Organisaties hebben net zoals mensen de behoefte aan groei en verbetering. We willen ergens naartoe werken, iets wat beter is dan de huidige situatie. Mensen willen graag problemen oplossen. We willen de dienstverlening of het product verbeteren om de klanttevredenheid te doen stijgen en een hogere winstmarge te behalen, door productiever te werk gaan.
Met verandermanagement houd je je bezig met het effectief managen van verandering binnen organisaties. Voor effectieve verandering heb je een plan nodig. Vaak is er weerstand bij het doorvoeren van wijzigingen. Om het proces naar een betere organisatie te begeleiden is er verandermanagement.
Voor een succesvolle verandering zijn drie dingen belangrijk: de snelheid van adoptie, het uiteindelijke omarmen van de nieuwe werkwijze en hoe effectief dit gebeurt. We leggen je uit wat de voordelen zijn, de aandachtspunten, de belangrijkste principes en de succesfactoren.
Waarom verandermanagement?
Voor iedere organisatie is de motivatie voor verandermanagement verschillend. Sommige organisaties voelen de noodzaak om de bedrijfsvoering compleet te wijzigen, omdat ze het anders niet overleven. Dit kan aan het licht komen door externe situaties zoals een crisis, maar ook omdat de organisatie in zijn huidige vorm in een gezonde markt amper winstgevend kan opereren. Andere bedrijven voelen dat, ondanks dat hun cijfers positief zijn, het een stuk beter zou kunnen.
Als je in kaart brengt welke verandering je wil doormaken en waarom, kun je helder formuleren welke vraagstukken er opgelost moeten worden, welke uitdagingen je kunt verwachten en hoe je hier het beste mee om kunt gaan.
Spontaan veranderen, gepland veranderen
We kunnen onderscheid maken tussen twee verschillende manieren van veranderen binnen organisaties: spontaan veranderen en gepland veranderen.
Spontaan veranderen
De enige constante is verandering. Organisaties die geen actie ondernemen om actief te veranderen, ondergaan spontane verandering. De organisatie verandert omdat de klantvraag verandert, omdat situaties veranderen en omdat er hier en daar nieuwe verbeteringen worden aangedragen. Deze kleine continue veranderingen zorgen ervoor dat de organisatie over langere termijn spontaan zal veranderen.
Dit kan uiteraard goed uitpakken, maar er zitten ook nadelen aan. Het kan erin resulteren dat je reactief gaat veranderen. Zo kunnen kleine aanpassingen wel positief bijdragen op één deel van het bedrijfsproces, maar in de gehele waardeketen het proces vertragen en daarbij niet bijdragen aan het grotere doel. Om dat sturing te bieden is er de mogelijkheid om gepland te veranderen.
Gepland veranderen
Een geplande verandering werkt door middel van het analyseren, ontwerpen van een veranderplan en duidelijke doelstellingen, op basis van tijdsdoelen. Op deze manier kun je een gerichte verandering mogelijk maken, waarbij de aanpassingen minder vanuit deelgebieden, maar vanuit het grote geheel bekeken worden.
Continu veranderen: een verbetercultuur creëren
Bij een Lean veranderproces draait het erom dat de bedrijfsprocessen stapje voor stapje beter gaan verlopen. Doordat je op een optimale manier gaat werken worden de kosten gereduceerd en zorg je voor meer tevreden klanten. Verandering moet dan ook niet worden benaderd als een eenmalig traject. Om succesvolle verandering beweeg te brengen moet verbetering een constante zijn en een onderdeel van de bedrijfscultuur worden.
Verandering gebeurt overal om ons heen. Om je als bedrijf continu goed te kunnen aanpassen op de vraag van de markt en externe situaties, is het een slimme zet om als organisatie ook continu te verbeteren. Om dit te bewerkstelligen is er draagvlak nodig van alle werknemers.
5 valkuilen die vaak gemaakt worden bij verandermanagement
Iets wat we vaak onderschatten, is de waarde van het maken van fouten. Je kunt er namelijk enorm veel van leren. Maar er zijn ook fouten die je eenvoudig kunt voorkomen, deze noemen we valkuilen. We zetten de belangrijkste valkuilen bij het managen van verandering binnen organisaties op een rij.
1. Onduidelijke communicatie
Als men geen idee heeft wat er daadwerkelijk gebeurt, voelt het alsof de verandering hen overkomt. Medewerkers begrijpen niet waar het over gaat als er onduidelijk wordt gecommuniceerd en er jargon wordt gebruikt die ze niet kunnen plaatsen. Het management moet in contact staan met de werkvloer en weten of de communicatie helder is overgekomen, zodat zij kunnen bijsturen indien nodig.
2. Beginnen, maar niet klaar zijn voor verandering
Een verandering kan niet succesvol zijn als je organisatie er nog niet klaar voor is. Binnen Lean wordt deze factor ook wel ‘readiness for change’ genoemd. Uiteraard zit nooit iedereen binnen de organisatie op één lijn en zal er geen eenduidig antwoord uit komen. Maar wel is het belangrijk dat het draagvlak om te veranderen hoog genoeg is om een verandertraject te starten.
3. Er is geen visie voor de verandering
Met een duidelijke visie wordt er betekenis geboden aan verandering. Als deze ontbreekt, dan is het onduidelijk waarom en waarheen er precies veranderd wordt. Dat zorgt weer voor frictie binnen de organisatie, waardoor medewerkers minder graag bijdragen aan het veranderproces.
4. Iedereen op dezelfde manier betrekken
Bij verandermanagement hoort maatwerk. Binnen een organisatie zijn er meerdere interne stakeholders die ieder voor zich een andere communicatieve benadering nodig kunnen hebben. Zorg ervoor dat je weet wie de stakeholders zijn en welke impact en gewenste betrokkenheid ze hebben op het slagen van het veranderinitiatief. Op basis hiervan pas je je interne communicatiestrategie aan
5. Onrealistische verwachtingen
De ‘scope’ van de veranderingen moeten in verhouding staan tot de verwachtingen die je stelt. Als de verwachtingen van de veranderingen onrealistisch hoog zijn, dan wordt het lastig om hieraan te voldoen. De verandering gaat frustrerend werken met kans op vertragingen of komt tot stilstand.
Draagvlak voor verandermanagement creëren in jouw organisatie
Verandering is de enige constante in het leven. Toch wordt verandering niet altijd direct welkom geheten binnen organisaties. Een succesvolle verandering heeft draagvlak nodig bij iedereen die daarmee te maken krijgt. Maar hoe zorg je daarvoor? We leggen het je uit.
Duidelijke communicatie
Een verandering doorvoeren doe je niet zomaar. Door duidelijk te communiceren over het waarom, wat en hoe achter de veranderingen. Als jouw collega’s de verandervisie zien en begrijpen, staan ze veel positiever tegenover de aanpassingen en weten ze beter wat te verwachten.
Zorg dat je een omgeving koestert waarin alles bespreekbaar is en waarin zowel de medewerkers als het management de dialoog op gang kunnen brengen.
Kaart de urgentie aan
Geef je medewerkers een gevoel van urgentie voor het oppakken van de veranderingen binnen de organisatie. Waarom is het belangrijk om niet te wachten? Wat zijn de gevolgen van niets doen?
Zorg dat de reden om verandering te doorgaan glashelder is en iedereen op de werkvloer voelt waarom er dingen moeten veranderen.
Werk toe naar een specifiek resultaat
Veranderen doe je niet zomaar. Je werkt toe naar een specifiek resultaat. Waar wil je als organisatie naartoe? Deel dit met alle medewerkers, zodat ze weten waar ze naar streven.
Zorg voor snelheid
Een verandertraject wordt vermoeiend als het een langslepend en moeizaam proces is. Ga praktisch aan de slag om positieve verandering te veroorzaken en zorg ervoor dat je de snelheid erin houdt. Als men ziet wat hun inspanning oplevert en er regelmatig successen te vieren zijn, dan kost het verandertraject geen energie, maar gééft het juist nieuwe energie.
9 belangrijke principes voor succesvolle verandermanagement
1. Betrek de gehele organisatie bij de verandering
Een bedrijfsverandering kan pas effectief zijn als iedereen weet waar de verandering over gaat en waar het voor gedaan wordt. Toon openheid en luister naar feedback, zodat je jouw beleid hier op aan kunt passen.
2. Begin bij de top van de organisatie
Als verandertrajecten niet ondersteund worden door de leidinggevenden in de organisatie, is er weinig kans van slagen. Zorg ervoor dat de CEO en andere belangrijke sleutelspelers binnen de organisatie de veranderingsinitiatieven ondersteunen.
3. Toon leiderschap
Bij grote veranderingen is het belangrijk dat er een duidelijke visie wordt gecommuniceerd waarom er veranderd moet worden en waarom dit belangrijk is. Juist in tijden van verandering is leiderschap essentieel, wees er dan ook voor de medewerkers. Sommige CEO’s kunnen hier enorm goed over vertellen. Deel de visie en wees altijd zichtbaar, open en eerlijk.
4. Overtuig de organisatie van de waarde van veranderen
Door alle medewerkers te betrekken bij de redenen voor verandering, begrijpen zij beter wat dit voor hen betekent. Niet alleen in de zin van een beter werkproces, maar ook in de vorm van werkplezier, een lagere werkdruk en andere voordelen die niet in geld of cijfers uit te drukken zijn.
5. Geef medewerkers de kennis en tools om te slagen
Om op een bekwame manier te werk te gaan en de beste resultaten te garanderen, moeten de medewerkers beschikken over de kennis en tools om dit mogelijk te maken. Daarom is het aan te raden om te investeren in een training, waarmee zowel het draagvlak toeneemt en men de expertise opdoet om voor resultaat te zorgen.
6. Stel duidelijke en meetbare doelen
Om te weten of je verandering succesvol is geweest, moet je de resultaten meten. Daar hoort ook het stellen van concrete doelen die je goed kunt meten bij. Voor de resultaten geldt vanzelfsprekend ook dat deze gedeeld moet worden met het hele team.
7. Doe meer van wat werkt
Kijk niet alleen naar wat er misgaat binnen de organisatie, maar kijk ook naar wat er juist wel goed gaat en kijk hoe je verder kunt bouwen op deze successen. Waarschijnlijk zijn er al oplossingen aangedragen door medewerkers die het proces versoepelen, zij vinden het fijn dat hun input meegenomen wordt in het verandertraject.
8. Creëer een cultuur van ‘elke dag beter’
In lean staat een cultuur van continu verbeteren centraal. Naast dat medewerkers bekend raken met de tools en methodieken, is het ook belangrijk dat het lean gedachtegoed onderdeel word van de bedrijfscultuur. Door continu te leren en op basis van de opgedane kennis te verbeteren, de kennis deelt en medewerkers stimuleert om bij te dragen aan oplossingen, kom je vele malen verder.
9. Evalueer periodiek de resultaten
Meten is weten. Zonder de resultaten te toetsen kun je onmogelijk weten of je progressie maakt. Daarom is het belangrijk om deze periodiek te evalueren.
