De Lean-transformatie bij Manpower: ‘Het heeft ons in staat gesteld om gerichter naar onze doelen toe te gaan werken’

In september 2018 startte de afdeling Operational Processing & Support van Manpower een Lean-transformatie met als kern het gericht trainen en coachen van tien medewerkers tot Green Belt.

Helemaal onbekend met Lean was men niet, de aanwezige basis bood een mooi startpunt. Aan het eind van het eerste kwartaal van 2019 rondden de medewerkers hun Green Belt met succes af en was het tijd om de balans op te maken. Aan het woord Miranda van der Voorn, Director Operational Processing en Support. Hoe heeft zij dit traject ervaren en wat is er bereikt?

 

Wat was de basis die er lag op het gebied van Lean?

Binnen de afdeling hadden een aantal mensen enige kennis van Lean, de meesten van hen hadden met plezier een workshop afgerond. Daardoor waren ze bekend met de basistheorie en konden ze meepraten over enkele onderwerpen. Daarnaast was er één collega actief in de rol van procesmanager met een Black Belt achtergrond. Zij richtte zich met name op de proceskant.

Zelf had ik op regelmatige basis overleg met het centrale Lean-team binnen Manpower. Onze uitdaging was vooral om op basis actief aan de slag te gaan met Lean.

Wat heb je zien veranderen?

Lean heeft ons in staat gesteld om gerichter naar onze doelen toe te gaan werken. Daarnaast zijn we van nature heel erg oplossingsgericht, we sprongen van probleem direct naar de oplossing. Ik zie nu dat we veel meer op zoek gaan naar de oorzaak van het probleem voordat we naar de oplossing gaan.

Voor mijn MT en mijzelf zie ik dat we meer zijn gaan coachen en denken in kleine stappen. Ook dagen we mensen uit om te gaan doenken en zelf eigenaarschap te nemen. Heb je een verbeteridee? Probeer het. Die handelswijze sluit goed aan bij mijn eigen ideeën, het is mooi om te zien dat deze steeds breder gedragen wordt.

Wat heb je zien gebeuren bij je medewerkers?

Het enthousiasme was groot, door 10 mensen dit traject aan te bieden kwam voor hen een lang gekoesterde wens uit. Deze mensen hebben echt wat weten te veranderen en de teams in beweging gezet. Ze hebben geleerd om doelen te bereiken en zelf verbeteringen aan te brengen.

De initiatieven die door hen zijn opgestart zijn een belangrijk puzzelstukje om ons als afdeling beter te laten functioneren. We hebben grote stappen gezet in ketendenken en samenwerking. Dit alles helpt ons bij het realiseren van onze visie.

Wat zijn voor jou concrete successen?

Voordat we dit traject startten hadden we onze doelen en projecten om deze te realiseren en te meten al beschreven in een x-matrix. Deze hebben we in verschillende stappen bewerkt tot een versie die volledig aansluit bij onze visie. Door gerichte communicatie en een verbetering in de opzet van hoe we onze projecten invullen en de voortgang bespreken zijn mensen meer bekend met onze doelen. Dat heeft de betrokkenheid enorm doen toenemen. Het heeft zich als een olievlek verspreid, mede door het delen van informatie in een maand kick-off en informatieborden in de verschillende pantry’s.

Een andere mooie ontwikkeling is die van de dagstarts. Elke team heeft zijn eigen dagstart, deze komen weer samen in de MT dagstart. Ik zie de teams meer regie en eigenaarschap nemen daarin. Als MT hebben we een digitaal dagstartbord, dat werkt goed voor ons omdat we niet altijd op kantoor zijn. Als ik wil weten hoe het bij teams gaat geeft hun dagstartbord me een goed overzicht.

In de workshop over Lean Leiderschap die we met ons MT hebben gevolgd, leerden we over het belang van werkvloeren. Ik vul dit in door vaker en gerichter met mensen in gesprek te gaan. Ook ga ik meer in gesprek met onze interne klant, dat levert veel informatie op en bevordert het ketenbewustzijn.

Welke obstakels heb je ervaren?

Verandering gaat gepaard met weerstand. Er zijn mensen afgehaakt in dit traject, dat vind ik jammer. Het is soms zoeken om iets in beweging te zetten. Dat zorgt er voor dat we, zeker in het begin, veel tijd nodig hadden om tot verbetering te komen. Bijvoorbeeld de manier waarop we met projecten omgaan en het bespreken van voortgang kostte ons veel tijd en energie. Al zie ik wel dat die investering van enkele maanden nu ook een positief effect heeft op andere meetings.

We hebben nog een stap te zetten op het gebied van eigenaarschap, onze medewerkers mogen daarin nog veel meer ruimte pakken. Niet overal hoeft goedkeuring en instemming van het MT voor gevraagd te worden.

En nu, wat zijn je ideeën over vervolgstappen?

We moeten ons focussen op klantgerichtheid en nog meer vanuit de keten gaan denken. Mensen worden uitgedaagd om meer te gaan doen met alles waarover ze zich verbazen.

Het is een cliché, maar we kunnen elke dag een beetje beter. Initiatieven als het periodieke Green Belt overleg waarin we de voortgang van verbeterinitiatieven bespreken mogen zich verder ontwikkelen.

Om het succes vast te houden moeten we scherp blijven op de afspraken die we hebben gemaakt en allemaal onze verantwoordelijkheid pakken. We kunnen nog meer onze successen delen en zelf de verantwoordelijkheid pakken om verder te verbeteren. Ik geef daar graag alle ruimte voor.

Vanuit de organisatie krijgen we steeds meer complimenten. Onze werkwijze wordt gebruikt als voorbeeld, onze visie en doelen staan als een huis. Ik vertel graag het verhaal vanuit het perspectief “challenge de norm”. Niet direct gaan voor een IT-oplossing, maar kijken waar het proces stokt.

Als je terugkijkt, wat is Lean voor jou geworden?

Lean is een denk- en handelswijze die heel natuurlijk voelt en werkt. Ik zie het als een structuur die ons helpt om efficiënter te worden en gericht naar doelen toe te werken.

Resultaat behalen door elke dag een beetje beter te doen.

Coach 12Mprove Sebastiaan van der Meer: “Ik heb veel zien veranderen”

“In begin 2018 startte ik als Black Belt / Projectleider bij Manpower. In de 13 maanden waarin ik aan de teams verbonden was, heb ik veel zien veranderen. Door een sterke focus is het gelukt om de organisatie in control te krijgen. Op momenten was het voor iedereen hard werken om stappen vooruit te blijven zetten, maar de aanhouder wint. De energie die in de laatste periode vrijkwam in het Green Belt traject was groot en een is belangrijke driver om continu te blijven verbeteren. De mensen van OP&S mogen met recht trots zijn op wat ze al hebben bereikt, zeker in het licht van een turbulente tijd.”

Wil jij hulp bij jouw eerste stappen op het gebied van Lean?