Weet jij waar de ‘verspillingen’ in een bedrijfsproces zitten? Dit kan je inzichtelijk maken met Value Stream Mapping (VSM). Een andere naam is: Waardestroomanalyse. Met VSM maak je iedere stap in het proces inzichtelijk en leer je waar de ‘verspillingen’ zitten.
Het hebben van verspillingen kan iets zijn wat gaandeweg is ontstaan. Verspillingen zijn nooit de schuld van één of enkele medewerker(s). Verspillingen zijn iets wat in het gezamenlijke proces ontstaat.
Wat is Value Stream Mapping?
Value Stream Mapping is het visualiseren van alle activiteiten die nodig zijn om de klantbehoefte te vervullen, vanaf de vraag van de klant tot levering. Je brengt dus het proces visueel in kaart.
De oorsprong van Value Stream Mapping
Value Stream Mapping bestaat al langer dan vandaag. In het boek ‘Installing Efficiency Methods’, geschreven door Charles Edward Knopelle uit 1918, waren al diagrammen terug te vinden die het VSM-proces illustreren.
De VSM methode is, net zoals de meeste Lean tools, pas bekend geworden door de Toyota Motor Corporation, in de jaren 50. In de jaren 90 werd onder andere Value Stream Mapping toegepast in fabrieks- en bedrijfsprocessen.
Het doel van Value Stream Mapping
Het doel van Value Stream Mapping is om de verspillingen in een proces te identificeren. Daardoor kunnen medewerkers op de werkvloer meer inzicht krijgen in de verspillingen die zich in een proces voordoen, zodat ze die kunnen oplossen. Wil je weten welke verspillingen er zijn? Lees dan meer over de 8 verspillingen van Lean.
Klanten zijn minder geïnteresseerd in het bedrijfsproces, maar meer in de toegevoegde waarde van het product of de dienst. Met VSM wordt de focus op de klantbehoefte gewaarborgd.
De voordelen van Value Stream Mapping
Door een VSM te maken behaal je veel voordelen voor jouw organisatie, zoals het:
- Identificeren van verspillingen;
- Onthullen van knelpunten in een proces;
- Efficiënter maken van processen;
- Verbeteren van de samenwerking;
- Verbeteren van het eindproduct.
Met VSM breng je de huidige staat van een proces in kaart, maar het helpt ook bij het visualiseren van een ideaal proces. Zo kan er een duidelijk doel ontstaan om ergens naartoe te werken.
De verschillende activiteiten in Value Stream Mapping
In een VSM worden waardetoevoegende activiteiten, niet-waardetoevoegende activiteiten en noodzakelijke niet-waardetoevoegende activiteiten geïdentificeerd.
Waardetoevoegende activiteiten zijn alle stappen die nodig zijn om aan de klantbehoefte te voldoen. Je vindt ze daar waar het product of de dienst transformeert tot het gevraagde eindresultaat of daar waar de klant voor wil betalen.
Niet-waardetoevoegende activiteiten, ook wel verspillingen genoemd, zijn stappen die niet bijdragen aan de klantbehoefte; denk aan wachttijd, correcties, beweging, overbewerking, overproductie, transport en talent. (Een handig ezelsbruggetje om de verspillingen te onthouden is ook wel de WCBOOTTV).
Noodzakelijke niet-waardetoevoegende activiteiten zijn de verplichte, wettelijke aspecten van een proces, denk dan aan een kwaliteitscontrole en registraties.
Naast het identificeren van de verschillende soorten activiteiten kijk je naar de efficiëntie en de kwaliteit van het proces. Dit doe je door per processtap in kaart te brengen hoelang die duurt, of het in één keer goed gaat en of er wachttijden zijn tussen de stappen. Hiervoor kun je het beste gebruik maken van onderstaande proceskaarten. Daar komen we straks nog even op terug.
Waar gebruik je Value Stream Mapping voor?
VSM gebruik je om je proces en verbeterkansen in kaart te brengen. Het is dus een instrument voor continu verbeteren.
Hoewel een VSM vaak gebruikt wordt om het huidige proces te verbeteren, kun je deze tool ook inzetten om de richting naar de toekomst te bepalen. Je maakt een VSM drie keer volgens het onderstaande proces:
1. De huidige situatie: hoe is de situatie nu?
2. De ideale situatie: hoe zou het proces kunnen zijn over 3 tot 5 jaar?
3. De toekomstige situatie: hoe is het proces over 3-6 maanden (richting de ideale situatie)?
Door de VSM in drie stappen te maken, beng je het terug naar iets realistisch en met concrete punten.
Value Stream Mapping volgens de drie situaties
Wanneer doe je aan Value Stream Mapping?
Als de processen niet lekker lopen en het werk zich maar blijft opstapelen, dan is het tijd om het proces onder de loep te nemen. Dit kan resulteren in bijvoorbeeld:
- Klachten krijgt over de levering van de producten of diensten
- De wachttijd voor support uitzonderlijk hoog is geworden
- Je intuïtie je zegt dat er iets in het proces niet lekker loopt
Een Value Stream Mapping je in dit soort situaties toepassen. Je komt er dan achter welke punten om aandacht vragen.
Hoe werkt Value Stream Mapping?
Een VSM doe je met de betrokken collega’s in een sessie van ongeveer vier uur met een groot stuk papier op de muur geplakt.
De 8 stappen van VSM
Het stappenplan is als volgt:
Stap 1. Definieer de klantdata zo specifiek mogelijk, bijvoorbeeld 40 dossiers behandeld in 8 uur. Of van aanmelding naar bevestiging binnen 24 uur.
Stap 2. Bepaal de spelers in het proces; het gaat hierbij niet om functies maar om rollen. Wie doet wat in het proces? En betrek iedere speler bij het maken van de VSM. Het kan dus zijn dat er twee rollen zijn voor één functie. Bijvoorbeeld een administratief medewerker die ontvangt en sorteert en een ander die goedkeurt.
Stap 3. Beschrijf de globale processtappen. Gebruik hiervoor duidelijke proceskaartjes zoals onderstaande:
Stap 4. Beschrijf de Bewerkingstijden, Wachttijden, het 1e Keer Goed (EKG) percentage en bijbehorende Hersteltijden per processtap.
Stap 5. Bepaal de totale kwaliteit van de waardestroom door alle EKG-percentages te vermenigvuldigen. Dus per EKG% x EKG% x EKG % = Totale kwaliteit.
Stap 6. Bereken de procesefficiëntie: de verhouding tussen bewerkingstijd en doorlooptijd. Dus de BT/DLT. En de DLT is dan de doorlooptijd die bepaald wordt door de WT + IWT + BT + HT + HWT per stap. De formule is ingewikkelder als de EKG niet 100% is. Voor nu laten we dat even.
Stap 7. Bepaal welke stappen waarde toevoegen, welke stappen niet waarde toevoegend zijn en identificeer de verspillingen.
Stap 8. Wijs de belangrijkste verbeterpunten aan. Gebruik hiervoor de zogenoemde ‘Kaizen bursts’. Opvallende kaartjes die in één oogopslag laten zien waar er verbeterd kan worden.
Uiteindelijk kan je VSM er zo uit te komen zien met verticaal de rollen en horizontaal de stappen.
Zelf aan de slag met Value Stream Mapping (VSM)?
Na het lezen van dit artikel heb je een goed begrip gekregen van Value Stream Mapping en de voordelen. Heb jij het idee dat jouw processen onder de loep genomen moeten worden, zodat je de verspillingen kunt identificeren en vervolgens elimineren?
Ga dan binnen jouw organisatie aan de slag met een van de krachtigste Lean tools. Volg onze E-learning ‘Het geheim van de waardestroom’ voor slechts € 49,- om alle kennis in huis te halen om goed voorbereid aan de slag te gaan met VSM.
Of heb je een andere vraag en wil je sparren zodat we je gerichter kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op.
