Ontdek hoe je Obeya als middel inzet bij het verbeteren van de samenwerking en communicatie in teams. En hoe je ervoor zorgt dat je geïnformeerde duurzame en inclusieve beslissingen neemt, gebaseerd op verschillende perspectieven en data.
Obeya is een managementmethode die prestaties van organisaties verbetert. Het is een centrale plek waar belangrijke stakeholders samenkomen, communiceren en visueel georganiseerde informatie beoordelen. Het helpt organisaties om doelen te bereiken en obstakels te overwinnen.
In dit artikel lees je meer over wat een Obeya is, en hoe je de eerste stappen zet om deze methode te implementeren in jouw organisatie.
Wat is Obeya?
De term "Obeya" komt oorspronkelijk uit Japan en betekent "grote ruimte" en in de context van management verwijst het naar een fysieke (of digitale) ruimte in een organisatie waar belangrijke beslissingen worden genomen en uitgevoerd.
In een Obeya-ruimte worden belangrijke informatie en data op een visueel georganiseerde manier weergegeven, zodat het team kan zien wat er gebeurt, welke doelen er moeten worden bereikt en welke obstakels moeten worden overwonnen. Daarom wordt het ook wel een Visual Management Room (VMR) genoemd.
De ruimte is ontworpen om de communicatie en samenwerking te verbeteren tussen verschillende afdelingen en belangrijke stakeholders en om besluitvorming beter en sneller te realiseren
Obeya is een veelzijdige methode die kan worden toegepast in verschillende organisatorische contexten, zoals productontwikkeling, projectmanagement, supply-chain management en operationele prestaties. Het kan worden gebruikt door organisaties van verschillende groottes en in diverse sectoren. En het is ontworpen om aan te passen aan de specifieke behoeften en uitdagingen van een organisatie.
Voordelen van Obeya
Voor organisaties die deze managementmethode toepassen biedt Obeya verschillende voordelen. Het helpt bijvoorbeeld om de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren, wat leidt tot een betere uitvoering van projecten en een hogere mate van betrokkenheid bij het team.
Bovendien biedt het een gestructureerde aanpak voor het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen, waardoor het managementteam in staat is om beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van de beschikbare data.
Een ander voordeel van Obeya is dat het de transparantie verbetert door belangrijke informatie en data op een visuele en gestructureerde manier te presenteren. Dit maakt het gemakkelijker voor het team om de voortgang van projecten te volgen en problemen snel op te lossen.
Ten slotte helpt het bij het creëren van een cultuur van continue verbetering, waarbij het team constant streeft naar het verbeteren van de prestaties en het bereiken van nieuwe doelen.
De 11 Obeya principes
De Obeya Association heeft 11 Obeya principes opgesteld. Deze principes dienen als leidraad voor alles wat met Obeya te maken heeft en zijn onderverdeeld in vier kwadranten.
Kwadrant 1: Mindset
1. Mensen komen samen in de Obeya om met respect te zien, leren en handelen vanuit vitale informatie.
2. Mensen zijn toegewijd om actief bezig te zijn met continu verbeteren en obstakels die tevoorschijn komen weg te nemen.
Kwadrant 2: Alignment
3. In de Obeya communiceren we met een duidelijk doel voor ogen.
4. De richting is herkenbaar verbonden met de strategie van de organisatie door zinvolle doelen.
5. De Obeya verbindt strategie met executie met een zichtbare focus op klantwaarde.
6. De Obeya meetings hebben een ritmiek die afgestemd is op de hartslag van de organisatie.
Kwadrant 3: Workspace
7. De Obeya visualisaties bieden en logische en praktische informatie- en communicatie stroom.
8. De Obeya weerspiegelt een goed begrip van de werkstroom van begin tot eind.
9. De Obeya is een aantrekkelijke en beschikbare ruimte, in de nabijheid van de werkvloer.
Kwadrant 4: Content
10. In de Obeya gebruiken we op analyse gedreven bewijs om beslissingen te nemen.
11. Data-eigenaren zorgen ervoor dat informatie gemakkelijk te consumeren, direct beschikbaar, up-to-date en visueel aantrekkelijk is.
Obeya rollen
Om ervoor te zorgen dat een Obeya succesvol wordt geïmplementeerd en toegepast zijn er verschillende competenties, vaardigheden en taken benodigd. Deze zijn te verdelen in verschillende rollen.
Obeya Fundamentals hebben de essentiele basiskennis over het nut, de voordelen en de werking van Obeya.
Een Obeya Builder organiseert de ontwikkeling van de Obeya-ruimte, Obeya-inhoud en de positie van de Obeya in de context en infrastructuur van de organisatie.
Een Obeya Host helpt en ontwikkelt Obeya-vergaderingsinteracties als een facilitator en helpt lessen om te zetten in duurzame beslissingen.
Een Obeya Coach leidt Builders en Hosts op en coacht hen. Deze persoon coacht en begeleidt de implementatie van Obeya naar culturele en gedragsverandering en bewustwording.
Een Obeya Sensei, tot slot, leidt de ontwikkelingen en beschikt over uitzonderlijke kennis en expertise op het gebied van Obeya. Daarmee is de Sensei een autoriteit, zowel intern als extern.
Niet alle rollen hoeven door een verschillende personen ingevuld te worden. In de praktijk kunnen meerdere rollen door één persoon worden uitgevoerd. De keuze voor het delen van verantwoordelijkheden in een Obeya moet zowel passen bij je organisatie als bij het volwassenheidsniveau op het gebied van Obeya. Er is hierin geen regel of richtlijn; het moet werken.
Hoe bouw je een Obeya ruimte?
Voordat je aan de slag gaat met het inrichten van de Obeya ruimte, is het belangrijk om te weten dat er meer nodig is dan wat data en KPI’s om te presenteren. Om de methode echt succesvol toe te passen zul je eerst een aantal voorbereidende stappen moeten doorlopen, zoals het definiëren van een duidelijk doel en het bepalen van de juiste methode.
In een Obeya ruimte wordt vaak gebruik gemaakt van vier muren waarop data wordt gevisualiseerd. Welke data en informatie je precies laat zien is afhankelijk van je de doelen van jouw team of organisatie het doel van je Obeya.
Er is niet één standaard indeling. Een veel gebruikte aanpak is om de PDCA-benadering. Dat betekent dat de visuele informatie op de muren wordt ingedeeld in de vier categorieën van de Deming cirkel; Plan, Do, Check en Act.
Andere methoden die gebruikt worden zijn de Six Panel Approach en het Leading with Obeya Reference model.
Digitale Obeya
In een wereld waarin online samenwerken steeds gebruikelijker wordt is het niet verrassend dat voor sommige organisaties een fysieke Obeya-ruimte geen optie is. Daarom zijn er ook mogelijkheden om een digitale Obeya in te richten. Inmiddels zijn hier verschillende tools voor ontwikkeld, zoals iObeya.
Hoewel een digitale variant een aantal praktische voordelen heeft voor organisaties waarbij fysiek samenkomen lastig kan zijn, is het raadzaam om ook rekening te houden met de nadelen. Digitaal heb je namelijk minder overzicht over het grote geheel en maakt de menselijke interactie uitdagender ten opzichte van een fysieke Obeya ruimte.
Relatie tussen Obeya, Lean en Agile
Obeya, Lean en Agile zijn historisch met elkaar verbonden omdat ze grotendeels dezelfde waarden en principes delen.
Net als Lean, streeft Obeya naar het creëren van een cultuur van continue verbetering en het verminderen van verspilling in de organisatie.
Agile-methoden zoals Scrum en Kanban leggen de nadruk op het werken in kleine stappen en het samenwerken van verschillende teams. Dit past goed bij Obeya, waarin er gebruik wordt gemaakt van multifunctionele teams en gezamenlijke besluitvorming.
Het combineren van Obeya met Lean en Agile kan dus een krachtige combinatie zijn voor organisaties die op zoek zijn naar manieren om hun prestaties te verbeteren.
Conclusie
Samenvattend is Obeya een effectieve methode om de communicatie, samenwerking en besluitvorming te verbeteren en de algehele prestaties van een organisatie te verhogen. Maar het is belangrijk om te realiseren dat een succesvolle implementatie van Obeya meer vereist dan alleen het inrichten van een fysieke ruimte met gevisualiseerde data. Het vraagt om een mindset van continu verbeteren en betrokkenheid van alle belanghebbenden. Bij het implementeren van Obeya is het daarom essentieel om een duidelijk plan te hebben, regelmatig te evalueren en te blijven investeren in de ontwikkeling van de vaardigheden van medewerkers, die passen bij de verschillende Obeya rollen.
De eerste stap?
Wil je weten of het inrichten van een Obeya voor jouw team of organisatie zinvol is? Kom er achter met behulp van onze Obeya Quickscan.
