Identificeer verspillingen met een Value Stream Map (VSM)

Ieder proces kan verbeterd worden, maar dan moet je wel weten waar je moet kijken.
Met een Value Stream Map (VSM), ook wel Waardestroomanalyse genoemd, maak je iedere stap in het proces inzichtelijk en vooral waar de ‘verspillingen’ zitten.
Maar denk erom; je doet het samen en verspillingen zijn nooit de schuld van de medewerkers, want ‘in een slecht proces, worden zelfs goede medewerkers slechte medewerkers.’

Wat is VSM?

Een VSM is het visualiseren van alle activiteiten die nodig zijn vanaf de vraag van de klant tot levering, om de klantbehoefte te vervullen. Het is dus het visueel in kaart brengen van het proces.

In een VSM worden waarde toevoegende activiteiten, niet waarde toevoegende activiteiten en noodzakelijke niet waarde toevoegende activiteiten geïdentificeerd.

Waarde toevoegende activiteiten zijn alle stappen die nodig zijn om aan de klantbehoefte te voldoen. Daar waar het product of dienst transformeert tot het gevraagde eindresultaat of daar waar de klant voor wil betalen.

Niet waarde toevoegende activiteiten, ook wel verspillingen genoemd, zijn stappen die niet bijdragen aan de klantbehoefte; denk aan wachttijd, correcties, beweging, overbewerking, overproductie, transport en talent (Een handig ezelsbruggetje om de verspillingen te onthouden is ook wel de WCBOOTTV).

Noodzakelijke niet waarde toevoegende activiteiten zijn de verplichte, wettelijke aspecten van een proces. Bijvoorbeeld een kwaliteitscontrole, registraties enz. De ‘Rot, maar het mot’ activiteiten.

Tevens kijk je naar de efficiëntie en de kwaliteit van het proces. Dit doe je door per processtap in kaart te brengen hoelang de stap duurt, of het in één keer goed gaat en of er wachttijden zijn tussen de stappen. Hiervoor kun je het beste gebruik maken van onderstaande proceskaarten. Daar komen we straks nog even op terug.

Waar gebruik je een VSM voor?

Zoals net al verteld gebruik je het om je proces en verbeter kansen in kaart te brengen. Het is dus een instrument voor continue verbeteren.

Hoewel een VSM vaak gebruikt wordt om het huidige proces te verbeteren, kun je deze tool ook zeker inzetten om de richting naar de toekomst te bepalen.

Je maakt dan een VSM op:

1. De huidige situatie; hoe is de situatie nu?
2. De ideale situatie: hoe zou het proces kunnen zijn over 3 tot 5 jaar?
3. De toekomstige situatie; hoe is het proces over 3-6 maanden (richting de ideale situatie)?

VSM situaties

Je brengt dus drie keer het proces in kaart. De reden is dat je de huidige situatie weet, de ideale droomt en de toekomstige als eerste naar toe gewerkt kan worden.

Zo helpt het maken van een VSM om na te denken over de toekomstige klantbehoefte en de rol van de organisatie daarin.

Wanneer doe je een VSM?

Ken je dat? Alle dagen hard aan het werk en toch zo’n knagend gevoel dat het werk niet lekker loopt? Het duurt lang voordat je antwoord krijgt, de klant blijft maar bellen en je werk stapelt maar op.

Hoog tijd om het proces eens onder de loep te nemen.

Als je een proces in kaart wilt brengen is dat meestal omdat je bijvoorbeeld klachten van klanten krijgt over de leveringen van en bepaald product of de wachttijd voordat er een antwoord op een vraag komt. Of je hebt een ‘guts feeling’ dat iets niet lekker loopt.

Doe gerust een VSM sessie, want je zult zien dat er altijd verbeter potentieel is.

Hoe werkt een VSM?

Een VSM doe je met de betrokken collega’s in een sessie van ongeveer vier uur met een groot stuk papier op de muur geplakt.

Het stappenplan is als volgt;

Stap 1. Definieer de klant-data zo specifiek mogelijk; Bijvoorbeeld 40 dossiers behandeld in 8 uur. Of van aanmelding naar bevestiging binnen 24 uur.

Stap 2. Bepaal de spelers in het proces; het gaat hierbij niet on functies maar om rollen. Wie doet wat in het proces? En betrek iedere speler bij het maken van de VSM. Het kan dus zijn dat er twee rollen zijn voor één functie. Bijvoorbeeld een administratief medewerker die ontvangt en sorteert en een ander keurt goed.

Stap 3. Beschrijf de globale processtappen. Gebruik hiervoor duidelijke proceskaartjes zoals onderstaande;

VSM proceskaart

Stap 4. Beschrijf de Bewerkingstijden, Wachttijden, het 1e Keer Goed (EKG) percentage en bijbehorende Hersteltijden per processtap

Stap 5. Bepaal de totale kwaliteit van de waardestroom door alle EKG-percentages te vermenigvuldigen. Dus per EKG% x EKG% x EKG % = Totale kwaliteit.

Stap 6. Bereken de procesefficiëntie: de verhouding tussen bewerkingstijd en doorlooptijd. Dus de BT/DLT. En de DLT is dan de doorlooptijd die bepaald wordt door de WT + IWT + BT + HT + HWT per stap. De formule is ingewikkelder als de EKG niet 100% is. Voor nu laten we dat even.

Stap 7. Bepaal welke stappen waarde toevoegen, welke stappen niet waarde toevoegend zijn en identificeer de verspillingen.

Stap 8. Wijs de belangrijkste verbeterpunten aan. Gebruik hiervoor de zogenoemde ‘Kaizen bursts’. Opvallende kaartjes die in één oogopslag laten zien waar er verbeterd kan worden.

vsm burst

Uiteindelijk kan je VSM er zo uit te komen zien met verticaal de rollen en horizontaal de stappen.

Value stream map

Tot slot

Degene die de sessie faciliteert kan het beste niets met het proces te maken hebben. Hij of zij stelt vragen die een kenner niet zal stellen omdat de betrokkenen in het proces zitten.
Een Lean Green Belter zou dit moeten kunnen, maar je kunt 12Mprove ook vragen die rol op zich te nemen.

Enkele tips van onze trainer René:

  1. Organiseer een sessie van ca. vier uur met de betrokken spelers in het proces.
  2. Plak een groot vel papier op de muur
  3. Gebruik de proceskaartjes
  4. Maak het leuk!
  5. Bedenk goed; het blijft mensenwerk!

“Ik begeleide als Lean coach bij een internationale Retail organisatie eens een VSM sessie. Aan alles gedacht; een uitnodigende mail vooraf gestuurd, wat lekkers voor bij de koffie, een leuke ruimte, muziekje bij binnenkomst enzovoorts. Het ging allemaal helemaal soepel. Het proces stond binnen no-time op het bruine papier aan de muur, we hadden alles berekend en ik pakte de stiften rood, oranje en groen om per stap aan te geven wat waarde toevoegend, niet waarde toevoegend was en waar de verspillingen lagen. Door de flow en de energie van het team miste ik dat er één medewerker steeds stiller werd. En toen we het hele proces op waarde toevoegend hadden beoordeeld riep ze “maar ik doe echt wel nuttig werk hoor!”.

Wat bleek, ze had al lang al door dat de stappen die zij deed eigenlijk geen waarde toevoegde. En ze voelde zich daar niet prettig onder. En bij navraag was ze eigenlijk bang dat ze misschien overbodig werd. Ik heb haar toen direct duidelijk gemaakt dat dat niet de bedoeling was en dat ze juist op andere zaken meer klantwaarde kan toevoegen, alleen niet in dit ene proces! Zo zie je maar….VSM; het blijft mensenwerk.”

Zelf aan de slag met een VSM?

Wil je meer weten over het doen van een waardestroom analyse?

Volg dan de E-learning Waardestroom. Hoe ga je ècht verbeterkansen in een proces zien?’

Liever gewoon even in contact met ons komen? Dat kan natuurlijk ook, we helpen je graag!

Bel naar 085 – 3037105 of stuur een mail naar info@12mprove.nl voor al je vragen.