemen als de Scrum Master daar zelf niet uitkomt. Daarnaast is het zingeven de taak van de manager: richting geven waar de organisatie naartoe wil en hoe het team daaraan bijdraagt.

Daarnaast is het belangrijk dat het Scrum team totaal toegewijd is aan het project. Het is niet mogelijk dat een medewerker in een Scrum team tegelijkertijd aan andere projecten moet werken, alle tijd en aandacht moet beschikbaar zijn voor het Scrum team. Alleen dan bereik je de leereffecten van Scrum en zul je de positieve gevolgen merken.

Werken met Scrum betekent dat de gehele organisatie moet begrijpen wat het is en ook wat dit betekent voor de managementstijl en het inzetten van medewerkers.

Als manager is het belangrijk dat je goed begrijpt wat Agile inhoudt voordat je aan de slag gaat met het Scrum framework. In één dag alle basisprincipes van Agile leren en ontdekken welke kracht dit heeft voor jouw organisatie?

Welke events zijn er bij Scrum?

Binnen Scrum zijn er verschillende events om regelmaat te creëren. Deze events hebben het effect dat het gehele team en de stakeholders op de hoogte zijn en het volledige proces transparant is.

De sprint

De sprint is het meest bekende en kenmerkende onderdeel van Scrum. Een sprint duurt één tot maximaal vier weken waarin een bruikbaar product wordt opgeleverd. Van tevoren wordt er per sprint een doel geformuleerd. Tijdens de sprint mag dit doel niet worden aangepast.

Kan een sprint afgebroken worden?

Een sprint kan afgebroken worden voordat de geplande tijd voorbij is. Dit kan alleen gedaan worden door de Product Owner. Een sprint wordt alleen afgebroken als het doel niet meer relevant is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de organisatie van richting verandert of als de technologie is veranderd.

De sprintplanning

De eerste ceremonie van een Sprint is de sprintplanning. Met het volledige Scrum team wordt het doel bepaald van de sprint en wordt er vervolgens een plan gemaakt om het doel te bereiken.

De dagelijkse stand up (of ‘daily scrum’)

Elke dag wordt er een stand up gehouden. Tijdens deze stand up van maximaal 15 minuten bespreekt het ontwikkelteam de voortgang richting het behalen van het sprintdoel en wordt er een plan gemaakt voor de dag. Iedereen vertelt kort wat ze bereikt hebben, wat ze vandaag gaan bereiken en of ze obstakels verwachten of hulp nodig hebben van het team.

Deze dagelijkse events zorgen ervoor dat de communicatie binnen het team verbeterd wordt. De werkzaamheden van verschillende teamleden kunnen zo gemakkelijker op elkaar afgestemd worden. De stand up zorgt er ook voor dat andere meetings dan de Scrum events overbodig zijn, omdat iedereen dankzij de stand up al op de hoogte is van elkaars werk. Als laatste worden obstakels tijdig ontdekt, zodat die verholpen kunnen worden.

De sprint review

Aan het eind van elke sprint wordt het opgeleverde product gedemonstreerd. Hierbij worden de stakeholders uitgenodigd om samen te kijken wat er is opgeleverd en of het voldoet aan de verwachtingen. Hierdoor wordt er direct klantfeedback opgehaald: door middel van inspect and adapt kan er bekeken worden wat er is gemaakt en of het aangepast moet worden.

Het team blikt terug op hoe de sprint gelopen is en welke hindernissen er waren. Ook wordt er kort vooruit geblikt met de stakeholders. Er wordt gekeken naar de komende sprints en het werk dat daarin gepland staat en of dat nog steeds de juiste prioriteiten zijn.

Het voordeel van de sprint review is dat het team direct van de klant kan horen wat ze ervan vinden. Doordat deze feedback direct gegeven wordt, kan het team dit ook sneller en efficiënter verwerken en ervan leren.

Sprint retrospective

De sprint retrospective vindt plaats na de sprint review en voor de volgende sprintplanning. Tijdens de retrospective worden de prestaties van het Scrum team geëvalueerd. Het team kijkt naar zichzelf en hoe ze de werkprocessen in de volgende sprint kunnen verbeteren.

Welke verschillende instrumenten worden er gebruikt bij Scrum?

Product backlog

De product backlog is een lijst met items die uitgevoerd moeten worden tijdens het gehele project. De Product Owner is verantwoordelijk voor de product backlog en zorgt voor de inhoud en de ordening. Aangezien de behoeften tijdens een proces steeds veranderen, verandert de product backlog ook steeds mee om zo opnieuw duidelijk te maken wat er nodig is.

Sprint backlog

Tijdens de sprint planning worden de items van product backlog met de hoogste prioriteit gepakt die gedurende de sprint geïmplementeerd kunnen worden en vormen daarmee de sprint backlog. Dit is het actieplan voor de sprint.

Scrumbord

Op het scrumbord wordt inzichtelijk gemaakt wat de status is van verschillende taken in een sprint. Er zijn drie categorieën: to do, doing en done. Op een bord worden hier drie kolommen van gemaakt. Alle taken uit de sprint backlog worden op post-its geschreven en hangen onder één van de drie categorieën. Op deze manier wordt in een oogopslag duidelijk wat de status is van elke taak.

Definition of Done

Als een item op de product backlog wordt aangemerkt als ‘klaar’, is het noodzakelijk dat iedereen weet wat ‘klaar’ precies betekent. Het team moet hier een gezamenlijk begrip van hebben. De gezamenlijke ‘Definition of Done’ wordt gebruikt om te controleren of het werk daadwerkelijk af is.

Is het mogelijk om af te wijken van de regels van Scrum?

Sommige teams willen afwijken van de regels van Scrum: is een sprint retrospective echt elke keer nodig? Kunnen we de dagelijkse stand up aanpassen en het maar een aantal keer per week doen?

Uiteraard is het mogelijk om de regels iets aan te passen, maar het framework zit goed doordacht in elkaar. Je wil elke dag afstemming zoeken, je wil kort aan je klanten laten zien wat je hebt gemaakt, je wil terugblikken en bekijken wat je als team nog kunt leren en nog beter kunt maken. Alle events hebben een reden en een functie binnen het framework, als je daaraan gaat tornen zul je zien dat het proces minder soepel gaat lopen.

Als je alsnog veranderingen maakt, is de sprint retrospective heel belangrijk. Het is essentieel om dan te blijven bespreken of het proces nog goed loopt. Hebben we de events nu goed ingedeeld of mist er iets?

In welke situaties is het verstandig om te ‘scrummen’?

Complexe situaties met veel onzekerheid

Scrum komt van pas in complexe situaties waar onduidelijkheid bestaat over wat er precies gemaakt moet worden en hoe dat precies gedaan moet worden. Als er een nieuwe dienst of een nieuw product ontwikkeld moet worden, zit je al snel in en dergelijke situatie en dan komt Scrum heel goed van pas. Doordat er in sprints wordt gewerkt en de doelen per sprint bepaald worden, is het mogelijk om al aan het project te beginnen.

Als vuistregel kun je ook hanteren dat Scrum een goede werkwijze is als het niet om routinematig werk gaat, maar er enige creativiteit en probleemoplossend vermogen gevraagd wordt.

Traditioneel wordt het tijdspad van een project als vast gezien. In de realiteit is dat bij projecten vaak niet zo: projecten schuiven omdat de toekomst lastig voorspelbaar is. Door in sprints te werken en bijvoorbeeld elke twee weken iets op te leveren, weet je direct hoe snel je gaat. De focus ligt op wat een team gaat opleveren, in plaats van hoe lang het gaat duren.

In organisaties komt Scrum dus vooral van pas in beweeglijke omgevingen waar snel gereageerd moet worden. Dat betekent niet direct dat de hele organisatie Agile ingericht moet worden: het is goed mogelijk dat een aantal teams goed met Scrum werken, maar dat er tegelijkertijd operationele afdelingen zijn waarbij het niet relevant is.

Werken met Scrum zorgt ook voor veel organisatie: alle events kosten tijd. Deze tijd is nodig om tijdens het project om te kunnen gaan met de complexe situaties. In situaties die niet complex zijn, is deze aanpak echter niet nodig. Op zulke afdelingen komt bijvoorbeeld een aanpak met Lean meer van pas.

Wanneer projecten altijd meer tijd en geld kosten dan verwacht

Daarnaast kan Scrum van pas komen bij organisaties waar projecten niet soepel lopen. Het kan bijvoorbeeld dat projecten vaak uitlopen, meer geld kosten dan verwacht of dat er vaak niet wordt geleverd wat een klant verwacht. Als dit soort situaties vaak voorkomen is werken met Scrum een goede zet.

Bij het proces met Scrum worden klanten namelijk meer betrokken: tijdens de sprint review worden de stakeholders uitgenodigd om samen te kijken wat er is opgeleverd en of dat aan de verwachtingen voldoet. Hierdoor wordt er direct klantfeedback opgehaald. Door middel van inspect and adapt wordt er gekeken wat er is gemaakt en of het aangepast moet worden.

De grote meerwaarde van deze aanpak is volledige transparantie voor iedereen. Het voorkomt verrassingen: iedereen is betrokken, ziet wat een sprint heeft opgeleverd en er is sprake van open communicatie. Dat zorgt ervoor dat dit soort projecten efficiënt verlopen.

Wat zijn de uitdagingen bij Scrum?

Een groot voordeel van Scrum is dat alle stakeholders betrokken zijn. Een uitdaging in de praktijk is juist om die stakeholders ook betrokken te houden. Zeker bij grote organisaties waarbij er verschillende teams zijn die werken met Scrum, kan er overlap zijn in stakeholders en klanten. Hierdoor kunnen klanten veel verschillende events bijwonen. Het is dan noodzakelijk om ervoor te zorgen dat deze events ook daadwerkelijk interessant zijn voor de stakeholders. Er moet een goede sprint review neergezet worden, zodat klanten en stakeholders echt ervaren wat er gemaakt is en betrokken blijven.

Wat zijn de belangrijkste voordelen?

Kort samengevat is het grootste voordeel van Scrum dat het volledige proces transparant wordt. Hierdoor loop je niet het risico dat het project de verkeerde kant opgaat of dat er een product ontwikkeld wordt dat niet past bij de wensen en verwachtingen van de klant.

Daarnaast brengt Scrum meer realisme in de organisatie. Bij een traditionele projectaanpak wordt er van tevoren een plan en een berekening gemaakt. Eigenlijk is dit een vorm van schijnzekerheid: pas achteraf kun je bekijken of het gemaakte plan is uitgekomen. Bij werken met Scrum staan de kosten voor de teams vast, vervolgens wordt er gekeken naar welke waarde het team kan opleveren in een bepaalde periode. Hierdoor kijk je meer naar het moment: welke keuze levert meer klantwaarde op? Wat zorgt er voor de meeste return on investment (ROI)? Hierdoor wordt er geld bespaard, want alles wat je doet is relevant.