Een eenvoudige definitie van het begrip doorlooptijd is de totale tijd die het een product of dienst/service kost om een proces van de eerste tot de laatste stap te doorlopen. Neem bijvoorbeeld orderverwerking: de doorlooptijd is dan de tijd gemeten vanaf het plaatsen van de order tot het aflevermoment bij de klant. De doorlooptijd van een proces kan uren of dagen zijn, maar ook minuten, seconden of zelfs milliseconden.
Bewerkingstijd en wachttijd
Doorlooptijd bestaat uit bewerkingstijd, wachttijd en eventueel hersteltijd. Binnen wachttijd is het mogelijk om apart de transporttijd te onderscheiden:
- De bewerkingstijd is de tijd die nodig is voor elke processtap. In lean-termen: de tijd waar je waarde toevoegt aan het product (value add time, VAT).
- De wachttijd is de tijd tussen bewerkingsstappen in. Het product of de dienst ligt dan stil.
Onder wachttijd verstaan we ook transporttijd: bijvoorbeeld de tijd die nodig is om goederen te verplaatsen of transporteren, zoals de bezorgtijd door de postbode of pakketbezorger. Van transporttijd kan ook sprake zijn in een ICT-systeem, bijvoorbeeld het onderlinge berichtenverkeer tussen verschillende computersystemen. - De hersteltijd is de tijd die het kost om te herstellen omdat er ergens in de voorafgaande processtappen iets niet of niet goed is gegaan.
Waarom doorlooptijd belangrijk is
Wanneer de doorlooptijd lang is, betekent dat meestal dat op één of meerdere plekken in het proces verspilling plaatsvindt. Het kan zijn dat processtappen niet in één keer goed gaan of dat stappen niet goed op elkaar afgestemd zijn. Daarom zijn veel verschillende organisaties gefocust op verbeteren van de doorlooptijd, bijvoorbeeld:
- Een ziekenhuis wil de ligduur van patiënten verminderen. Patiënten gaan vaak het liefst zo snel mogelijk naar huis en bovendien is verblijf in een ziekenhuisbed relatief duur.
- Een bouwbedrijf wil de bouwperiode verkorten. Dat kan leiden tot kostenvermindering en meer klanttevredenheid, maar mag natuurlijk niet ten koste gaan van kwaliteit en veiligheid.
- Een organisatie merkt dat de offerte afhandeling in totaal vier weken duurt, terwijl de bewerkingstijd gemiddeld 16 uur is. Verkort men de doorlooptijd, dan hoeven klanten veel minder lang op hun offerte te wachten. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een overheidsinstantie die de termijn van vergunningen verlenen wil verkorten.
Doorlooptijd – efficiëntie berekenen
Wanneer je de doorlooptijd weet van een proces, kun je ook de efficiëntie van het proces berekenen. Deze indicator gebruik je intern om te zien of we kunnen spreken van een efficiënt of inefficiënt proces. Meestal gebruiken we hiervoor de Engelse term Process Cycle Efficiency (PCE). Deze bereken je vrij eenvoudig als volgt:
Stel dat een eenvoudig productieproces slechts twee stappen kent: onderdelen verzamelen en assemblage. Het verzamelen duurt 30 seconden en het assembleren 50 seconden. Tussen de bewerkingen door is er een wachttijd van 80 seconden. De totale doorlooptijd is dan 30+80+50 = 160 seconden. De PCE is de totale bewerkingstijd gedeeld door de totale doorlooptijd. Dat is dit geval dus 30 plus 50 gedeeld door 160 = 50%. Wil je de PCE berekenen, dan moet je dus bewerkingstijden, wachttijden, hersteltijden en doorlooptijden bijhouden.
Doorlooptijd en lean
Het begrip doorlooptijd speelt een belangrijke rol in de lean-filosofie. Het verkorten van doorlooptijden vermindert immers verspillingen – en werkt kostenverlagend – en dat is één van de kernpunten van lean. Een ander kernpunt van lean is waarde toevoegen. Kort samengevat voeg je in de processtappen waarde toe, en probeer je verspilling tussen de processtappen zoveel mogelijk te elimineren. Verkort je doorlooptijd, dan leidt dat tot meer klanttevredenheid, maar vaak ook tot meer tevreden medewerkers.
Valkuilen van doorlooptijdverkorting
Organisaties neigen vaak naar het uitbesteden van werkzaamheden om tijdwinst te boeken. Bewerkingstijden van deelprocessen hebben vaak echter maar een kleine impact op de totale doorlooptijd. Verminderen of elimineren van verspillingen in intern transport en opslag beïnvloedt de doorlooptijd vaak veel sterker. Daarom is het van groot belang om goed te onderzoeken wat de grootste impact heeft op de doorlooptijd, voordat je eventueel processtappen gaat uitbesteden.
Anders gezegd: vaak ligt bij organisaties de focus op kostenverlaging: hoe kun je de kosten drukken om zo meer winst te bereiken? Volgens de lean-filosofie bereik je echter meer door te focussen op het reduceren van de doorlooptijd door het wegnemen van verspillingen en het oplossen van bottlenecks in plaats van alleen in kosten te denken.
Doorlooptijdverkorting is meer dan kosten besparen
Het gaat natuurlijk niet alleen om kostenbesparingen bij het verkorten van de doorlooptijd. Met aandacht voor het verkorten van de doorlooptijd bereik je ook vaak dat de kwaliteit van processtappen of processen verbeteren. Dit kan weer doorwerken in het verhogen van de kwaliteit van het eindproduct.
Het is niet voor niets dat Taiichi Ohno, de grondlegger van het Toyota Production System, waar de Lean-filosofie op gestoeld is, bekend is om de uitspraak:
"All we are doing is looking at the time line, from the moment the customer gives us an order to the point when we collect the cash. And we are reducing the time line by reducing the non-value adding wastes."
Valuestream mapping
Een beproefde methode om de doorlooptijd van processen in kaart te brengen is “Valuestream mapping (VSM)”. Met deze techniek breng je in kaart wat de processtappen zijn die de waarde voor de klant creëren met de feitelijke bewerkingstijden, wachttijden en eventuele hersteltijden. Door dit te doen met de direct betrokkenen van een team, afdeling of organisatie ontstaat een gezamenlijk inzicht in waar verspillingen te vinden zijn in het proces. Het komt bij zo’n sessie regelmatig voor de teams die samenwerken opeens zien dat een bepaalde handeling helemaal niet nodig is of op een andere manier uitgevoerd moet worden omdat die vooral leidt tot verspillingen. Wij adviseren dan ook regelmatig deze methode in te zetten om inzicht te krijgen in de doorlooptijd van processen om zo gericht te kunnen verbeteren.
