Als jouw teamlead roept: āHet is tijd voor brainstormen!ā En jij denkt: brainstormen? Wat is een brainstorm? Naast de flitsende naam heeft het ook een duidelijke functie: Het op creatieve wijze ontwikkelen van ideeĆ«n. Dit kan vervolgens leiden tot het verbeteren van de bedrijfsprocessen.
Wat is brainstormen?
Een brainstorm is een middel om in een korte tijd zoveel mogelijk ideeƫn te bedenken om een vooraf gestelde probleemstellingen op te lossen. Dit houdt in dat alle kaders in de denkwijze wegvallen en er nieuwe en open inzichten ontstaan. Niets is te gek en alle soort input mag genoemd worden tijdens de brainstorm. Al maakt het wel uit hoe je brainstormt. Hier zijn verschillende regels aan verbonden.
Waarom zou je brainstormen?
Het einddoel is natuurlijk het verbeteren van de bedrijfsprocessen, maar door een creatief proces zoals een brainstorm, kunnen er spontaan ideeƫn ontstaan die uiteindelijk iets toe kunnen voegen aan het verbeterproces. Hierdoor ontstaan er inzichten waar je eerst niet op zou komen.
Hoe moet je brainstormen?
Als je je afvraagt: brainstormen, hoe doe je dat? Dan liggen er aan de basis verschillende stappen. Deze stappen zorgen ervoor dat tijdens het brainstormen er een bepaalde structuur is en er concrete resultaten uit ontstaan. In vier verschillende stappen heb jij de brainstorm uitgewerkt met nieuwe ideeƫn als resultaat.
1: Schrijf de probleemstelling op
Dit kan bijvoorbeeld zijn āDe klanttevredenheid van front office is met een 6 teveel onder de maat.ā Het gebruik van een old fashion flip-over is ideaal voor het noteren van de probleemstelling.
2: Roep spontaan ideeƫn
Schrijf de ideeĆ«n bijvoorbeeld van de brainstorm op de flip-over. Onthoud: niets is te gek! Je mag elkaars ideeĆ«n niĆØt bekritiseren. Het proces vereist een open houding en instelling.
3: Neem ideeƫn in hoog tempo door
Door de snelheid van de brainstorm is er geen mogelijkheid om verder na te denken. Hierdoor kan je ook niet terugkomen op je antwoord. De ideeƫn blijven op deze manier zo authentiek mogelijk.
4: Het proces is afgerond wanneer alle ideeƫn gedeeld zijn
Als het brainstormproces doorlopen is, kan je gaan inventariseren, ordenen, relateren aan criteria en keuzes maken. Vervolgens ga je kijken hoe je de ideeƫn kan omzetten naar hapklare en concrete stappen.
Welke technieken zijn er voor brainstormen?
Er bestaan een paar verschillende brainstorm technieken. Er zit voor elke probleemstelling dus wel Ć©Ć©n brainstorm techniek tussen die past.
- De omgekeerde brainstorming
Bij omgekeerd brainstormen gaat het om het tegenovergestelde proces waarbij je je afvraagt hoe je het probleem kan vergroten. Dit klinkt gek, maar bij deze brainstorm techniek vraag je je dus bijvoorbeeld niet af hoe de klanttevredenheid bij de balie van een hotel verbeterd kan worden, maar bijvoorbeeld hoe je er voor zorgt dat de gasten minder snel naar de frontoffice toe komen. Vervolgens kijk je naar de aanknopingspunten van de contactmomenten of de behoefte van de klant om naar de balie te gaan. En kijk je waarbij je de klant al eerder kan helpen, zodat de klant niet fysiek naar de balie hoeft.
- De context variatie brainstorming
Bij deze brainstorm techniek behandel je de probleemstelling tijdens de brainstorm in een totaal andere context bijvoorbeeld: een winkel, een school of een ziekenhuis. Je kan ook spelen met de tijdsdimensie. Hoe zou het bijvoorbeeld in de vorige eeuw opgelost zijn? Zodra je de variaties onderzocht hebt, dan ga je deze vertalen naar het originele vraagstuk. Heeft alle informatie iets opgeleverd voor het eigenlijke probleem?
- De post-it brainstorming
Bij deze brainstorm techniek worden alle brainstorm-ideeĆ«n opgeschreven op post-its. Die kan je plakken op de flip over. Ā Dit maakt het ook gemakkelijker om ideeĆ«n te clusteren. Die kan je later prioriteren in de impact/effort matrix. Dit is een brainstorm techniek die altijd wel toepasbaar is en ook veel gebruikt wordt.
- De ānou enā brainstorming
Met deze brainstorm techniek spoor je de grondoorzaak van een probleem op en zo kom je dichterbij de oplossing. Om verder te borduren op het voorbeeld van de klanttevredenheid aan de balie van het hotel, is de eerstvolgende vraag: ānou en?ā Hier geef je dan antwoord op, vervolgens zeg je hier weer ānou en?ā op. Zo kom je op een speelse wijze bij de kern van het probleem. Een variatie hierop is de āvijf keer waaromā methode, die het Lean gedachtegoed veel toepast om de grondoorzaak van een probleem te achterhalen.
- 6-3-5 Brainwriting
Deze brainstorm techniek is ideaal als je verschillende probleemstellingen wilt behandelen in je brainstorm. Door brainwriting 6-3-5 toe te passen behandel je bij een team van zes mensen maximaal zes probleemstellingen tegelijk. Dus pak voor elke probleemstelling een flip-over en ieder persoon schrijft bij elke flip-over drie ideeƫn op. Vervolgens schuift ieder persoon na 5 minuten een flip-over op totdat iedereen overal is langsgegaan.
Nu vraag jij je niet meer af: Wat is brainstormen?
Na deze uitleg weet jij hoe je moet brainstormen en wat brainstormen is. Hebben de verschillende brainstorm technieken je geĆÆnspireerd? Start dan binnen jouw organisatie met brainstorming. Als het gaat om procesverbetering is brainstorming maar een van de vele manieren om verbetering binnen je organisatie toe te passen. Procesverbetering is een onderdeel van de Lean denkwijze. Wil je weten hoe je nog op andere manieren procesverbetering kan toepassen binnen de organisatie? En wil je meer leren over Lean? Volg dan een van onze Lean trainingen. Of wil je liever persoonlijk contact? Bel ons 0853037105 of mail ons op: info@12mprove.nl.
