Begin je werkdag goed met een dagstart

Een dagstart is een kort overleg waarmee je als team samen de werkdag te begint. De hoofddoelen van de dagstart zijn om knelpunten te bespreken en de productiviteit te verbeteren. Voor een maximale effectiviteit wordt de dagstart meestal staand en voor een dashboard of planbord uitgevoerd. Een dagstart kan sterk bijdragen aan productiviteit, effectiviteit en teambuilding. Lees hier hoe je dat doet!

Start je dag met inzicht

De dagstart is een korte, effectieve manier om als team samen de dag te starten. Ieder teamlid geeft kort aan wat er de vorige dag is gebeurd, wat er de komende dag moet gebeuren en wat daarbij eventuele verbeterpunten en bottlenecks zijn. Elk teamlid weet zo precies wat de andere teamleden doen en kan dan oplossingsgericht meedenken. De dagstart is een vorm van een prestatiedialoog en komt uit de lean-filosofie.

Zoals de naam al aangeeft, vindt de dagstart plaats aan het begin van de werkdag, liefst voordat alle teamleden hun dagelijkse werkzaamheden oppakken. Het is de bedoeling om het kort te houden, als richtlijn geldt meestal 10 à 15 minuten.

Doelen van de dagstart

Tijdens een dagstart sta je dagelijks stil bij prestatiedoelen van de organisatie of een project. De doelen van de dagstart zijn:

• Delen van teaminformatie: op operationeel niveau, bespreken van de lopende zaken van de teamleden.
• Verbeterpunten en bottlenecks benoemen: tijdens een dagstart kun je erachter komen dat een ander teamlid op een actie, document of product van jou zit te wachten, en andersom. Ook capaciteitsproblemen en andere ‘bedreigingen’ voor het halen van de planning signaleer je tijdens een dagstart in een vroeg stadium.
• Terugblikken en vooruitkijken: wat ging er gisteren of afgelopen week goed en wat niet, waar ligt dat aan en wat kunnen we vandaag doen om ervoor te zorgen dat het morgen beter gaat.
• Teambuilding: je bereikt synergie doordat je dagelijks stilstaat bij de teamdoelen en samen knelpunten oplost.

Kenmerken van de dagstart

Hoe ziet een dagstart er in de praktijk uit? We zetten de kenmerken op een rij:

• Lengte: hou de dagstart kort, de richtlijn is vaak 10 à 15 minuten.
• Tijdstip: aan het begin van de werkdag of een shift. Het liefst voordat de teamleden hun eigen werkzaamheden starten.
• Wie: alle leden van een specifiek team.
• Hoe vaak: elke werkdag. Het liefst staand en voor een bord waarop je de voortgang visueel bijhoudt.
• Wat: ieder teamlid vertelt kort over zijn/haar dagelijkse doelen, werkzaamheden en eventuele belemmeringen.

Voorbeelden van vragen om te behandelen tijdens de dagstart:

1. Hoe ging het gisteren, welke resultaten zijn bereikt en zijn er dingen gebeurd waar we wat van kunnen leren?
2. Waren er gisteren werkzaamheden die invloed hebben op vandaag?
3. Wat zijn vandaag de doelen en welke werkzaamheden moeten er volgens de planning per se vandaag af?
4. Is het nuttig alvast vooruit te kijken naar morgen?
5. Heeft iemand hulp nodig bij de werkzaamheden vandaag, zijn er bijvoorbeeld werk blokkerende issues?
6. Zijn er operationele KPI’s waar we vandaag naar moeten kijken?

Voordelen van de dagstart

Het belangrijkste voordeel van de dagstart is dat je door elke dag kort bij elkaar te komen het inzicht verbetert: alle teamleden weten precies wat er speelt en waar de andere teamleden mee bezig zijn. Zo ontstaat een open sfeer, waarbij je face to face zaken bespreekt die zonder de dagstart wellicht tot eindeloos e-mailverkeer leiden. Daar komt bij dat in een open en eerlijke omgeving teamleden makkelijker om hulp vragen, terwijl ze in een situatie zonder dagstart er wellicht mee blijven zitten en vastlopen.

We krijgen nog wel eens de vraag of zo’n dagstart echt elke dag moet en of het ook niet gewoon 1 keer in de week kan. Ons antwoord is dan om eens terug te denken aan de doelen die je een week geleden had willen realiseren en wat je daadwerkelijk hebt kunnen realiseren. Dat blijkt vaak erg lastig omdat we veel dingen alweer zijn vergeten na een week. Als je jezelf de vraag stelt welke doelen je gisteren had willen realiseren en wat je daadwerkelijk hebt kunnen realiseren is het veel makkelijker om dit te herinneren. Door de dagstart dus elke dag te doen ben je veel beter in staat om verbeterpunten en leerpunten te herinneren en te delen. Je bent daarmee dus beter in staat om te verbeteren en doelen te behalen.

Tips

De belangrijkste tip voor een goede dagstart is: let op dat je niet in de meestvoorkomende valkuil van de dagstart stapt. Die valkuil is dat na een tijdje de klad erin komt, omdat teamleden zich afvragen: waarom doen we dit eigenlijk? Degene die de leiding heeft over de dagstart moet er dus altijd voor zorgen dat het doel duidelijk is en dat de dagstart effectief is, door het kort en to the point te houden. Als de teamleden gemotiveerd zijn en blijven om een bijdrage te leveren, is dat niet alleen positief voor het verloop van de dagstart zelf, maar voor het hele project.

Nog meer tips voor een effectieve dagstart:

• Bereid de dagstart voor. Laat bijvoorbeeld het planbord vooraf updaten.  Laat ook alle deelnemers hun praatje voorbereiden voor een vlotter verloop.
• De dagstart gaat altijd door en start altijd op tijd. Letterlijk altijd is misschien niet haalbaar, maar sla niet over zonder duidelijke reden, of zonder de deelnemers van tevoren op de hoogte te stellen.
• Leg afspraken vast op het planbord.
• Hou discussies kort en bondig. Blijkt dat er echt een inhoudelijke discussie nodig is, kap die dan af tijdens de dagstart en plan apart van de dagstart een overleg in.
• Mocht het nou echt niet mogelijk zijn om de dagstart elke dag te doen, dan adviseren wij dat alle teamleden voor zichzelf elke dag een dagstart te doen en de vragen te beantwoorden die je normaliter tijdens een dagstart stelt. De antwoorden schrijf je elke dag op zodat je deze gemakkelijker kunt delen op het moment dat de dagstart wordt gehouden.

Ook tijdens onze Lean trainingen houden wij een dagstart. Aan het eind van een trainingsdag vragen we onze deelnemers op een aantal KPI’s hun evaluatie te geven via een score van 1 tot 10. De volgende trainingsdag beginnen we vervolgens met een dagstart waarin we de onderbouwing van de scores met elkaar delen. Dat levert mooie inzichten op. Zeker als je de vraag stelt waarom een bepaalde KPI nog geen 8, 9 of 10 scoort worden deelnemers aan het denken gezet wat er beter zou kunnen. Zo komen we er direct achter welke zaken al goed gaan en we dus moeten behouden en welke zaken we moeten verbeteren. Op die manier kunnen we gelijk ingrijpen en voorkomen we dat we achteraf horen dat enkele deelnemers ergens ontevreden over waren. Hiermee helpt de dagstart ons dus om onze trainingen continu te verbeteren en met als gevolg tevreden klanten én tevreden trainers.