Voor organisaties die continu willen verbeteren is het optimaliseren van bedrijfsprocessen van onschatbare waarde voor het behalen van succes. Hier komt Business Process Model and Notation (BPMN) om de hoek kijken.
BPMN biedt een gestandaardiseerde en visuele manier om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Het gaat echter verder dan alleen visualisatie; het vormt een krachtige methode voor het begrijpen, analyseren en verbeteren van processen.
In dit artikel geven we een heldere uitleg over BPMN en de voordelen ervan voor organisaties die op zoek zijn naar manieren om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te verbeteren. We zullen de essentiële aspecten van BPMN verkennen en laten zien hoe het organisaties kan helpen bij het behalen van hun doelstellingen op het gebied van operationele excellentie.
Wat is BPMN?
Business Process Model and Notation, afgekort BPMN, is een gestandaardiseerde visuele notatie die organisaties in staat om complexe bedrijfsprocessen op een visueel begrijpelijke manier te presenteren. Het biedt organisaties een krachtige manier om hun bedrijfsprocessen te modelleren, te documenteren en te communiceren.
De Object Management Group (OMG), organisatie achter BPMN, definieert het als volgt (bron: https://www.omg.org/bpmn/):
“Business Process Model and Notation (BPMN) is een grafische notatie die de stappen in een bedrijfsproces weergeeft. BPMN geeft de volledige stroom van een bedrijfsproces weer. De notatie is specifiek ontworpen om de volgorde van processen en de berichten die tussen verschillende procesdeelnemers in een gerelateerde reeks activiteiten stromen, te coördineren.”
Met behulp van BPMN wordt het voor alle betrokkenen, ongeacht hun technische achtergrond, mogelijk om de werking van het proces te begrijpen en te analyseren. Dit geldt zowel voor eenvoudige lineaire processen als meer complexe workflows, met parallelle takken.
Het primaire doel van BPMN is om de communicatie en samenwerking tussen individuen binnen een organisatie makkelijker te maken. Door processen te visualiseren en te delen, kunnen teamleden, belanghebbenden en managers allemaal op één lijn komen over de werking van een proces. Hierdoor ontstaat een gemeenschappelijk begrip en wordt de basis gelegd voor effectieve analyse, optimalisatie en besluitvorming.
Bovendien fungeert BPMN als een brug tussen technische en niet-technische belanghebbenden. Hierdoor kunnen teams effectiever samenwerken bij het identificeren van knelpunten, het ontdekken van kansen voor verbetering en het implementeren van veranderingen in de bedrijfsprocessen.
Kortom, BPMN stelt organisaties in staat om:
- complexiteit te verminderen
- helderheid te vergroten
- processen te optimaliseren
BPMN maakt gebruik van grafische symbolen om complexe processen toegankelijk te maken voor verschillende belanghebbenden binnen een organisatie, ongeacht hun technische kennis. Deze gestandaardiseerde aanpak zorgt voor duidelijke communicatie en een dieper inzicht in de werking van processen.
Het belang van BPMN wordt versterkt door de manier waarop het naadloos kan worden geïntegreerd met andere methodologieën en benaderingen, zoals Lean, waardoor het een waardevol instrument wordt voor organisaties die streven naar efficiëntie en effectiviteit en operationele excellentie.
Voordelen van het Gebruik van BPMN
Het gebruik van BPMN brengt een aantal krachtige voordelen met zich mee die cruciaal zijn voor moderne organisaties die streven naar efficiëntie, effectiviteit en verbetering van hun bedrijfsprocessen.
Verbeterd Inzicht in Complexiteit
Het biedt een gestructureerde visuele weergave van bedrijfsprocessen, waardoor complexe processen begrijpelijk en overzichtelijk worden. Hierdoor kunnen belanghebbenden de reeks stappen, interacties en beslissingen binnen een proces gemakkelijk volgen, zelfs als het proces meerdere takken en scenario's heeft.
Duidelijke Communicatie en Samenwerking
Een van de meest waardevolle voordelen van BPMN is de mogelijkheid om bedrijfsprocessen op een uniforme en begrijpelijke manier te communiceren. Teamleden en stakeholders kunnen dezelfde visuele taal begrijpen, waardoor misverstanden en verwarring worden verminderd. Dit leidt tot verbeterde samenwerking, aangezien alle betrokkenen dezelfde visuele referentie hebben.
Identificatie van Knelpunten en Inefficiënties
Door bedrijfsprocessen visueel te modelleren, kunnen knelpunten en inefficiënties gemakkelijker worden geïdentificeerd. Wanneer een proces in kaart wordt gebracht, worden mogelijke bottlenecks en onnodige stappen en verspillingen zichtbaar. Dit biedt waardevolle inzichten die de basis vormen voor gerichte verbeteringen en optimalisatie-inspanningen.
Ondersteuning van Gestroomlijnde Besluitvorming en Projectplanning
Niet alleen biedt BPMN inzicht in de huidige processen, maar het helpt ook bij het plannen van toekomstige verbeteringen en projecten. Door processen visueel te modelleren, kunnen besluitvormers strategische keuzes maken op basis van feitelijke gegevens. Bovendien kan BPMN helpen bij het identificeren van de impact van veranderingen op andere delen van het proces.
Samenvattend strekken de voordelen van het gebruik zich uit van verbeterd inzicht en heldere communicatie tot het ontdekken van inefficiënties en het ondersteunen van besluitvorming. Het implementeren van BPMN als standaard kan een organisatie in staat stellen om haar bedrijfsprocessen te verheffen naar een niveau van nauwkeurigheid en effectiviteit dat anders moeilijk te bereiken zou zijn.
Elementen van BPMN
BPMN is doordrenkt van een rijke set van symbolen en elementen die samenwerken om complexe bedrijfsprocessen op een begrijpelijke en gestandaardiseerde manier weer te geven. Laten we eens nader kijken naar de kernonderdelen van BPMN-diagrammen:
Basisvormen en Symbolen
BPMN-diagrammen maken gebruik van een reeks basisvormen en symbolen om verschillende aspecten van een proces te vertegenwoordigen. Enkele veelvoorkomende basisvormen zijn:
- rechthoeken (voor taken en activiteiten),
- cirkels (voor gebeurtenissen),
- en ruiten (voor beslissingen).
Deze symbolen vormen de bouwstenen van de diagrammen en helpen bij het creëren van een intuïtieve visuele representatie van het proces.
BPMN basisvormen
Taken, Gebeurtenissen en Beslissingen
Binnen BPMN-diagrammen vertegenwoordigen taken de specifieke activiteiten of stappen die in een proces worden uitgevoerd. Gebeurtenissen markeren gebeurtenissen die het proces in gang zetten of beïnvloeden, zoals start- en eindpunten van een proces. Beslissingen, ook wel gateways genoemd, worden weergegeven als ruitvormen en duiden op punten waarop keuzes moeten worden gemaakt in het proces.
Gateways
Gateways in BPMN-diagrammen representeren punten in het proces waar de stroom wordt beïnvloed of gediversifieerd. Om de verschillende type gateways te kunnen onderscheiden wordt gebruik gemaakt van speciale symbolen in de ruitvorm.
BPMN Gateway symbolen
Het kunnen convergerende gateways zijn, die verschillende paden samenvoegen, en divergerende gateways, die het proces opsplitsen in meerdere mogelijke paden. Deze gateways spelen een sleutelrol bij het weergeven van complexe besluitvorming en processtromen.
Stroomlijnen van het Proces
Naast de vormen zelf speelt de richting en het type van de pijlen tussen de symbolen een cruciale rol. Deze pijlen geven de volgorde en richting van de processtroom aan. Deze stroompijlen creëren een duidelijke en begrijpelijke weergave van hoe een proces verloopt en hoe de verschillende activiteiten, gebeurtenissen en beslissingen met elkaar samenwerken om het gewenste eindresultaat te bereiken.
BPMN stroomlijnen
Praktische Voorbeelden
Om het nog beter te begrijpen, zijn praktische voorbeelden van BPMN-diagrammen van onschatbare waarde. Deze voorbeelden kunnen variëren van eenvoudige processtappen tot meer complexe workflowscenario's. Door daadwerkelijke processen te visualiseren met BPMN, wordt de relatie tussen symbolen, elementen en processtappen helderder en tastbaarder voor degenen die betrokken zijn bij het proces.
Je kunt goede BPMN voorbeelden en templates vinden op bpmn.org.
Hoe breng je een proces in kaart met BPMN?
Procesmodellering met Business Process Model and Notation (BPMN) is een gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak om complexe bedrijfsprocessen visueel in kaart te brengen. Hieronder volgt een stapsgewijze uitleg over hoe het wordt gebruikt om processen helder en begrijpelijk te vorm te geven.
Stap 1: Identificatie van Processtappen
Het modelleringsproces begint met het identificeren van de belangrijkste stappen en activiteiten die deel uitmaken van het bedrijfsproces. Dit omvat het vaststellen van de verschillende taken, gebeurtenissen en beslissingen die plaatsvinden.
Stap 2: Bepalen van Volgorde en Interacties
Vervolgens wordt de volgorde van de processtappen vastgesteld. Dit wordt bereikt door het verbinden van de verschillende symbolen met behulp van stroompijlen. De pijlen geven de logische en chronologische stroom van het proces aan en tonen hoe de verschillende elementen met elkaar verbonden zijn.
Stap 3: Gebruik van Zwembanen (lanes)
Om verantwoordelijkheden en actoren binnen het proces te tonen, kunnen zwembanen of 'lanes' worden gebruikt. Dit verdeelt het BPMN-diagram in horizontale secties, elk toegewezen aan een specifieke rol, afdeling of entiteit. Hierdoor wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten in het proces.
Stap 4: Gebruik van Gateways en Beslissingen
Beslissingspunten in het proces worden gemodelleerd met behulp van ruitvormige symbolen die beslissingen aangeven. Afhankelijk van de voorwaarden kunnen gateways worden gebruikt om de processtroom te splitsen (divergerende gateway) of samen te voegen (convergerende gateway), wat de flexibiliteit en de complexiteit van het proces weergeeft.
Stap 5: Verfijning en Afstemming
Na het initiële modelleren kunnen processen verder worden verfijnd, geoptimaliseerd en afgestemd op de werkelijke werking van de organisatie. Dit omvat het identificeren van mogelijke knelpunten, verspillingen en inefficiënties om het proces te stroomlijnen en te verbeteren.
Door de bovengenoemde stappen te volgen, kunnen organisaties een duidelijk en gestructureerd beeld krijgen van hun bedrijfsprocessen. Dit verbetert niet allen het begrip van het proces, maar stelt ook teams in staat om samen te werken, knelpunten te identificeren en de procesefficiëntie te verbeteren. Het resultaat is een visuele blauwdruk die de weg wijst naar operationele excellentie en betere bedrijfsresultaten.
De relatie tussen BPMN en Lean
Omdat BPMN onder andere als doel heeft om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te optimaliseren, kan het een goede aanvulling zijn op de Lean-methodologie.
Lean omvat een reeks principes die erop gericht zijn om waarde voor de klant te maximaliseren, verspilling te minimaliseren en processen te stroomlijnen.
De relatie tussen Lean en BPMN is duidelijk zichtbaar in de mogelijkheid van BPMN om processtromen in kaart te brengen en te visualiseren. BPMN biedt een gestructureerde benadering om de waardestroom te begrijpen, evenals de verschillende activiteiten, beslissingen en gebeurtenissen die plaatsvinden.
Een andere methode die binnen het Lean gedachtegoed vaak gebruikt wordt is Value Stream Mapping (VSM). VSM benadrukt het identificeren van waarde- en verspillingsstromen, het meten van doorlooptijden en het lokaliseren van knelpunten om processen te verbeteren. Het heeft een sterke focus op het minimaliseren van verspilling en het optimaliseren van de processtroom om maximale klantwaarde te bereiken.
Conclusie
In dit artikel hebben we de kracht van Business Process Model and Notation (BPMN) belicht als een essentieel instrument voor procesoptimalisatie. BPMN biedt een gestandaardiseerde visuele notatie om complexe bedrijfsprocessen te modelleren en te begrijpen. Het stelt organisaties in staat om processen helder te visualiseren, interacties te identificeren en beslissingen te nemen op basis van feitelijke inzichten.
BPMN gaat hand in hand met Lean-management, waarbij beide benaderingen elkaar versterken om verspilling te minimaliseren en waarde voor klanten te vergroten. Door BPMN te integreren met Lean-principes kunnen organisaties inefficiënties opsporen, knelpunten aanpakken en een cultuur van continu verbeteren versterken.
Met BPMN kunnen organisaties complexiteit vereenvoudigen, samenwerking bevorderen en de weg banen naar efficiëntie en operationele excellentie. Het stelt organisaties in staat om hun processen te analyseren, optimaliseren en verbeteren voor betere bedrijfsresultaten.
Als jij ook streeft naar procesoptimalisatie en verbeterde prestaties, nodigen we je uit om deel te nemen aan onze Lean trainingen om tastbare verbeteringen in jouw organisatie te realiseren.
